تقودنا تكنولوجيا الكمبيوتر إلى عصر التخزين الإلكتروني. تتجه الشركات بجميع أنواعها في اتجاه المكتب اللاورقي في محاولة لخفض التكاليف وزيادة الكفاءة. وعلى الرغم من هذا التركيز المتزايد على البيانات المحوسبة ، فإن الكثير من الأعمال التجارية التي لا تزال تعتمد على تخزين المستندات الورقية. يعتمد قرار استخدام الملفات الجانبية أو الرأسية في بيئة مكتبية على مجموعة متنوعة من العوامل.
حفظ السجلات التاريخية
على مر السنين ، ازدادت الحاجة إلى حفظ السجلات مع النمو السكاني وولادة أعمال جديدة. تتطلب المهن مثل القانون والطب سجلات مكتوبة كاملة ودقيقة من تعاملات العملاء. يعتمد المصنعون وتجار التجزئة على ملفات العملاء لتوجيه عمليات البيع والشراء. في الماضي ، أدت الحاجة إلى تخزين المستندات إلى إنشاء منافذ صناعية للشركات التي تسعى جاهدة لتلبية مجموعة متنوعة من احتياجات حفظ الملفات. لقد تطور تخزين المستندات في مكان العمل من الورق المكدس على الأرفف وفي الثقوب المرتفعة إلى أنظمة الإيداع المدروسة بشكل جيد والمتاحة من العديد من الشركات المصنعة.
أنظمة الإيداع العمودي
الخزائن الرأسية هي أقدم خزانات الملفات الرئيسية في الاستخدام الشائع. قد تكون مصنوعة من الخشب أو المعدن وتتوفر مع اثنين أو أربعة أو خمسة أدراج. يتم إنتاج ملفات الدرجين لمطابقة ارتفاعات المكتب القياسية كمسألة توافق العمل. عادة ما تكون الملفات الرأسية لخمسة قوائم أعلى من 60 بوصة ولا يتم استخدامها بشكل شائع في مكاتب العمل لأن الأدراج العلوية مرتفعة للغاية لسهولة الوصول إليها. يتم استخدامها في مناطق التخزين الضخمة حيث تكون المساحة مرتفعة. يتم توفير الملفات الرأسية بأحجام درجتين أساسيتين لاستيعاب المستندات القياسية للحروف والوثائق القانونية.
نظم الايداع الجانبي
تقدم الملفات الجانبية بعض المزايا المميزة على الملفات الرأسية. يمكن أن تستوعب كل من الوثائق ذات حجم letter و legal. عادة ما توفر الملفات الجانبية أكثر من ثلث غرفة الملفات أكثر من أدراج الملفات الرأسية. لأنها متوفرة في ارتفاعات مكتب ، فهي تخدم الغرض المزدوج من الملف و credenza. يتم الوصول إلى كلا الأدراج بسهولة أثناء الجلوس. عندما تتطلب محطة العمل توفر ملفات معينة بشكل مستمر ومتكرر ، يعد الملف الجانبي حلاً مثاليًا للإيداع. وبسبب هذه الوظيفة وحدها ، فهي تمثل نظام الملفات المفضل للمديرين التنفيذيين والمهنيين.
نصائح الايداع
في اختيار خزانات الملفات الخاصة بعملك ، فكر مليًا في كيفية استخدام الملفات واستخدامها. سيتم تقديم أفضل خدمة لممثلي المبيعات الداخليين أو الدعم الفني الذين يحتاجون إلى الوصول السريع إلى المستندات باستخدام أنظمة حفظ الملفات الجانبية. من الأفضل التشاور مع مهنيي التقديم قبل الالتزام بالتقديم الجانبي أو الرأسي. يتوفر لدى مورّدي المعدات المكتبية الكبيرة موظفين مدربين للتوصية بنوع التسجيل الأكثر كفاءة لمؤسسات أعمال معينة. وسوف يقدمون خطط التخطيط والتخطيط كجزء من عملية البيع.
خيارات للنظر فيها
التشاور مع العديد من شركات التوريد المكتبية عند النظر في أنظمة الملفات للتأكد من حصولك على أقصى استفادة من أموالك. النظر في التوفيرات الممكنة عن طريق شراء المواد المستخدمة من التجار أو في المزادات. إذا كانت الأموال ضيقة ، فابحث عن خيار استئجار معدات الإيداع المطلوبة.
