يمكن أن تكون الاجتماعات الجزء الأكثر إنتاجية من يومك ، أو مضيعة للوقت بشكل كامل. كل هذا يتوقف على بنية الاجتماع وعلى مهارة القائد الذي يدير الاجتماع. إذا كانت مهمتك هي إعداد اجتماع ، فإن أحد أهم أهدافك هو إنشاء جدول الأعمال. إن وضع بنود جدول أعمال الاجتماع بشكل صحيح أمر ضروري ، لأن بنود جدول الأعمال هذه تحدد النغمة للاجتماع وتساعد على إبقاء المناقشة بعيدة عن المسار الصحيح.
قم بتسمية بند في جدول الأعمال بأنه "إعلامي" إذا كان الغرض منه توفير خلفية للحضور الآخرين في الاجتماع. على سبيل المثال ، قد يحتاج أحد أعضاء فريق المشروع إلى شرح نطاق التغييرات البرمجية المقترحة في اجتماع البداية المبدئي. هذا النوع من بنود جدول الأعمال هو إعلامي. لا يحتاج الحضور إلى الموافقة أو عدم الموافقة على هذا البند ؛ انهم ببساطة بحاجة إلى استيعاب المعلومات.
إنشاء جداول أعمال للاجتماعات الاستشارية للعناصر التي تتطلب مناقشة ولكن ليس من المتوقع حلها في الاجتماع. تتيح بنود جدول الأعمال الاستشاري للمشاركين فرصة لتبادل مخاوفهم وإبداء آرائهم حول البنود التي يتم مناقشتها. على سبيل المثال ، قد يتضمن اجتماع حول ترقية أجهزة الكمبيوتر المقترحة العديد من بنود جدول الأعمال الاستشارية ، بما في ذلك مناقشة حلول الأجهزة قيد النظر. قد يقدم قائد المشروع لمحة موجزة عن كل حل مقترح ، يليه مناقشة عامة من جانب المشاركين في الاجتماع الباقين.
قم بتسمية بند جدول أعمال الاجتماع بـ "حل المشكلات" إذا كان الغرض منه هو التوصل إلى قرار خلال الاجتماع. يستند هذا التصنيف إلى هدف الاجتماع المحدد الذي تخطط له. يمكن تصنيف بند جدول الأعمال على أنه استشاري في اجتماع واحد وحل المشكلات في الاجتماع التالي حيث ينتقل المشروع من البداية إلى الحل. على سبيل المثال ، يمكن أن يتحول بند جدول الأعمال الاستشاري حول خيارات الأجهزة إلى حل المشكلات في الاجتماع التالي ، عندما يُطلب من المشاركين اختيار حل أجهزة فعليًا.
إنشاء بند جدول أعمال اجتماع بعنوان "طلب المساعدة" إذا كان الغرض منه هو طلب مساعدة المشاركين الآخرين في الاجتماع. يمكن استخدام هذه العناصر كمتابعة للاجتماع التالي ، حيث يقدم كل عضو من أعضاء فريق المشروع تحديثًا ويعطي بقية معلومات الفريق حول حالة المشروع.
