في عالم اليوم ، يمكنك التواصل بشكل احترافي باستخدام عدة طرق. من المهم معرفة قواعد المراسلات التجارية المناسبة للرسائل ورسائل البريد الإلكتروني وبطاقات المعايدة. يمكن للأخطاء الصغيرة أن تحدث الفرق بين إثارة إعجاب الشخص الذي يتلقى مراسلاتك وإهانته. أيضًا ، من المفيد معرفة وقت تكفي رسالة بريد إلكتروني مقابل خطاب مكتوب أو ملاحظة مكتوبة بخط اليد.
رسائل تقليدية
اطبع الحروف التقليدية على الورق ذي الرأسية باستخدام مخزون أثقل أو مزخرف. يجب أن تحتوي الورقة على الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني للمرسل. في حالة عدم توفر ترويسة أو أن يكون الخطاب شخصيًا ، يجب أن يظهر العنوان المناسب للشخص أو الأشخاص الذين يرسلون الرسالة في أعلى الزاوية اليسرى. على سبيل المثال ، إذا أرسلت أنت وزوجتك خطاب شكوى إلى نشاط تجاري ، فعليك تضمين ما يلي:
السيد والسيدة John A. Doe 123 Main St. أي مكان ، الولايات المتحدة الأمريكية 555-555-5555 [email protected]
بعد ذلك ، قم بسرد مستلم مراسلاتك وعنوانك على الهامش الأيسر. يجب أن يكون الاسم والعنوان رسميًا ، بما في ذلك عناوينه وتسمياته.
يأتي التاريخ بعد ذلك في الشكل المختلط ، على سبيل المثال: 23 يونيو 2010. تحت التاريخ ، قم بتضمين سطر مرجعي لموضوع الرسالة ، باستخدام النموذج "RE: (المرجع)."
التحية التالية يجب أن تعكس علاقتك مع الطرف. إذا كنت على أساس الاسم الأول ، استقبلها بـ "عزيزي" واكتب اسمها الأول. إذا كانت الرسالة موجهة إلى قسم أو مستلم غير معروف ، فاستخدم "أعزائي" أو "سيدي أو سيدتي العزيزة" أو حتى "لمن يهمه الأمر".
يجب إغلاق جميع خطابات الأعمال رسميًا. أفضل خيار لنهاية مهنية هو ببساطة "بإخلاص" أو "مع أطيب التحيات". تجنب النهايات زخرفي.
ملاحظات مكتوبة بخط اليد
ملاحظة مكتوبة بخط اليد هي مناسبة في العديد من الحالات التجارية ، مثل الشكر ، والتهنئة لإنجازات مثل هذه التخرج ، والولادة الأسرية ، والترقيات والتعازي.
يجب أن يتضمن المظروف الاسم الرسمي وعنوان المستلم. يجب أن يظهر عنوان المرسل على ظهر الظرف ، على الرغم من إمكانية الوصول إليه في الزاوية العلوية اليسرى من الجزء الأمامي.
يجب أن تتضمن البطاقة تحية مألوفة بناءً على علاقتك. إذا كنت تستخدم أساس الاسم الأول ، فاستخدم الاسم الأول. إذا لم يكن كذلك ، فاختر تحية محترمة تلائم المشاعر.
احفظ نص المذكرة قصيرًا واكتب أو طبع بدقة بالحبر الأزرق أو الأسود. إذا لم يكن لديك خط اليد الكريمة ، ابحث عن شخص يفعل ذلك.
أوضح ماذا تقصد. إذا كنت تقولين شكراً ، فاختر عبارة أو اثنتين تذكر بالمستلم ما تشكره عليه ، ولكن لا تفهم أكثر من اللازم. إذا كنت تهنئ شخص ما ، فعليك بتضمين ما إذا كنت قد تلقيت المعلومات ، وإذا كان ذلك مناسبًا. إذا كان اشتراك العميل في الصحيفة ، على سبيل المثال ، فقم بقص الإعلان وإدراجه مع البطاقة أو قم بالإشارة إليه في مذكرتك.
قم بإنهاء الملاحظة بـ "مع خالص التقدير". قم بتوقيع الرسالة باسمك الرسمي وعنوانك إذا كنت أقل دراية بالمستلم. إذا كنت أكثر دراية ، فأن اسمك الأول مناسب.
البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني يقدم موضوعا جديدا للنقاش لآداب الاتصالات التجارية. القاعدة الأولى هي معرفة أن المستلم يقبل أو يفضل مراسلة البريد الإلكتروني.
تقديم ملف تعريف البريد الإلكتروني محترمة. يجب أن يكون عنوانك وعنوان الموضوع قابلين للتعريف ويعكسان عملك أو حالتك المهنية. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عملاء ، فيجب أن يكون "[email protected]" بدلاً من "[email protected]".
ليست هناك حاجة لعنوان داخلي كما هو الحال مع الأحرف التقليدية ، لذلك ابدأ بالتحية ، التي ينبغي أن تعكس علاقتك بالمستلم وتكون رسمية قدر الإمكان. رسالة بريد إلكتروني تجارية شائعة faux pas هي عدم وجود تحية بسيطة ، والتي تخبر المتلقي أن البريد الإلكتروني مخصص له.
لا تستخدم بريدًا إلكترونيًا لحل مشكلة أعمال يجب التعامل معها شخصيًا. تجنب مواجهات البريد الإلكتروني ، وتذكر أن رسائل البريد الإلكتروني تعيش إلى الأبد على محركات الأقراص الصلبة والخوادم ويمكن استخدامها في المحكمة.
تجنب المتجول في رسائل البريد الإلكتروني التجارية. إذا كان يجب عليك تضمين العديد من التفاصيل ، فقم بإنشاء مستند لهم وإرفاقها بدلاً من وضعها في نص الرسالة الإلكترونية.
تجنب التعبيرات ، أو اللغات العامية في الكمبيوتر ، أو علامات التعجب أو علامات الاستفهام أكثر من مرة ، وقفل الأحرف الكبيرة. إذا كانت لديك شكوك حول المحتوى أو التنسيق ، فحاول طباعته على ورق ذي رأسية وتقييم مهنيته. إذا لم يكن ذلك محترفاً على الورق ، فهو غير محترف في بريد إلكتروني.
اجعل الإختصاصي الاحترافي مع "شكرًا لك" أو "بصدق". يجب أن يتم إدخال معلومات العمل والاتصال الخاصة بك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. يعتبر التوقيع الممسوح ضوئياً أو غير ذلك من التوقيع الإلكتروني. إذا كنت تستخدم عادة اقتباسًا أو سطرًا أو أي معلومات أخرى ، قم بتقييم مدى ملائمته لحالات العمل.
