يعمل المساعدون الافتراضيون كمقاولين مستقلين يقدمون خدمات كتابية ومجموعة متنوعة من الخدمات شبيهة بالأمناء في المكاتب والمساعدين الإداريين والموظفين الكتابيين. يعملون بشكل عام من مكتب منزلي مجهز بجهاز الفاكس والكمبيوتر والمكتب والطابعة والوصول إلى الإنترنت. تعتمد أنواع البرامج المطلوبة من قبل المساعدين الافتراضيين على صناعتها. يستخدم جميع المساعدين الافتراضيين مجموعة عامة من البرامج لتوفير الخدمات وإدارة نشاط تجاري.
النشر المكتبي
يتضمن برنامج النشر المكتبي برامج معالجة الكلمات ، والعرض التقديمي ، وجداول البيانات ، وبرامج قواعد البيانات. يحتاج المساعدون الافتراضيون العاملون في صناعة التسويق إلى نشر برامج لإنشاء منشورات ومواقع ويب وبطاقات بريدية ودعوات وأنواع مختلفة من المطبوعات. تتضمن المتطلبات الأخرى الوظيفة الإضافية المضمنة في برنامج معالجة النصوص ، والمدقق الإملائي والنحوي ، والمرادفات ، والقاموس ، ومترجمي اللغات.
نسخ
يتكون النسخ من تسجيل وإملاء الاملاء ؛ برامج النسخ الصوتية تجعل من السهل تشغيل اتصال مسجل. يمكن للمساعد الظاهري إيقاف التسجيل وبدءه وترجيعه وإيقافه مؤقتًا. يمكنك إرسال النسخة المسجلة بالبريد الإلكتروني كما هو أو كملف مضغوط. اعتبارًا من عام 2011 ، تتضمن التنسيقات الشائعة ملفات MP3 و WMV. تتوافق العديد من برامج التسجيل مع التنسيقات المختلفة.
إمساك الدفاتر
تتطلب إدارة العمل المساعد الافتراضي برامج مسك الدفاتر والفوترة. يجب على المساعدين الافتراضيين المتخصصين في استخدام الحسابات أن يستخدموا نظام مسك الدفاتر الشامل. يمكن لهذه المساعدين إنشاء الفواتير والاقتباسات والمقترحات ؛ دفعات قياسية وتتبع وقت العمل مع برنامج واحد أو مع برامج مختلفة النشر المكتبي.
الاتصالات
برامج الاتصالات هي ضرورة أخرى للمساعدين الافتراضيين. يوفر برنامج الفاكس والبريد الإلكتروني المتاح تخصيصًا ونماذج جاهزة. قد يختار المساعدون الافتراضيون إنشاء قالب يلائم صورة أعمالهم. سيؤدي استخدام خدمة الهاتف عبر الإنترنت إلى تقليل تكلفة فواتير الهاتف للمسافات الطويلة والشهر. يتطلب استخدام البريد الإلكتروني وبرامج الفاكس عبر الإنترنت اتصالاً جيدًا بالإنترنت.
