ويتراوح هيكل مؤسسة المشتريات من شخص واحد يتحمل مسؤولية الشراء إلى إدارة مركزية كبيرة أو منظمة لامركزية مع متخصصين في المشتريات يعملون في مواقع منفصلة أو وحدات أعمال. إن الحصول على البنية الصحيحة أمر ضروري ، لأن المشتريات عادة ما تمثل نصف نفقات المؤسسة ، وفقا لمرجع الأعمال. كما أنه يلعب دورًا مهمًا في إستراتيجية الشركة التنافسية.
مسؤولية الشراء الفردية
في شركة ناشئة أو صغيرة ، قد يتولى شخص واحد مثل المدير المالي مسؤولية المشتريات. بدلاً من ذلك ، يجوز للأعضاء الفرديين في فريق الإدارة ، مثل مدير الإنتاج أو مدير المكتب أو مدير التسويق ، شراء منتجات أو خدمات لتلبية متطلبات الأقسام الخاصة بهم. في هذا السيناريو ، لن يكون لدى الشركة إجراءات شراء متسقة وستفتقر إلى أي قوة شرائية للتفاوض على صفقات أفضل من مجموعة مجزأة من الموردين.
قسم المشتريات
مع نموها ، قد تقوم الشركة بتعيين مدير المشتريات مع المؤهلات المهنية. ويجوز للشركة أيضا توظيف واحد أو أكثر من مساعدي الشراء إذا ما نما حجم المشتريات. يتحمل المدير أو الفريق مسؤولية شراء اللوازم لجميع الأقسام ومناقشة متطلباتهم وتحديد الموردين وأوامر المعالجة. من خلال تنسيق المشتريات ، يمكن للشركة تقديم طلبات أكبر مع الموردين المفضلين. قد تكون قادرة على التفاوض على معدلات أقل وفرض معايير الجودة متسقة على الموردين.
هيكل شراء مركزي
لدى الشركات التي لديها عدد من المواقع أو الأقسام التشغيلية أو وحدات الأعمال خيار تشغيل الهياكل المركزية أو اللامركزية. في النموذج المركزي ، يتحمل قسم المشتريات الواحد مسؤولية الشراء نيابةً عن الشركة. يفرض القسم ، الذي قد يتكون من مدير المشتريات والمديرين والمساعدين ، سياسات وإجراءات قياسية في جميع أنحاء المنظمة بهدف تخفيض التكاليف وزيادة كفاءة الشراء وتحقيق الجودة المتسقة. لتحسين الخدمة إلى مواقع مختلفة ، يجوز للقسم تعيين أخصائيين مسؤولين عن شراء فئات محددة من العرض.
هيكل المشتريات اللامركزية
في النموذج اللامركزي ، تقوم الشركة بتفويض السلطة الشرائية للمواقع والأقسام. يقوم مديرو المشتريات والمساعدين بشراء اللوازم للاحتياجات المحلية ، على الرغم من أنهم قد يتلقون الدعم من وحدة مركزية صغيرة. وفي حين يمنح الهيكل اللامركزي الاستقلالية ويقلل من الاختناقات ، فقد يؤدي ذلك إلى عدم الكفاءة في الشراء ، وعدم الاتساق في المعايير وزيادة تكاليف المشتريات العامة.
نموذج المصادر الاستراتيجية
لقد انتقلت الشركات التي تحتاج إلى إمدادات أساسية مثل المكونات الهندسية الهامة أو ترغب في تنسيق الجودة عبر مجموعة من الموردين من ممارسات الشراء التقليدية إلى العلاقات طويلة الأجل مع شركاء التوريد الاستراتيجيين. ويركز أعضاء فريق المشتريات المسؤولون عن تحديد المصادر الاستراتيجية على الإمدادات الحيوية ، تاركين شراء اللوازم السلعية لأعضاء الفريق الآخرين. يضع فريق المصادر الاستراتيجية عقود توريد طويلة الأجل ويتعاون مع شركاء التوريد لتخفيض التكاليف ، ومواءمة مستويات الجودة والإنتاج ، والقيام بمشاريع مشتركة لتطوير المنتجات.
