الهدف من كتيب المؤتمر هو جذب المندوبين إلى حدث وإطلاعهم على جدول المؤتمر. ولذلك ينبغي أن يحتوي الكتيب على معلومات حول المكان والمتحدثين وترتيبات السفر وغيرها من الحقائق الأساسية. يجب أن تكون النسخة واضحة وغنية بالمعلومات ومقنعة ، وتشجع القراء على حجز مواقعهم حتى يتمكنوا من الاستفادة شخصيا أو مهنيا. تقدم مقدمة من متحدث بارز أو مسؤول تنفيذي كبير نظرة عامة مفيدة للحدث ، بالإضافة إلى ترحيب للمندوبين المحتملين.
الجمهور المستهدف
يهدف منظمو المؤتمر إلى تنظيم مناسباتهم في مجموعات محددة ، لذلك يمكنك معرفة المزيد عن الجمهور المستهدف للتأكد من أن الكتيب يقدم مزايا ذات صلة. يمكن أن يكون الجمهور متنوعًا مثل المعلمين أو كبار التنفيذيين في صناعة السيارات أو أفراد الجمهور المهتمين بالموسيقى الريفية. للعثور على معلومات حول الجمهور ، اطلب من المنظمين الاطلاع على الملفات الشخصية لجمهور الأحداث السابقة. يقوم المنظمون بمسح جمهورهم ، وطلب معلومات ديموغرافية أو تجارية ، ونشر ملفات تعريفية لبيان نوعية أحداثهم للمندوبين والمقدمين والرعاة.
فوائد للمندوبين
يجب أن يقدم الكتيب للمندوبين فوائد قوية للحضور. يجب أن يكون مندوبو الشركات قادرين على تبرير إجازة العمل ، والحضور الخاص يريدون أن يعرفوا أنهم سيحصلون على قيمة لإنفاق أموالهم الخاصة. تحديد الفوائد للجمهور المستهدف. قد يوفر المؤتمر فرصة فريدة للاستماع إلى متحدثين مشهورين عالميًا ، أو مشاهدة مظاهرات لأحدث المنتجات أو تحسين المهارات من خلال حضور جلسات تدريبية عالية الجودة. قد تكون المنافع أقل واقعية ، مثل فرصة التواصل مع أشخاص آخرين في صناعة ربما بهدف الوصول إلى وظيفة أو إجراء عملية بيع.
المعلومات اللوجستية
معلومات شاملة عن الخدمات اللوجستية للمؤتمر أمر ضروري. ووفقاً لمعهد المؤتمر الأمريكي ، فإن الأسئلة التي يطرحها مندوبي المؤتمر بشكل متكرر تغطي موضوعات مثل التسجيل والدفع ، وترتيبات السفر والمطاعم ، والإقامة والإلغاء. لتسهيل الأمر على القراء للتسجيل في الحدث ، يجب تضمين تفاصيل التسجيل الكاملة. حدد تكاليف الحضور ، بما في ذلك أي خصومات للتسجيل المبكر. قدّم تفاصيل الاتصال للقراء الذين قد يحتاجون إلى معلومات إضافية وأخبروا المندوبين عند تلقيهم حزم الترحيب.
برنامج المؤتمر
حدد برنامج المؤتمر بجداول زمنية وتفاصيل كل جلسة لمساعدة المندوبين على تخطيط وقتهم في المؤتمر. دع المندوبين يعرفون المزيد عن صيغة المؤتمر ، والتي يمكن أن تشمل العروض التقديمية ، والموائد المستديرة ، وورش العمل والمعارض. وتساعد السير الذاتية للمقدمين المشاركين في اختيار الجلسات التي يرغبون في حضورها والإشارة إلى حالة الحدث أو جودته.
الحفاظ على التواصل
كتيب المؤتمر هو مجرد عنصر واحد من برنامج التسويق قبل المؤتمر. ووفقًا لشركة Inc. ، فإن نشر المعلومات وأحداث الحدث على وسائل التواصل الاجتماعي يساعد على الحفاظ على الاهتمام مع اقتراب الحدث. على سبيل المثال ، يمكن لإعلانات حول متحدثين إضافيين أو أحداث خاصة إنشاء ضجة حول الحدث والحد من خطر خروج المندوبين.
