توفر الفواتير طريقة لكي تحصل الشركات على أموال مقابل خدماتها وتوفر السجلات المناسبة للمستهلكين لاستخدامها لأغراض وضع الميزانية والغرض الضريبي. عند تنسيق فاتورتك ، بما في ذلك المعلومات والأقسام الصحيحة ، يمكنك توفير الوقت والمال والارتباك لكل شخص.
قرر ما ستستخدمه لإنشاء الفاتورة. يمكن لكل من برنامج معالجة النصوص أو جداول البيانات القيام بالمهمة. كل هذا يتوقف على ما هو أكثر راحة بالنسبة لك. هناك أيضا وفرة من القوالب المتاحة من خلال Microsoft Word و Excel والإنترنت التي يمكنك تخصيصها لاحتياجات شركتك.
قم بتضمين معلومات شركتك وتواريخها المتعلقة بالفاتورة. إذا كان العميل يتساءل عن كيفية الاتصال بك ، فستوفر فاتورتك كل ما تحتاج إلى معرفته. تضمين اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان الويب وعنوان البريد الإلكتروني. ولا تنس أيضًا تضمين تاريخ إصدار الفاتورة بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق.
قم بتضمين معلومات عن المستهلك: الاسم ، والعنوان ، ورقم الهاتف ، وعنوان البريد الإلكتروني ، ورقم العميل ، إن أمكن. يتيح لك هذا التأكد من تلقي الشخص المناسب للفاتورة وتذكير العميل بتحديث معلوماته الشخصية عند الضرورة.
قم بتضمين معلومات مهمة للمستهلك مثل الرقم المرجعي ، وقائمة مفصلة بالرسوم ذات الأوصاف المختصرة ، والضرائب المشمولة ، والمبلغ الإجمالي. لا يقتصر الأمر على إظهار العميل لما اشتراه ، ولكنه يحميك في حال زعم العميل أنك لم تف بوعدك في خدمة معينة.
قائمة خيارات الدفع. من خلال شرح توقعاتك بوضوح وخيارات العملاء للدفع ، ستزيد احتمالية دفع الفاتورة بسرعة وبشكل صحيح. وهذا أيضًا يوفر الوقت نظرًا لأنه يجيب عن الأسئلة التي كان يتم طرحها عادة عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.
