يمكن للاجتماع التحفيزي في الوقت المناسب والمصممة بعناية توفير الموظفين دفعة يحتاجون إليها لتحقيق أهداف العمل. يمكن أن تساعد الاجتماعات التحفيزية على إطفاء الموظفين لتلبية أهداف المبيعات المحددة حديثًا أو التعافي من ربع بطيء. قبل الخوض في التخطيط للاجتماع ، حدد الميزانية له. إذا كنت غير متأكد من المبلغ الذي يمكنك إنفاقه ، فاطلب من ممثل المحاسبة الحصول على تقرير محدث عن ميزانية وزارتك للاجتماعات والأحداث.
كن حذرا
النظر في مناخ العمل واحتياجات الموظفين عند جدولة الاجتماع التحفيزي. إذا كان الموظفون يجيبون على العديد من الرؤساء ، تحدث إلى رؤساء الأقسام الآخرين للتأكد من أن الاجتماع لن يتداخل مع المهام الأخرى. تجنب جدولة الاجتماعات التحفيزية عندما يكون لدى الموظفين أحمال عمل ثقيلة للغاية. حاول ألا تخطط لها بعد ظهر يوم الجمعة ، عندما يشتت انتباه الموظفين في عطلة نهاية الأسبوع ، أو صباح الاثنين ، عندما لا يزال الموظفون يستقرون في تدفق عملهم. إذا احتجت إلى جدولة الاجتماع أثناء وقت الانشغال ، فقم بالتخطيط لإبقائه قصيرًا ومباشرًا. لضمان عدم حجز غرفة الاجتماعات عند الحاجة إليها ، قم بتنبيه قسم الإدارة أو الكتاب الخاص بشركتك من خلال نظام جدولة.
توفير الغذاء
القول المأثور القديم "إذا أطعمتهم ، سيأتون" ينطبق بشكل خاص على وظائف العمل. توفير الغذاء يتصل بالموظفين بأن الاجتماع مهم وأنهم قيّمون. هذا يحفزهم على الحضور ويزيد من اهتمامهم. لا يزال بإمكانك توفير الطعام حتى لو لم تكن لديك ميزانية كبيرة. يتوقع الموظفون انتشارًا أكبر في وقت الوجبة ، لذلك لا تضع جدولًا زمنيًا لتناول الغداء والعشاء إذا كنت لا تستطيع تحمل تكاليف تناول وجبة كاملة. بدلا من ذلك ، قم بتقديم الكعك والقهوة لتناول اجتماع صباحي أو وجبات خفيفة لذيذة في فترة ما بعد الظهر.
قم بواجبك المنزلى
يعتمد المحتوى التحفيزي المحدد لاجتماعك على الموضوع وسياق العمل. بغض النظر عن الوضع ، فإن القليل من البحث يمكن أن يكون له تأثير كبير على اجتماعك. اقرأ تقارير تقدم الشركة والوثائق المرتجعة لتكتشف أين يشعر الموظفون بالإحباط أو النضال أو النقص في الحوافز. تدوين موجز للاجتماع وجميع النقاط التي تريد معالجة. تنظيم النقاط في ثلاثة مفاهيم رئيسية ، والتي سيكون من السهل على الموظفين استيعابها وتذكرها. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون المفاهيم الثلاثة "أين كنا ، وأين نحن وأين نحن بحاجة للذهاب."
تكلم بصدق
وقبل كل شيء ، كن صريحًا وصادقًا ومخلصًا مع موظفيك. تجنب الخطب المنمقة والتكتيكات العاطفية التي يمكن أن تؤتي ثمارها غير صحيحة. بدلاً من ذلك ، يمكنك تمكين موظفيك من خلال تذكيرهم بكل ما حققته. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام شرائح Power Point التي تسلط الضوء على أهم الإنجازات والتحسينات التي حققها الفريق خلال الفترة المالية السابقة للمساعدة في تحفيزهم على مواصلة التحسين. تشجيع الموظفين على المشاركة في عملية تحديد الأهداف في الإدارة أو الشركة. في نهاية الاجتماع ، أظهر تقديرك لعملهم والإبلاغ عن اعتقادك الصادق بأنهم يستطيعون تحقيق أهداف العمل أو تجاوزها.
