كشركة يجب عليك الاحتفاظ بأنواع معينة من الأوراق في الملف ، مثل سجلات العمل والفواتير ، لأسباب تجارية وأخرى قانونية. في بعض الحالات ، يجب على التاجر الاحتفاظ بنسخ من إيصالات بطاقات الائتمان في متناول اليد لفترة من الوقت. تعلم متى يكون من الآمن إلقاء هذه الإيصالات في سياق العمل.
إيصالات بطاقات الائتمان
بعد أن يشتري أحد العملاء منتجًا أو خدمة من شركتك باستخدام بطاقة الائتمان الخاصة بها ، يجب عليك عادةً أن تزودها بإيصال مطبوع لسجلاتها - خاصةً في حالة المعاملة وجهًا لوجه. يحتوي الإيصال على مبلغ المعاملة ورمز الموافقة واسم حامل بطاقة الائتمان ومكانًا لتوقيع العميل. أنت تحتفظ أيضًا بنسخة من الإيصال الموقع لسجلاتك.
لماذا تبقيهم؟
إذا نشأت حالة حيث يتعارض العميل مع رسوم بطاقة الائتمان من شركتك ، فأنت مسؤول ، بصفتك التاجر ، عن إثبات أنه صالح. أحد العناصر الأولى التي يطلبها بنك العميل هو نسخة من إيصال بطاقة الائتمان المتعلقة بالمعاملة. يحتاج موفر خدمة التاجر أيضًا إلى رؤية الإيصال الموقع من أجل التحقيق في النزاع نيابةً عنك. إذا تمت الموافقة على نزاع العميل لأنه لا يمكنك تقديم نسخة من إيصال المبيعات الموقّع ، فستضطر إلى دفع رسوم إعادة رسوم باهظة الثمن وكذلك خسارة مبلغ البيع وكذلك المنتج أو الخدمة التي قمت ببيعها.
متى تزعج
نظرًا لإمكانية حدوث نزاعات من العملاء ، ليس من الحكمة التخلص من إيصال مبيعات بطاقات الائتمان لمجرد أن المعاملة قد أخرجت حساب التاجر - حتى إذا كنت قد تلقيت بالفعل الأموال من البيع. عادةً ما تمنح البنوك عملاءها حوالي 60 يومًا للاعتراض على الرسوم وفقًا لقانون إصدار الفواتير الائتمانية العادلة. هو رهان آمن للحفاظ على إيصال بطاقة الائتمان لمدة ثلاثة أشهر على الأقل. إذا كنت بحاجة إلى إيصالات المبيعات خصيصًا لأسباب تتعلق بالإبلاغ الضريبي على دخل نشاطك التجاري ، احتفظ بها في متناول يدك لمدة ست سنوات على الأقل.
تخزين الإيصالات
إذا كان يجب عليك الاحتفاظ بإيصالات المبيعات هذه ، فقم بتخزينها في موقع آمن ومغلق نظرًا لأنها تحتوي على معلومات حساسة للعملاء. إبقاء هذه البيانات الحساسة بعيدة عن متناول الموظفين غير المصرح لهم والأفراد الخارجيين لتجنب المشاكل المتعلقة بالاحتيال المتعلق ببطاقة الائتمان أو تحديد السرقة. قد تحدد اتفاقية خدمات التاجر الخاصة قواعد محددة لكيفية إدارة وتخزين بيانات بطاقة الائتمان الحساسة للعملاء وفقًا لإرشادات معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع. PCI DSS هي منظمة تقدم إرشادات بشأن إدارة بيانات بطاقة ائتمان العميل.
