عندما تشتري شركة الآلات أو المركبات أو البرامج أو غيرها من المواد التي تعتبر مؤهلة لأصولها بسبب قابليتها للاستخدام على المدى الطويل ، فإنها تعتبر نفقات رأسمالية. بسبب التكلفة الكبيرة ، تخطط معظم الشركات مسبقا لهذه المشتريات ؛ ولكن عندما تتعطل الآلات أو تتيح التكنولوجيا الجديدة فرصة للشركة لتبسيط العمليات ، يجب إنفاق مبالغ كبيرة من المال مقابل فائدة الشراء. لإنشاء سياسة بخصوص هذه النفقات ، يجب على الإدارة فحص تاريخ نفقات الشركة واستخلاص النتائج وفقًا لذلك.
مراجعة سجلات المحاسبة السابقة لتحديد أي أنماط الإنفاق على السلع الرأسمالية وتقدير النفقات السنوية غير المخطط لها بسبب استبدال المعدات.
إنشاء ميزانية نموذجية تتضمن خبرة سابقة ونفقات مخططة. قم بتقدير النسبة المئوية للنفقات الرأسمالية غير المخطط لها وتتضمن مخصصات لتلك البنود.
تحديد كيفية اتخاذ القرارات المتعلقة بالنفقات غير المخطط لها في الماضي وملاحظة كيفية صياغة القرارات الناجحة.
كتابة إجراءات لتحديد النفقات الرأسمالية التي ستدخل في الميزانية ، بما في ذلك نماذج طلب تقديم العروض (RFP) ، ومتطلبات العطاء ، ومتطلبات الدفع ، ووثائق الحاجة ، وقائمة بالمراجعات والموافقات التي يجب أن تتم قبل تضمين بند التكلفة في ميزانية.
اكتب قائمة إجراءات تغطي كيفية اتخاذ القرارات بشأن النفقات غير المخطط لها. وينبغي إدراج العناية الواجبة المطبقة على النفقات المدرجة في الميزانية ، بالإضافة إلى نظام لمقارنة النفقات المتوقعة مع افتراضات الإيرادات وتقييم مستوى المخاطر المرتبطة بإنفاق تلك الأموال.
تنظيم سياستك مع مقدمة توضح أهداف السياسة ، وقسم يغطي النفقات الرأسمالية المخطط لها وعملية تضمينها في الميزانية ، وقسم النفقات الرأسمالية غير المخطط لها وكيفية تقييمها ، وسياسة لتحديد مبلغ بدل النفقات الرأسمالية غير المخطط لها التي ينبغي إدراجها في الميزانية السنوية.
نصائح
-
السياسة ليست سوى جيدة مثل إنفاذها. أثناء عملية إنشاء سياستك ، اطلب من جميع المديرين الذين قد يتأثرون بالمشاركة بنشاط في صياغتها والحصول على موافقات كتابية على كل عنصر رئيسي في السياسة.
تحذير
كن مستعدًا لتعديل سياستك الجديدة كلما ظهرت مناسبات. إن التحكم في مخاطر صنع النفقات الرأسمالية غير المخطط لها ينطوي على قسم محاسبة قوي وسريع الاستجابة يمكنه تقديم معلومات مالية دقيقة في أي لحظة.
