عندما يقوم الملاك بتغيير موظفي مكتبه ، من المفيد تقديم المشورة للمستأجرين من هذه التغييرات ، وخاصة للموظفين الذين يتفاعلون بشكل متكرر مع المستأجرين. من السهل تقديم النصح للمستأجرين من الموظفين والتغييرات الهامة الأخرى عن طريق الرسالة.
اجمع قائمة بأسماء وعناوين جميع المستأجرين الذين سيتأثرون بالتغيير. على سبيل المثال ، إذا كنت تستأجر مساحة في مواقع متعددة ، وبالتالي تعمل أكثر من مكتب تأجير واحد ، فأنت تحتاج فقط إلى إبلاغ التغيير مع هؤلاء المستأجرين الذين يتعاملون مع مكتب الإيجار حيث يحدث التغيير. إذا كان لديك مكتب واحد فقط ، بالطبع ، تنبيه جميع المستأجرين.
قم بإعداد الرسالة على رأس ترويسة الشركة اجعلها "رسمية" ، وقم بتأريخها في التاريخ الذي تتوقع فيه معظم الرسائل التي يتم توزيعها. استخدم تقنية mailmerge لتخصيص كل حرف ، أو يمكنك استخدام تنسيق أكثر عمومية عن طريق معالجة كل حرف "عزيزي المستأجر".
يجب أن يكون محتوى الرسالة قصيرًا وعمليًا ، ويجب أن يأخذ فقرتين من المحتوى بشكل عام ، بالإضافة إلى فقرة إقفال. تقرير تغيير الموظفين في الفقرة الأولى. إذا كان الموظف الجديد سيتولى جميع واجبات الموظف المغادر ، قل ذلك ، مع ذكر الواجبات: "ستغادر جيني سميث الشركة في 12 مارس وستحل محلها ماري جونز ، التي ستكون مسؤولة عن شكاوى المستأجرين ، والصيانة طلبات ، وجمع الإيجارات والإجابة على جميع الأسئلة ذات الصلة."
من ناحية أخرى ، إذا كانت الواجبات التي كان يقوم بها الموظف المغادر سابقاً سوف يتم توزيعها على الموظفين الحاليين و / أو الجدد ، فقم بتوضيح ذلك في الفقرة الأولى. على سبيل المثال: "ستغادر جيني سميث الشركة في 12 مارس وستحل محلها ماري جونز ، التي ستكون مسؤولة عن طلبات شكاوى المستأجرين والصيانة. وسيتولى جو وايت مسؤولية جمع الإيجارات والإجابة على جميع الأسئلة ذات الصلة."
في الفقرة الثانية ، تشمل جميع التواريخ ذات الصلة ؛ في العديد من الحالات ، على سبيل المثال ، يترك أحد الموظفين يوم الجمعة وتقارير الاستبدال في يوم الاثنين التالي. في حالات أخرى ، هناك فترة قصيرة من التداخل بينما يتدرب الموظف المغادر القطار الجديد. أغلق الفقرة الثانية بالقول أنه من تاريخ التغيير إلى الأمام ، يجب توجيه جميع الأسئلة والتعليقات والمشكلات ذات الصلة إلى الأشخاص المسؤولين عنها حديثًا وتسميةهم مرة أخرى. على سبيل المثال ، "بدءًا من 15 آذار ، يرجى معالجة الشكاوى وطلبات الصيانة إلى Mary Jones ، والاتصال بـ Joe White لأي شيء يتعلق بالايجار".
في الفقرة الأخيرة ، أبلغ المستأجرين أنه لا ينبغي لهم الاتصال بك بأي مخاوف أو تعليقات أو أسئلة. التوقيع على الرسالة "مع خالص التقدير" ، يليها اسمك.
نصائح
-
يمكن لمالكي العقارات أو موظفيهم تسليم هذه الأنواع من الرسائل أو إرسالها بالبريد ؛ بالتناوب ، يمكن توزيعها مع إيصالات الإيجار.
قاوم الرغبة في أن تكون شهيًا وقدم الكثير من المعلومات ، حتى عندما تكون الأمور واضحة. "جيني سميث ستغادر لكي تنجب طفلاً" أو "تزوجت جيني سميث وتذهب لقضاء شهر العسل ، ثم تنتقل خارج الولاية" كلاهما أمثلة على إعطاء الكثير من المعلومات. دع جيني تشارك معلوماتها مع من تختارهم وتقييد رسالتك إلى ما هو ضروري للأعمال.
