طلب تقديم العروض (RFP) هو مستند تطلب من المتعاقدين تقديم عطاءات على العمل الذي تريد تنفيذه. وهو يحدد تفاصيل المهام والمؤهلات المطلوبة وشروط العقد والموعد النهائي للتقديم والتعليمات المتعلقة بكيفية الاستجابة. عادة ما ترسل خطاب نوايا قبل بضعة أسابيع من اقتراح الاستجابة الفعلي لطلب تقديم العروض. هذا يعطي لمقدم طلب تقديم العروض فكرة عن عدد الاستجابات المتوقعة. على الرغم من أنه يمكنك العثور على RFP عالي الجودة ونماذج خطاب القصد عبر الإنترنت ، فمن الحكمة أن تستكشف أولاً أمثلة حول كيفية الاستجابة وما يجب تضمينه أو تركه.
فك التفاصيل
قبل الرد على طلب تقديم العروض ، اقرأه جيدًا. في نهاية المطاف ، يجب أن يتضمن اقتراح الاستجابة الخاص بك تفاصيل حول كيفية تحقيق نتائج تحقق المتطلبات. كن حذرًا إذا لم تذكر متطلبات طلب تقديم العروض بوضوح الوظائف المطلوبة أو تكون غامضة بأي شكل من الأشكال. لا تريد أن تجد نفسك ناقصًا في تلبية المتطلبات في نهاية المشروع. ابحث عن المقاييس التي تحدد كيفية قياس امتثالك. تقييم العقوبات لعدم الامتثال ويزن المخاطر. فهم كيف سيتم توثيق أي عقد الناتج ومراقبته وإدارته لفرض الاتفاق. إذا كان المصدر مفتوحًا على الأسئلة ، فاتصل به لحل أي شيء غامض. بعد ذلك ، يمكنك إرسال خطاب النوايا الخاص بك بثقة.
مثال أساسي ومخطط تفصيلي لرسالة نداء RFP
بمجرد أن تقرر الرد ، أرسل على الفور رسالة نوايا RFP إلى الشركة التي أصدرت طلب تقديم العروض التي تفيد بأنك تخطط لتقديم اقتراح. هذا يضمن أنك سوف تتلقى أي تحديثات أو تغييرات على طلب تقديم العروض الأصلي. لا ترد برسالة مكتوبة بخط اليد أو تستخدم البريد الإلكتروني ما لم يُطلب منك ذلك صراحة. ابدأ رسالتك بالإشارة إلى سبب اهتمامك. تقر بالموعد النهائي. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك. كمثال على نص رسالتك ، يمكن أن تكون بسيطة مثل:
"نود أن نشير إلى اهتمامنا في طلب طلب التمويل المشار إليه (RFP) وأن يتم إبلاغنا بأي تحديثات قبل إرسالها في التاريخ المطلوب."
يمكنك بالطبع تضمين المزيد من التفاصيل. تجنب طرح الأسئلة التوضيحية ، مما قد يجعل نيتك غامضًا.
ماذا عن وقت للتفاوض؟
عادة ما تبدأ مفاوضات الأسعار في وقت لاحق ، كما هو الحال في مرحلة عرض الأسعار الأولية ، إذا قمت بإجراء القائمة المختصرة. ومع ذلك ، يمكنك اختيار تضمين فقرة أو فقرتين في خطاب النوايا ، مع تحديد احتياجات التمويل للمشروع. لكن كن على علم بأن طرح المسائل المالية مبكرًا جدًا في العملية قد يؤثر على فرصتك في تسجيل العقد.
أرسله بشكل آمن
تريد ضمان وصول رسالتك ؛ إرسالها عبر البريد المعتمد حتى تحصل على إيصال مع سجل التسليم. (تقدم هذه الخدمة البريدية في الولايات المتحدة هذه الخدمة مقابل رسوم منخفضة ؛ يمكنك الرجوع إلى موقع الويب الخاص بها لمعرفة الأسعار الحالية.) يمكنك أيضًا تتبع معلومات التسليم عبر الإنترنت. يجب أن تكون مستعدًا لكتابة اقتراحك الفعلي لتحديد الحقوق والواجبات التعاقدية.
