عالم الأعمال مليء بالاجتماعات الطويلة والمملة والرياح. إذا كان اجتماعك مركّزًا ، فإن كل من يحضره سيقدر ذلك. سواء كان اجتماعًا أسبوعيًا للموظفين أو مؤتمرًا صناعيًا ، فإن التخطيط والإعداد يمكن أن يُحدث الفرق بين الجلسة الإنتاجية أو الساعات المضنية.
لديك هدف
سينتقل الاجتماع بشكل أسرع ويكون أكثر تركيزًا إذا كان لديك سبب للاحتفاظ به. حتى لو كان اجتماعًا أسبوعيًا منتظمًا ، فسيكون أكثر إنتاجية إذا كان لديك هدف محدد. ضع جدول أعمال يلامس الموضوعات التي تريد تغطيتها. التزم بجدول الأعمال: إذا عرض شخص ما موضوعًا غير مرتبط ، فأخبره أن يتحدث معك عن الموضوع بعد انتهاء الاجتماع.
دعوة انتقائي
لا تدعو الأشخاص الذين لا يحتاجون إلى التواجد هناك. إذا كان كل ما تحتاجه من شخص ما هو تحديث لأحدث مشروع لها ، فيمكنك الحصول عليه في بريد إلكتروني. إن الحفاظ على الاجتماع بحجم معقول يجعل الأمور أكثر تنظيمًا وتركيزًا. كما يحرر المزيد من الناس للقيام بعمل منتج.
اعمل حضورك
أرسل جدول أعمالك قبل الاجتماع ، حتى يعلم الجميع ما هو متوقع. إذا كنت تتصل بالاجتماع للتعامل مع تطور حديث - تغيير في القانون ، وتأخير مشروع - تشمل المعلومات الأساسية مع جدول الأعمال. وبهذه الطريقة ، سيكون الجميع على قدر من السرعة ولديكم المزيد من الوقت في الاجتماع لمعالجة هذا التطور.
العثور على الفضاء الصحيح
ابحث عن غرفة كبيرة بما فيه الكفاية بحيث يستطيع كل من يحضرها الجلوس براحة. إن الضغط على الأشخاص في الكراسي أو البحث عنها هو أمر يصرف الانتباه ويشعر بعدم الارتياح ويجعلك تبدو غير مستعد. تأكد من أن الغرفة بها أي معدات تحتاج إليها وأنها في حالة عمل. هذا مهم بشكل خاص إذا كان الاجتماع يتضمن عرض شرائح أو إذا كان شخص ما سيحضر عن طريق الهاتف أو عبر الفيديو.
توجيه الاجتماع
الأجندات ليست سحرية. تبدأ الكثير من الاجتماعات بهدف ، ثم ينحرف المشاركون إلى الظلال. إذا كنت تستضيف ، الأمر متروك لك لتوجيه السفينة مرة أخرى في المسار. إذا كان ضيوفك يشملون العملاء أو الإدارة العليا ، فعليك القيام بذلك بلمسة حساسة ، ولكنها تحتاج إلى القيام بذلك. قم بإنهاء الاجتماع في الوقت المجدول.
مساعدة الناس على الاسترخاء
أنت لا ترغب في إدارة مثل هذا اللقاء الضيق الذي يشعر به الجميع وكأنهم في المعسكر. ترتيب للحصول على كميات من الوجبات الخفيفة والمشروبات غير الكحولية. السماح لبعض الوقت في البداية للحديث الصغيرة ، حيث يتمتع الناس بطبيعة الحال بالتواصل مع بعضهم البعض. فقط لا تدعها تعمل إلى الحد الذي يؤخر العمل في متناول اليد.
