كيفية كتابة خطاب قائمة العطاءات

الاسم الرسمي لرسالة قائمة العطاءات هو "خطاب تغطية الاقتراح". يجب كتابة هذا النوع من الرسائل بإيجاز والاحتفاظ بطول صفحتين كحد أقصى. قم بتطوير طلب مقترحات لوصف معلمات المشروع ، والتسليمات المتوقعة ، والجداول الزمنية والمعالم بالتفصيل. الغرض من خطاب التغطية هو الوصول إلى الأوصاف والمتطلبات الرئيسية بطريقة تلخيصية.

العناصر التي ستحتاجها

كانت لك في هذا الحدث
RFT (اختياري)
روابط إلى موقع الويب لطلب تقديم العروض ، التطبيق (اختياري)

افتح الرسالة مع تحية قصيرة وأعلن عن عنوان مشروع المزايدة. أنشئ رأسًا بعنوان "الوصف" بعد الترحيب الافتتاحي. استخدم هذا العنوان لشرح المهمة باختصار في ثلاث فقرات أو أقل ، بحيث يقرأ أكثر مثل بيان تلخيصي. قم بتضمين رقم مهمة للمشروع.

أنشئ عنوانًا بعنوان "المواصفات". استخدم هذا المجال لتوضيح المتطلبات مثل المواصفات الفنية المتعلقة بالحجم ، والاحتياجات الكهربائية ، والموقع والمعلومات الأخرى ذات الصلة التي سيحتاج مقدمو العروض إلى معرفتها لتقديم تقدير دقيق.

إنشاء عنوان يسمى "المؤهلات". استخدم هذا القسم لوصف المؤهلات المطلوبة لمقدمي العطاءات ، مثل وجود عدد أدنى من السنوات في الأعمال التجارية ، ونوع محدد (أنواع محددة) من التراخيص المطلوبة ، والقدرة على إثبات مبلغ تغطية التأمين المناسب ونوع (أنواع) التأمين الذي قد تتطلبه الوظيفة. تفضيلات الدولة الممنوحة للأقليات أو الشركات المملوكة للنساء (إن وجدت) وأي لغة قانونية إلزامية أخرى تطلب من عملك أو إداراتك أن يتم ذكرها في جميع خطابات العطاء.

ضع عنوانًا بعنوان "الميزانية" للمهمة (إن وجد). أدخل الحد الأقصى للمبلغ للمشروع بحيث يكون جميع المتقدمين على علم بحد أقصى لمبلغ الميزانية.

أنشئ عنوانًا يحمل العنوان "التسليمات" واكتب بيانًا موجزًا بشأن التسليمات المتوقعة للوظيفة التي يجب الوفاء بها. إبلاغ الاحتمالات التي سيتم تضمين بيان مفصل للنتائج في طلب تقديم العروض الكامل لهذا المنصب.

اكتب عنوانًا بعنوان "الموعد النهائي" وتحت العنوان يذكر التاريخ المطلوب للانتهاء. قم بتضمين تواريخ التواريخ الرئيسية (إن وجدت) أو اترك التفاصيل الرئيسية لطلب تقديم العروض.

قم بإنشاء رأس "Samples" (إن وجد) وحدد كيفية تقديم مقدمي العروض لعينات من الأعمال السابقة ، مثل عبر الصور الرقمية الإلكترونية بتنسيق JPEG أو GIF أو كمرفق جنبًا إلى جنب مع تطبيقها الرسمي.

قم بإنشاء رأس "المراجع" وحدد عدد المراجع المطلوبة ونوع معلومات الاتصال التي تحتاجها ، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

قم بإدخال رابط تشعبي على الخطاب بحيث يمكن للمتقدمين الارتباط بتطبيق رسمي عبر الإنترنت ، وارتباط تشعبي منفصل لطلب تقديم العروض (إذا لزم الأمر). قم بإضافة ارتباط لموقع الويب الخاص بك وقم بتضمين طلب تقديم العروض والتطبيق على موقع الويب الخاص بك ، والذي يمكن تنسيقه كملف PDF لمقدمي الطلبات لتحميله إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

نصائح

حدد تاريخًا لعقد جلسة أسئلة وأجوبة لوظيفة ميزانية كبيرة ، ولتقليل عدد رسائل المتابعة والرسائل الإلكترونية التي قد تتلقاها حتى يمكنك الإجابة على الأسئلة في وقت واحد. تضمين اسم جهة اتصال وتحديد ما إذا كان يجب على مقدمي العروض استخدام الهاتف أو البريد الإلكتروني لإرسال أسئلة إضافية.