عندما يتم طرح مشروع بناء للمزايدة ، فإن صاحبه يبحث عن مقاول مسؤول ومؤهل للقيام بالعمل بتكلفة معقولة. تضمن عملية المزايدة أن مقدمي العطاءات المحتملين يعملون من نفس المعلومات ، مما يؤدي إلى القدرة على المقارنة ليس فقط مع الأسعار ، بل مع دقة العرض.
تزداد فرص نجاح المشروع بشكل كبير عندما يقوم المالك بإعداد معلومات كاملة وواقعية لمقدمي العروض. تسمى هذه المعلومات حزمة عروض أسعار ، أو مستندات عروض الأسعار. وتشمل هذه الوثائق خطط المشروع والمواصفات وقوائم الكمية ومعلومات الجدول الزمني والبيانات المتعلقة بأي معدات أو منتجات محددة لاستخدامها. يتم تضمين المعلومات ذات الصلة على شروط الموقع أيضا. غالبًا ما تكون نسخة من العقد المزمع توقيعه جزءًا من الحزمة للسماح لشركات العطاءات بمراجعتها أيضًا. تصبح مستندات العطاء ، مجتمعة ، عادة جزءًا من عقد مقدم العطاء الفائز. تتحكم كميات العطاءات وأسعار الوحدات في مقدار المبلغ المستحق في مدفوعات التقدم خلال فترة المشروع.
المناقصات العامة ، أو تلك التي لها وكالة أو مالك حكومي ، تتبع قواعد مختلفة من العروض الخاصة. يجب أن يتم الإعلان عنها مسبقا ، وأنها تسمح لأي مقاولين مؤهلين لتقديم عطاءات إذا اختاروا ذلك. قد يختار المالكون الخاصون تقييد العملية للمقاولين الذين اختارهم كمزايدين.
عندما يتلقى مقدمو العروض حزم العرض ، يقومون بشحذ أقلامهم ، أو يطلقون برمجياتهم التقديرية ، ويحددون تكاليف وتوافر المواد ، والعمالة والمعدات التي ستكون مطلوبة ، وترتيب العمل ، ومتطلبات الجدولة. المشاكل تنشأ في بعض الأحيان لأنها تعتبر مشروع. مثال على ذلك هو اكتشاف أن أحد المكونات الهامة لديه مهلة زمنية طويلة للتسليم تتعارض مع جدول الإنشاءات المرجوة من المالك. تحدث مشكلة نموذجية أخرى عندما لا تتطابق الكميات الموردة من المالك مع الكميات التي قدرها مقدم العرض. تتم معالجة الأسئلة من خلال طلب الإيضاحات من المالك. سيجيب المالك المسؤول عن هذه الأسئلة ويشارك المعلومات الجديدة أو المحدثة مع جميع مقدمي العروض.
غالبًا ما يتم ترتيب زيارات الموقع للسماح للمقاولين بإمكانية تحديد المشكلات المحتملة التي قد تكون مكلفة ، مثل مشكلات الوصول أو التعارض مع الهياكل أو التحسينات القائمة.
عند وصول تاريخ العطاء ، قد تقوم أو لا تفتح الوكالات الحكومية عروض الأسعار علنًا. وتفرض بعض الوكالات منح العرض لأدنى عطاء مستجيب. وهذا أمر مثير للمشاكل في بعض الأحيان من حيث أن العارض المنخفض قد يكون قد ارتكب خطأ أو أخطأ في حساب التكلفة الحقيقية للمشروع ، والتي يمكن أن تؤدي إلى قطع الزوايا أو العمل دون المستوى أثناء البناء. لا يملك المالكون الخاصون عادة عروض عطاءات عامة. لديهم تقدير كبير لاستخدام معايير أخرى غير السعر لاختيار المقاول. قد يكون لدى أحد المقاولين سعر أعلى ، ولكن ربما يكون قد حدد كفاءة في الجدولة لجلب المشروع عبر الإنترنت بشكل أسرع ، على سبيل المثال.
أيًا كانت العملية متبعة ، عامة أو خاصة ، يتم تقييم العطاءات للتأكد من اكتمالها. فالمقاول الذي استبعد بعض الأعمال ، على سبيل المثال ، يمكن اعتباره "غير مستجيب" ، وقد يتم رفض هذا العرض. قد تكون المعلومات التي تم طلبها ولكن لم يتم توفيرها ، ربما فيما يتعلق بالتأمين أو قائمة بالمشاريع السابقة ، أسبابًا لرفض العرض. يحتاج المقاولون إلى توخي الحذر الشديد لتشمل جميع الوثائق المطلوبة.
في نهاية عملية تقديم العطاءات بشكل جيد ، تعطي العطاءات لأصحاب المشاريع معايير موضوعية من التفاح إلى التفاح لاختيار أفضل مقاول للعمل.
