يمكن أن يؤثر كل اختيار يتم إجراؤه عند إدارة نشاط تجاري على النتيجة النهائية ، ولكن في بعض الأحيان يكون التغيير قسريًا على الشركات ، وتصبح القرارات حول محاولة تحقيق أفضل حالة سيئة. في هذه الحالات ، يقوم صاحب العمل العملي بإجراء أبحاث لمعرفة النتائج التي يمكن أن تتطور وكيف يمكن أن تغير ردود الفعل المختلفة النتيجة. للقيام بذلك ، يستخدمون تحليل التأثير.
ما هو تحليل الأثر؟
تحليل التأثير هو "نظرة قبل المثل" ، "ماذا لو" الذي يوقف حركة التهور التي يمكن أن تأتي من ردود فعل غير محسوبة للتغيير.
إذا تعطلت بعض جوانب عملك ، فما هي العواقب؟ كيف سيؤثر ذلك على فريقك وميزانيتك وأرباحك وخسائرك ومستقبلك؟ تحليل التأثير هو طريقة رسمية لجمع البيانات والافتراض لدعم الإيجابيات والسلبيات في أي تغيير أو تعطيل لأعمالك. سوف يساعدك تحليل التأثير الجيد على تحديد استراتيجيات الاسترداد وطرق الوقاية أو وسائل التخفيف من التأثيرات على الأعمال.
يمكن أن تأتي الاضطرابات بأشكال عديدة - من الفيضانات بعد الإعصار إلى شيء أكثر بساطة ، مثل متجر إغلاق المورد الموثوق به. سواء كان الاختلال كبيرًا أو صغيرًا ، فكلها لها تأثير. ولكن تقليديًا ، تم اعتبار تحليل التأثير "إدارة استمرارية العمل" ، وهي خطوة لا بد من القيام بها في مجال استعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ، حيث تظهر تأثيرات أكثر أهمية.
لماذا تحتاج إلى القيام بتقييم تأثير الأعمال
عادة ما يتم الانتهاء من تحليل التأثير عندما يكون هناك تأثير سلبي أو مشقة يجب مواجهتها ، ويتم العثور على القرارات ، غالبًا في حالة الكوارث أو غيرها من التأثيرات المفاجئة وغير المتوقعة. وكثيرا ما يمكن تحقيق الاسترداد من مثل هذه المشاكل بعدة طرق ، ولكن إذا لم يكن النطاق الكامل للعواقب معروفًا ، فقد لا يكون هناك أساس جيد يمكن اتخاذ القرارات بشأنه. يهدف التحليل إلى تغيير الصعاب من خلال توفير فهم أفضل بشكل عام قبل اتخاذ إجراء.
في كثير من الأحيان ، يتم فرض تغيير غير متوقع على الأعمال التجارية ، مما يعني أنه لم يكن هناك استعداد لذلك. ربما تتغير القوانين المدنية فيما يتعلق بساعات العمل أو تقسيم المناطق المرورية. ربما يكون تغيير الموقع مطلوبًا بعد حدوث زيادة مفاجئة أو غير متوقعة في عقد الإيجار أو حدوث كارثة كبيرة في السباكة. ربما تعطلت سلسلة التوريد.
في جميع هذه الحالات ، يمكن أن يساعد تحليل التأثيرات الإدارة على فهم التكاليف الفعلية للوضع الذي تعيش فيه وكيفية المضي قدمًا.
من الرائع أن يساعد تحليل التأثيرات في هذه المواقف ، ولكنها أداة مفيدة يجب عدم هبوطها إلى استخدامها إلا في حالات الطوارئ. كلما كان أي تغيير كبير يقف أمام النشاط التجاري ، يمكن أن يساعد تحليل التأثير على الإيضاح قبل اتخاذ القرارات المؤثرة.
في نهاية المطاف ، لماذا تحتاج تقييمات تأثير الأعمال إلى حقيقة أن التأثيرات نادراً ما تشعر بها فقط على الحد الأدنى. فهي تؤثر على العلامة التجارية والثقة والولاء والسمعة والجوانب الأخرى التي ليست سوداء وبيضاء ، والتي قد تكون لها عواقب طويلة.
ما الذي نبحث عنه في تحليل التأثير
سيكون تقييم التأثير أسهل إذا كان الأمر يتعلق بالمال فقط ، ولكن هناك الكثير من أنشطة التغيير والتعافي من الكوارث مع شركتك.
في حين يجب أن يكون تحليل تأثير الأعمال شاملاً إلى حد ما ، فمن المهم عدم الإفراط في التنقل وإنشاء عدد كبير من فئات التقييم. فالكثير من البيانات التي يتم نشرها بشكل ضئيل جدًا قد تؤدي إلى تعكير المياه.
بدلاً من ذلك ، خذ نظرة عامة تقسم التأثيرات بين التأثيرات "الكمية" و "النوعية". الكمية هي أي شيء يؤثر على الربح والخسارة من منظور المال / المال. ومن شأن ذلك أن يشمل فقدان الإيرادات ، والزيادات في مصروفات التشغيل وأي غرامات أو غرامات أو جزاءات عانت نتيجة للتأثير. يعتمد التقييم النوعي على الجزء المتبقي منه - كيف يؤثر على العميل ، وكيف يغيّر شعور العلامة التجارية ، وأي ضرر أو ائتمان لسمعة الشركة وحتى إذا كان يمكن دفع الفواتير على الفور للحفاظ على وضع جيد مع الموردين.
ستكون هناك فئات واضحة يجب أن تتضمن أي تقييم للأثر ، مثل زيادات نفقات التشغيل ، وخسائر الإيرادات ، وأضرار العلامة التجارية أو السمعة. لكن المناطق الأخرى التي تم دراستها يجب أن تعكس المهمة الأساسية للشركة.
على سبيل المثال ، افترض أنه مكتب الطبيب الذي عانى من الفيضانات. ربما يمكن أن يظل المكتب مفتوحًا على الرغم من الضرر ، ولكن إذا كان سيسبب تلوثًا جسيميًا في الهواء أو يضر بالحرارة أو الراحة في منطقة الانتظار ، فمن المهم مراعاة السلامة والأمان للمرضى. هذا هو التأثير أيضا. لكن الإغلاق لفترة طويلة وتأخير الخدمات قد يشكل خطراً على بعض العملاء - لكن هذا العامل سوف يتغير في تأثيره خلال أشهر الصيف مثلاً عندما يكون العديد من المرضى في إجازة مقابل شهر نوفمبر عندما يعود الجميع إلى العمل والمدرسة في موسم الأنفلونزا. يحتدم.
تتباين معلمات تحليل التأثير بشكل كبير اعتمادًا على نوع النشاط التجاري المعني ، لذا من المهم أن تفهم ما العوامل الخارجية التي يمكن أن تؤثر وتؤثر في كيفية ازدهار أو فشل نشاطك التجاري المحدد. مع العلم بذلك ، اختر ثلاث أو أربع فئات لكل تقييم تأثير كمي ونوعي وقم بتدوين الملاحظات التفصيلية وفقًا لذلك. عند القيام بذلك ، تأكد من استخدام البيانات الحالية أو الحديثة والتعاون مع المديرين الآخرين أو الموظفين الآخرين لملاحظاتهم أو رؤيتهم ، نظرًا لأن مدخلاتهم قد تكون ذات قيمة لاستراتيجياتك.
ثلاثة فئات التأثير الرئيسية
إذا كنت تعاني من تأثير في نشاطك التجاري ، فمن المحتمل أن يكون ذلك من إحدى الفئات الثلاث:
- أحدهما هو الخسارة التي تؤثر على مبنى أو مخزن ، والتي قد تكون ناجمة عن الحريق والكوارث والأضرار الناجمة عن المياه وغيرها من المواقف التي تسبب الضرر الكافي لتعطل الأعمال.
- اثنان منها هو اختلالات في البيانات والتكنولوجيا حيث فقدت أنظمة الكمبيوتر ، أو كان لديك أعطال كبيرة في التكنولوجيا أو الآلات التي تساعدك على القيام بأعمالك اليومية.
- ثلاثة هي خسارة الموظفين والموارد الأخرى التي قد تنتج عن مرض واسع الانتشار أو تأثير إضراب عبور مستمر.
القيام بتقييمات التأثير غير الناشئ
في بعض الأحيان ، يعد إجراء تحليل التأثيرات بعد الكوارث بمثابة تعلم السباحة بعد سقوط قارب - إنه ليس مثاليًا.
إن إجراء تقييمات الأثر قبل وقوع الكوارث أمر يشبه القيادة الآمنة ، حيث يجب أن تكون دائمًا على دراية بما يفعله السائق الذي تنتظره سيارتين ، وليس فقط أمامك. إنها تعدك ، بحيث تكون مستعدًا للتصرف إذا حدثت أشياء.
يتيح لك فهم أشياء مثل التكلفة وتأثيرات الاضطرابات المحتملة ، مثل الفيضانات وانقلاب سلسلة التوريد ، إنشاء خطط طوارئ حتى تتمكن من التحليق بدلاً من معرفة مكان وجودك. بالنسبة للشركات الكبيرة ، يمكن لتحليل التأثير الوقائي أن ينقذ اليوم إذا سارت الأمور جانباً على الطريق. يمكن التخطيط مسبقاً لحالات مثل الفيضانات والعواصف الثلجية ومشاكل الموردين ، ويمكن لتحليل التأثير أن يساعد.
في كثير من الأحيان ، تحدث الآثار مع بعض التحذير. ربما سمح أحد المورّدين بالانزلاق إلى عدم قدرتهم على تزويدك بعلامة تجارية معيّنة من المنتجات أو نوع من الخدمات التي تعتمد عليها. من خلال إجراء تقييم تأثير الأعمال ، قد تتمكن من التأكد من الإجراءات المثالية إذا كان هذا التغيير قد تم. ربما تدرك أنه لا يمكنك قبول التغيير المذكور ، لذلك يمكنك أن تقدم مصدرًا جديدًا وربما تتفاوض معه. ربما تكتشف أن مورِّدك الموثوق به هو إيجاد بديل ، لذا يمكنك التقييم لمعرفة ما إذا كان هذا سيعمل لك ولعملائك.
التنقل في تقييم التأثيرات الطارئة
الآثار هي تهديدات لشركتك ولديك خطط الاستعداد للتهديد كجزء من كونك مالكًا تجاريًا ذكيًا. ولكن ماذا لو كان ما يطلق عليه "حدث البجعة السوداء" - وهو أمر لا يمكنك توقعه ، وهو أمر لا يمكن التنبؤ به تمامًا وغير متوقع؟ كيف يمكنك التقاط الأجزاء وفهم ما هو على المحك؟
بعيداً عن أحداث البجعة السوداء ، فإن الخيارات الأخرى هي أنك تواجه أزمة معروفة ومعدّة ، أو شيء معروف ولكنه غير مستعد.
مهما كان الحال ، ستحتاج إلى التحرك. ستحتاج إلى الأشخاص ذوي التفكير الثابت على رأسك حتى تتمكن من معرفة ما يجب فعله بعد ذلك.
وتعني كل هذه المواقف أن الوقت مهم للغاية ، وهناك حاجة إلى اتخاذ إجراءات لاحتواء خسارة الدخل ومنع حدوث اضطرابات في العمل لمدة أطول من الحاجة. من خلال وجود أنظمة في مكانها لإجراء نسخ احتياطي للبيانات خارج الموقع للحفاظ على إمكانية الوصول إلى أشياء مثل الموردين والموظفين وجهات الاتصال الأخرى التي ستحتاجها أثناء عملية استرداد التأثير ، قد تتمكن من العمل بشكل أسرع وأسرع.
في الحالات الرهيبة ، تعرف أن بعض الخبراء يقومون بذلك من أجل لقمة العيش. يمكن أن يساعدك الاتصال بشركة لإدارة الأزمات على تجاوز الصدمة الأولية وصياغة خطة عمل أسرع للقيام بالفرز. قد يكون ذلك مكلفًا ، ولكنك ستحتاج إلى موازنة ذلك مع التكاليف الإضافية التي قد تتعرض لها إذا ما تركت تحاول معرفة المكان الذي تبدأ منه بنفسك.
تحليل الأثر: دراسة حالة
في ما يلي مثال لحالة غير ناشئة تستفيد من إجراء تحليل التأثير قبل التفاعل مع الأخبار السيئة.
تخيل أنك تدير مقهى في زاوية مزدحمة. تأتي الأخبار بأن سلطات العبور الإقليمية قد وافقت على خط حافلات جديد للتشغيل بالتوازي مع واجهة المحل الخاصة بك. قد تنص خطة البناء فوق الأرض على أن العمل مستمر بدرجات متفاوتة لمدة عامين. ويعني ذلك أنه سيكون هناك حاجز معدني على جانبي الشارع لفترة طويلة من الوقت ، مما يعوق حركة المرور عبر الشارع لأكثر من ميل. هنا وهناك ، سيكون المشاة قادرين على العبور ، ولكن ليس السيارات. لكن حتى المشاة سيصارعون. ومن المتوقع أن تعاني المنطقة بأكملها من خسارة الأعمال ، ويفكر العديد من زملائك في العمل في الانتقال إلى مكان آخر.
إذن فالمعضلة هي ، هل تبقين ، أم تذهب؟ إذا بقيت في غضون عامين ، فستكون أمامك واجهة محل تجاري من المحتمل أن يكون بها نشاط تجاري أكثر من ذي قبل ، حيث سيكون مركزًا للنقل العام. وستكون المحطة هناك مباشرة ، وستنتهي سوبرماركت جديدة في الوجهة عبر الشارع. لكن في هذه الأثناء ، سوف تواجه خسارة كبيرة في الأعمال التجارية. لا مزيد من الأشخاص الذين يتوقفون عن العمل لتناول القهوة وقلة قليلة من الناس من وراء الحاجز. إلى أي مدى سوف تعاني عملك؟
من ناحية أخرى ، سيكون الانتقال مكلفًا. ستحتاج إلى القيام بتحليل الموقع والحصول على تصاريح وحتى بطاقات العمل الجديدة والخطابات. سوف تفقد العملاء على المدى الطويل الذين يعتمدون عليك من الراحة أو العادة. ستحتاج إلى التسويق في حي جديد. سيكون هناك تكاليف البناء. من ناحية أخرى ، فإن البقاء في مكان تواجدك يعني الإبقاء على السكان المحليين المتعصبين - وهم رعاةك الأساسيين - ويحظون برعاية محتملة من أولئك الذين يعملون على خط الحافلات. عندما يتصاعد العمل ويتباطأ النشاط التجاري في الصيف ، يمكنك تجديد المتجر ، حيث سيكون النشاط التجاري في حالة خسارة على أية حال ، وفي غضون عامين ، سيكون لديك نظرة جديدة في الوقت المناسب لرواد جدد.
هنا ، يمنحك تحليل التأثير فكرة ثابتة عما تخسره مقابل ما تحققه من كلتا السيناريوهين. ربما تقرر أن المكاسب الناتجة عن التحرك لا تفوق تكاليف القيام بذلك والبقاء أكثر منطقية. الآن يمكنك تشكيل استراتيجية. التفاوض مع المالك للحصول على خصم الإيجار لعدم تركه أثناء البناء ، بالإضافة إلى الأسمنت صفقة جيدة على إيجار طويل الأجل لخط الحياة ما بعد الحافلة. ربما تقلل ساعات العمل وتخفض عدد الموظفين وتعديل الميزانية. مع وجود متجر أقل نشاطًا ، سيكون هذا هو الوقت المثالي للقيام بمزيد من التوعية المجتمعية أو بدء ليلة الميكروفون المفتوحة التي لطالما فكرت بها ، مما يسمح لك بزراعة البذور لأعمال أكثر تنوعًا عندما ينتهي البناء.
تحليل الأثر هو الإدارة الذكية
في حين أن تحليل التأثيرات قد يولد في البداية من التعافي من الكوارث ، فإن الحقيقة هي أنه يمكن استخدامه أيضًا لمنع القرارات الكارثية. هل ستؤدي التغييرات التي تقوم بها إلى تحقيق الحد الأدنى من المكاسب فقط بينما تقوم بتكلفة استخدام الأموال؟ هل ستعاني علامتك التجارية وسمعتك من مواجهة أي مدخرات مالية قد تكون التغييرات قد حدثت؟
من خلال انتهاز الفرصة للنظر بعناية أكبر في العواقب والمكافآت الناتجة عن إجراء تغييرات في عملك ، أو استخدام التحليل للتخفيف من التأثيرات غير المرغوب فيها ، قد تكتشف فوائد غير متوقعة - أو تجنب تفاقم موقف مؤسف بالفعل. وفي كلتا الحالتين ، فإن تحليل التأثير هو مجرد سلاح ذكي آخر في ترسانة أي مالك أو مدير أعمال جاهز الإعداد.
