بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد إرسال واستقبال رسائل الفاكس حدثًا يوميًا. إرسال الفاكسات شائع جدًا ، فمن السهل الانزلاق إلى اتصال غير رسمي. يساعد اتباع بعض الخطوات البسيطة على الحفاظ على احترافية رسائل الفاكس. إن ممارسة آداب الفاكس المناسبة سيضمن لك الحفاظ على سمعتك المهنية التي عملت بجد من أجل بنائها.
إرسال الفاكسات
تذكر دائما أن مستندات الفاكس هي عملية تجارية. على هذا النحو ، ضع في اعتبارك الإرشادات الأساسية التالية:
-
قم دائمًا بتضمين صفحة الغلاف ، خالية من أي معلومات غير ضرورية أو عمل فني. قم بتضمين ورقة الغلاف اسمك ومعلومات الاتصال بك وعدد الصفحات (بما في ذلك ورقة غلاف الفاكس) والمتلقي المقصود وأي معلومات أخرى ذات صلة. تذكر ، قد لا يكون مستلم الفاكس هو الشخص الوحيد الذي يرى المستند ، لذلك تأكد من الحفاظ على احترافية ورقة الفاكس.
-
بعد إرسال الفاكس ، قم بإجراء مكالمة متابعة إلى المستلم. هذا لا يتطلب مناقشة متعمقة حول ما يحتوي عليه الفاكس. أنت ببساطة تؤكد استلام الفاكس. من المناسب في هذه المحادثة أن تدع الشخص يعرف أنه حر في الاتصال بك مع أي أسئلة متابعة على المواد المرسلة بالفاكس حسب ما يناسبه.
-
استخدم التقدير عند إرسال معلومات حساسة أو سرية. إذا كنت ترسل معلومات ذات طبيعة شخصية ، فاتصل مقدمًا لإعلام الشخص بأنك ترسل الفاكس مسبقًا. إحدى الطرق لتجنب هذا النوع من المشكلة هي استخدام خدمة فاكس عبر الإنترنت. ترسل هذه الخدمات عبر الفاكس مباشرة إلى جهاز كمبيوتر شخصي.
-
كن حذرًا عند إرسال مواد غير مرغوب فيها. كل شخص يعمل في مكتب يعرف كيف يمكن أن تكون مزعجة تلك الإعلانات للتأمين الصحي منخفضة التكلفة والزيارات المخفضة إلى هاواي. إذا أرسلت رسائل فاكس غير مرغوب فيها إلى عملائك ، فافعل ذلك فقط في مناسبة نادرة عندما يكون هناك ما يبرر ذلك. إذا تلقيت طلبًا من مستلم يطلب عدم استلام مثل هذه الفاكسات ، احترم رغباته وأزله من قائمتك.
تلقي الفاكسات
كما هو الحال مع إرسال الفاكسات ، هناك قواعد آداب حول استقبال رسائل الفاكس أيضًا:
-
احترام خصوصية الفاكسات السرية المستلمة. لا تشارك معلوماتك الشخصية مع زملائك في العمل الذي كان مقصودًا مشاهدته فقط.
-
لا تترك رسائل الفاكس الحساسة حول المكان الذي يمكن للآخرين رؤيته فيه. قم بمعالجة رسائل الفاكس مثلما تفعل مع أي أوراق سرية أخرى.
-
إذا تلقيت رسالة فاكس عن طريق الخطأ ، فأخبر المرسل بإعطائه مكالمة. عادة ، يطلب منك تدمير أي رسائل فاكس تم تلقيها عن طريق الخطأ.
