يتم استخدام ملاحظات الخصم والفواتير في عملية المحاسبة لمساعدة الشركات على تتبع المبيعات. في حين تتعامل المذكرات المدينة مع حسابات الذمم المدينة ، فإن الفواتير تتعامل في الغالب مع المبيعات المكتملة التي تغيرت فيها الأموال بالفعل. وسواء تم استخدام مذكرة الخصم أو الفاتورة ، فمن المهم تضمين جميع المعلومات ذات الصلة في المستند بحيث يمكن استخدامها في عملية المحاسبة في المستقبل.
بيان بالخصم
ملاحظة السحب هي إشعار يتم إرساله إلى أحد العملاء لتنبيهها بمبلغ سابق. قد تستخدم الشركات ملاحظة الخصم كسلفة لإرسال الحسابات المتأخرة إلى مجموعات ، كتنبيه بأن الحساب على وشك أن يصبح متأخراً ، أو لتذكير عميل بخصم للدفع المبكر.
فاتورة
تستخدم الفواتير لتسجيل معاملات البيع. على سبيل المثال ، إذا كان النشاط التجاري في معرض أو مؤتمر وقام بعملية بيع ، يحصل كل من المشتري والعمل على نسخة من الفاتورة حتى يعرف الطرفان ما تم بيعه ومتى ومقدار ذلك. يتم تضمين الفواتير أيضًا مع عناصر المبيعات التي يتم شحنها إلى العملاء.
اختلافات
ملاحظة الخصم هي معلومات تتعلق بمعاملة سابقة لا تزال غير مدفوعة ، بينما تسجل فاتورة معاملة المبيعات التي تم إكمالها. تستند المذكرات المدينة إلى الحسابات المستحقة القبض ، بينما تستخدم الفواتير للمبيعات التي تم السداد بها بالفعل.
أمثلة على الاستخدام
إذا تأخر موعد استحقاق حساب العميل ، فيمكن للشركة إرسال إشعار الخصم إلى العميل لتذكيره بالرقابة على الحساب. يجب أن تتضمن الملاحظة البند أو العناصر المشتراة وتاريخ الشراء وسعر الشراء وتاريخ الاستحقاق الأصلي للدفع وأي رسوم مالية ربما تم تطبيقها على الحساب السابق. مثال للفاتورة هو عندما يتم إجراء عملية بيع ويطلب العميل إيصالاً مفصلاً. تشتمل الفاتورة على السلعة المشتراة وسعر البيع وتاريخ البيع وطريقة الدفع.
