كيف تكتب تقرير النفقات

يمكن للموظفين الذين يدفعون مقابل نفقات العمل المعتمدة من أموالهم الخاصة أن يتوقعوا عمومًا تسديد من أصحاب العمل. لتسهيل هذا السداد وضمان حجز التكاليف بدقة في دفتر الأستاذ للشركة ، يتوقع من الموظفين تقديم تقرير مفصل عن جميع هذه المصروفات الشخصية.

العناصر التي ستحتاجها

• الحاسوب

• طابعة كمبيوتر

• (اختياري) قالب تقرير نفقات الشركة

إذا كانت شركتك تقدم نموذج تقرير المصاريف ، قم بالوصول إليه واتبع توجيهاته.

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فجمع إيصالاتك معًا وضعها في ترتيب زمني. أدرج أيضًا جميع المصاريف التي لا تمتلك إيصالات لها ، مثل الأميال الخاصة بالطرق الآلية والطوارئ مثل الصحف والمرطبات التي يتم شراؤها من آلات البيع بالفندق.

إذا كنت تقوم بإنشاء تقرير خاص بك بدون قالب مقدم من الشركة ، فاستخدم جدول بيانات للكمبيوتر. قم بإنشاء قالب وانسخه إلى ورقة عمل جديدة لكل تقرير جديد تقوم بإعداده. يجب أن تشير كل ورقة رأسك إلى اسمك واسم القسم ورمزك والفترة التي يغطيها التقرير. أسفل هذه المعلومات ، يجب أن يحتوي القالب الخاص بك على خمسة أعمدة على الأقل ، رأس التاريخ ، المدفوع لأمره ، الغرض منه أو الوصف ، والمبلغ. استنادًا إلى سياسة شركتك ، قد تحتاج إلى إضافة أعمدة إضافية لمثل هذه المعلومات مثل رموز المحاسبة ، وحاضري الاجتماع ، وما إلى ذلك.

أدرج مصاريفك على الورقة في ترتيب التاريخ باستخدام الإيصالات والقائمة كمصادر. قم بإعداد تقرير واحد لكل فترة - سواءً أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو شهريًا أو غير ذلك ، وعادةً ما يتم تحديده في سياسة شركتك. إذا كانت لديك إيصالات متعددة ليوم واحد ، فستساعدك على تجميعها حسب نوع النفقات ، مثل مصروفات الوجبات ومصاريف مواقف السيارات.

إذا تلقيت بدل معدل ثابت لأي غرض ، فأدخله على صفه الخاص في أسفل التقرير ، بعد النفقات المستحقة.

إذا تم تعويضك عن عدد الكيلومترات الذي تضعه على سيارتك الشخصية ، يجب عليك الاحتفاظ بسجل للسيارات ونقل الأميال إلى تقرير النفقات الخاص بك على أساس يومي أو أسبوعي ، وفقًا لسياسة الشركة. أدخل عدد الكيلومترات في صفه الخاص كعنصر نفقات منفصل. أدخل الكلمات "Personal Auto Mileage" في العمود "المدفوع لأمره" ، ومعدل الأميال والميل في عمود الوصف (أي "275 ميلًا @ 58 سنتًا / ميل") ، والمبلغ المطلوب سداده في عمود المبلغ. لاحظ أن كل صاحب عمل لديه معدل سداد الأميال الخاص به.

عندما يتم إدخال جميع المصروفات ، قم بجمعها كآخر بند في عمود المبلغ. إذا تلقيت سلفة نقدية لتغطية المصروفات ، اطرح هذا المبلغ من إجمالي نفقاتك. هذا هو المبلغ الذي سيتم تسديده لك.

لدى أرباب العمل المختلفين سياسات مختلفة حول كيفية تقديم الإيصالات. قد تتطلب منك إرسال الإيصالات الأصلية أو إرسال صور أو نسخ ضوئية. قد تحتاج إلى إحالة المراجع إليها حتى يكون من الأسهل على الشخص الذي يتعامل مع تعويضك مطابقة النفقات مع الإيصال. إذا كنت تقدم مطالبة بسداد الأميال ، فيجب أيضًا تقديم نسخة من سجل السيارات الخاص بك للفترة.

أرسل تقرير النفقات الخاص بك في النموذج ، مصحوبًا بإيصالات ، وفقًا لسياسة صاحب العمل. أرسل فقط ورقة العمل التي تحتوي على نفقات الأسبوع الحالي ، وليس ملف جدول البيانات بأكمله مع القالب الفارغ وعدة أسابيع من النفقات.

نصائح

• كلما أمكن ، دفع مصروفات قابلة للسداد باستخدام بطاقة ائتمان تستخدمها فقط لمثل هذه النفقات. من المفترض أن يساعدك ذلك في تتبع نفقات الأعمال القابلة للسداد والتوفيق بين الدفعات.

  تجنب اختلاط الأعمال والنفقات الشخصية على نفس الإيصال.

  تحقق من جميع التقارير وتطابق إيصالات النفقات مقابل المبالغ المطالب بها في التقرير. تحدث العديد من الأخطاء عندما يندفع الأشخاص خلال المهمة لنقل مبلغ غير صحيح من الإيصال إلى تقرير النفقات.

  تحقق دائما مع الموارد البشرية صاحب العمل الخاص بك ، والمرتبات ، أو قسم المحاسبة للحصول على إرشادات بشأن الحصول على تعويضات النفقات بدقة وفي الوقت المناسب.

تحذير

لا تكذب بشأن النفقات. هذا هو سرقة من الشركة ويمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية مثل إنهاء أو الملاحقة الجنائية.

تحقق مع صاحب العمل الخاص بك عن أي قيود على ما يمكنك الحصول على تعويضات ل. قد لا تكون كل وجبة قادرة على تحمل نفقاتك ، وقد لا تتمكن من حساب أشياء مثل الكحول أو التنظيف الجاف أو خدمة صف السيارات. يجب أن يكون لدى صاحب العمل إرشادات في ما هو غير قابل للسداد.

ادفع فقط لنفقات الأعمال المعتمدة الخاصة بك - لا تدفع مصاريف الآخرين إلا إذا كان لديك سلطة للقيام بذلك. أيضا تجنب دفع مصاريف موظف آخر يحصل على تعويضات النفقات.