ويضمن جدول أعمال الاجتماع المنظم والمتطور أن يتم تغطية جميع الموضوعات المهمة في اجتماع معين. يساعد الهيكل الخارجي في توجيه اتجاه الاجتماع بحيث لا تقفز من موضوع إلى آخر ، مما يسمح بإجراء الأعمال بطريقة أكثر كفاءة. ابدأ ملخص جدول أعمالك قبل الاجتماع بفترة كافية حتى تتمكن من إنشاء العديد من المسودات وإرسالها إلى الحضور قبل الاجتماع لإعلامهم بما يمكن توقعه.
اكتب جميع الموضوعات التي تحتاج إلى تغطيتها في الاجتماع. تبدأ على أوسع نطاق ممكن. على سبيل المثال ، اكتب "جدولة" ، والتي قد تحتوي على عدة موضوعات فرعية. استخدم أي ملاحظات من الاجتماعات السابقة ورسائل البريد الإلكتروني والمعلومات التي لديك للتأكد من أن جميع المواضيع الضرورية قد تم تدوينها.
التواصل مع مخططي الاجتماعات أو الحاضرين الآخرين ، والاستفسار عما إذا كان لديهم أي مواضيع تحتاج إلى الاهتمام. امنحهم موعدًا نهائيًا للموضوعات والعناصر المقترحة حتى يكون لديك الوقت للقيام بأية أبحاث أو مراسلات متابعة ، إذا لزم الأمر ، ثم أدخلها في المخطط.
تنظيم المواضيع الخاصة بك. ابحث عن الموضوعات التي يمكن وضعها تحت موضوع أكبر. إن لم يكن ، انتقل من خلال كل موضوع عام ، وكسر ذلك إلى بنود محددة في جدول الأعمال. على سبيل المثال ، قد تحتوي أجندة اجتماع الإنتاج على "تعارضات إعادة التدريب" و "التواريخ التي يجب تذكرها" تحت موضوع "الجدولة".
ضع مواضيعك الرئيسية حسب ترتيب الأهمية. حدد ماهية المواضيع التي يجب أن تبدأ أولاً في المخطط بناءً على مدى أهميتها ، وكم من الوقت تحتاج إلى مناقشتها واعتبارات خاصة ، مثل الشخص الذي يقدم ذلك الجزء من الاجتماع الذي يحتاج إلى المغادرة مبكرًا ، على سبيل المثال.
اكتب موضوعاتك الرئيسية في قائمة عمودية بخط غامق أكبر ، بحجم خط من 14 إلى 16 نقطة. ضع مسافة بادئة أو علامة تبويب مرة واحدة ورمّز كل موضوع فرعي أسفل الموضوع الرئيسي مباشرةً. يمكنك كتابة أو كتابة المواضيع والموضوعات الفرعية حسب رغبتك. تضمين أي نقاط تفصيلية أسفل كل موضوع فرعي.
رصاصة و المسافة البادئة تلك العناصر كذلك ، بحيث يجلسون تحت الموضوع الفرعي ، فقط إلى اليمين. معظم برامج البرامج تتم إعادة توجيهها تلقائيًا والرصاصة والرقم عند الضغط على "Enter" و "Tab" في نهاية الموضوع الرئيسي أو الموضوع الفرعي.
اكتب جميع معلومات الاجتماع الضرورية في أعلى وسط المستند ، بما في ذلك عنوان وتاريخ الاجتماع والوقت والموقع والمدعوين والحضور المتوقع ومعلومات الاتصال الخاصة بمنظم الاجتماع ، على الأرجح.
اكتب اسم مقدم العرض لكل موضوع بجانب الرئيسي أو الموضوع الفرعي ، إذا كان ذلك ممكنًا. لاحظ كم من الوقت كنت تعطي كل موضوع. تحقق مع مقدم العرض للتأكد من أنك تعطيها ما يكفي من الوقت.
