لقد أحدثت أنظمة المعلومات المحاسبية (AIS) ثورة في طريقة إنجاز الأعمال من منظور عالمي. بمجرد إدخال المعلومات المالية في نظام AIS ، يمكن إنشاء التقارير والبيانات المالية على مستويات أعمال متعددة لضمان الربحية.
لكي يقدم برنامج AIS تقارير وبيانات مالية دقيقة ، يجب إدخال المعلومات المحاسبية في نظام AIS بشكل صحيح وفعال.
الحقائق
نظم المعلومات المحاسبية (AIS) هي فقط جيدة مثل المعلومات التي تم إدخالها في النظام. في حين أن برنامج AIS المحوسب قد قلص إلى حد كبير ساعات العمل المطلوبة لتسجيل وجداول المعلومات المحاسبية ، فلا بد من التدقيق في البرنامج وصيانته يوميا لتسجيل المعاملات المالية.
جميع المعاملات المالية لديها ثلاثة متطلبات رئيسية لضمان المحاسبة المناسبة للعمليات التجارية: في الوقت المناسب ، والدقة ، وصلاحية. إذا فشلت المعاملات المالية في الوفاء بهذه الإرشادات ، فإن المعلومات التي يتم إدخالها في برنامج AIS ستؤدي إلى بيانات مالية معدلة بشكل غير صحيح وفشل نظام AIS.
توقيت
يجب أن تكون جميع المعاملات المالية في الوقت المناسب ؛ الإيرادات والمصروفات ذات الصلة تحدث في نفس الفترة ، يتم تسجيل الفواتير في الشهر الذي يتم استلامه ، ويتم إجراء الإقفال الشهري قبل إغلاق فترة المحاسبة في AIS.
إن السماح بإدخال المعلومات المالية في نظام AIS في فترات محاسبية مختلفة أو أشهر تقويمية سيؤدي إلى تشويه التقارير المالية التي يصدرها نظام AIS. كما ستنشئ بيانات مالية لا تعكس بشكل صحيح الإيرادات والمصروفات التي حدثت خلال فترة المحاسبة.
صحة
بمجرد استلام المعاملات المالية في الوقت المناسب ، يجب فحصها للتأكد من دقتها. يجب مراجعة تقارير تكاليف العمل والمصروفات النقدية والإيصالات النقدية للتأكد من دقة المبالغ المدرجة في الأوراق. يمكن أن تؤدي مراجعة المعاملات المالية إلى مراجعة وظائف المحاسبة الأخرى في حالة حدوث أخطاء متناسقة.
إذا تم نشر معلومات غير دقيقة في AIS ، فسيكون من الضروري إجراء تسويات للحساب لإيجاد أخطاء في المعاملات المالية.
صلاحية
يعد قياس المعاملات المالية للتحقق من صحتها خطوة مهمة عند تسجيل المعلومات في AIS. يتم استيفاء شروط الصلاحية بمجرد تحديد المعاملة بدقة وموثوقية ووثيقة الصلة بعمليات الأعمال. عادةً ما تركز عمليات التدقيق من شركات المحاسبة الخارجية على صحة المعلومات المالية التي يتم إدخالها في نظام AIS ؛ يعد تسجيل المعلومات غير الصحيحة خطأ فادحًا وسيتم إدراجه كنقص محاسبي في تقارير التدقيق.
سير العمل المحاسبة
يجب أن تتبع المعلومات المالية الخطوات المناسبة من أجل تلبية متطلبات الدقة والدقة والصلاحية. يجب أن يكون لكل مكتب محاسبة سير عمل لضمان إمكانية إدخال جميع المعاملات المالية في نظام AIS والتقارير المالية قبل انتهاء الفترة المحاسبية. سوف تتم معالجة سير العمل بكفاءة أيضًا مع كل وثيقة مرة واحدة فقط خلال كل عملية ، مما يلغي العمل المتزايد عن طريق التعامل مع المعاملات المالية.
احتيال متعمد
على الرغم من أن المعاملات المالية قد تفي بمتطلبات المحاسبة في الوقت المناسب ، والدقة ، والصلاحية ، فإن بعض الشركات تنخرط في تزوير متعمد لتعزيز الصحة المالية لشركتهم. كان المقصود من برنامج AIS هو سجل محوسب يصعب التعامل معه ، ولكن لا يزال من الممكن القيام به. إن استخدام الحسابات الخاصة التي تخفي المعاملات ، وإنشاء كيانات منفصلة لإخفاء الديون ، واستخدام مراجعي الحسابات السابقين لتصميم شركة AIS كلها طرق لإنشاء معلومات احتيالية باستخدام AIS.
