غالبًا ما تكون مشاركة الموظف في الاجتماعات مهمة لإرسال رسائل متسقة إلى القوى العاملة في الشركة ولجذب أفكار جديدة ومبتكرة من الموظفين. غير أن تشجيع الموظفين على حضور الاجتماعات والمساهمة فيها ، وخاصة عندما تكون اختيارية ، ليس دائمًا مهمة سهلة. اتخاذ بعض الخطوات لإعلام ودعم الموظفين ، جنبا إلى جنب مع بعض الأنشطة الترفيهية التي ألقيت ، يمكن أن تساعد في الإقناع. مع سجل حافل بالاجتماعات الناجحة ، قد تجد أن الموظفين سيبدأون في التطوع.
جدولة الاجتماع في وقت يتوفر فيه معظم الموظفين للحضور وفي مكان مناسب. غالبًا ما تشكّل صراعات الجدولة حاجزًا أمام الحضور. إزالة هذا الحاجز وتوفير سهولة الوصول إلى موقع الاجتماع يلغي سببين قد يذكرهما الموظفون لعدم حضورهم الاجتماع. إذا لم يكن موضوع الاجتماع مستعجلاً ، فقم بجدولته لوقت بطيء من السنة عندما لا يكون الموظفون مشغولين بالعملاء أو المشاريع. وبهذه الطريقة ، سيكون من الأرجح ألا تكتسب فقط حضور الموظفين ، ولكن أيضًا اهتمامهم.
التأكيد على قيمة الاجتماع للموظفين وإبلاغهم مقدمًا بموضوعه. توزيع جدول أعمال تفصيلي للجميع وتسليط الضوء على النقاط التي تطلب إدخال الموظف. من المرجح أن يحضر الموظفون اجتماعًا إذا كانوا على علم بأن المدخل سيأتي جزئياً من أنفسهم ومن زملائهم. تضمين كملحق لجدول الأعمال جميع المعلومات المطلوبة للموظفين لتقديم مساهمات فعالة.
قم ببناء تاريخ من الاجتماعات الفعالة التي يتمتع بها الموظفون الذين يحضرون ويستمعون خلالها إلى مدخلاتهم. سيجعل هذا التاريخ من السهل إقناع الموظفين بحضور اجتماع في المستقبل. استمع إلى الموظفين أثناء المناقشات وقم بتضمين تعليقاتهم في محضر ما بعد الاجتماع. إذا تم إجراء تغييرات نتيجة شيء اقترحه أحد الموظفين ، فاجعل ذلك معروفًا. حتى إذا لم يتم استخدام تعليقات جميع الموظفين لاحقًا ، فعليك بالاعتراف بالطبيعة العامة لجميع المساهمات في الدقائق المتاحة للعموم حتى يتمكن الموظفون من رؤية أنهم قد سمعوا.
قم بتضمين الأنشطة العملية خلال الاجتماعات بحيث يكون تغيير السرعة بمثابة حافز للحضور. إذا تم تقديم جلسة تدريبية على إصدار جديد من برنامج الشركة ، اطلب أسئلة حول التعارف العام والثقافة الشعبية خلال الجلسة وقدم جوائز مثل قطع الحلوى للحصول على إجابات صحيحة. إذا كنت تفضل البقاء على الموضوع ، فانتقل إلى مشاركة المشاركين في مجموعات والعمل على التدريبات التي تشغل ما يتعلمونه. أعطى الجوائز للمجموعة أولا.كن مبدعًا في الألعاب والأنشطة للحفاظ على اهتمام الأشخاص.
تقديم حوافز لحضور الاجتماعات ، مثل الوجبات الخفيفة وحتى جوائز الباب. أحيانًا يكون خط "المرطبات المقدمة" في جدول الأعمال الموزع كافيًا لجعل الموظفين يحضرون اجتماعًا. بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى القليل من الدفع الإضافي ، فإن الفرصة للاستفادة من بعض الشركات قد تؤدي فقط إلى الخدعة.
