بغض النظر عن نوع النشاط التجاري الذي تديره ، يعد نظام فوترة عملائك أحد أهم جوانب تحقيق الأرباح. دون وجود نظام فعال لجمع المبالغ المستحقة القبض ، سيصعب عليك تلقي الدفع. دون دفع ، لا يمكن تشغيل عملك. هناك العديد من الأنظمة المحتملة التي يمكنك استخدامها لفاتورة عملائك. يعتمد ذلك المناسب لك إلى حد كبير على نوع النشاط التجاري الذي تديره.
الفوترة مسبقة الدفع
طريقة الفوترة الشائعة للأعمال القائمة على الخدمة ، مثل شركات الاتصالات أو مزودي خدمة الإنترنت ، هي الفوترة المدفوعة مسبقًا. في هذا النوع من الفوترة ، يدفع العملاء مقدمًا مقابل مبلغ معين من الخدمة: مقدار معين من الوقت أو الوحدات. يستحق الدفع ويجب أن يتم استلامه قبل أن يتمكن عملائك من الوصول إلى الخدمة التي تم شراؤها. وهو نظام فوترة فعال لضمان دفع مستحقاتك بشكل مستمر قبل تقديم الخدمات.
الفوترة المفوترة
الفوترة بنظام الدفع الآجل هي نظام يوافق العميل على الدفع في تاريخ لاحق للمنتجات أو الخدمات المستلمة. في نهاية فترة الفوترة المحددة ، سوف ترسل فاتورة إلى عملائك تشرح بالتفصيل رقم حسابهم ، الخدمة أو المنتجات المستخدمة ، المبلغ المستحق وتاريخ استحقاق السداد. يتوفر برنامج الفوترة والمحاسبة للمساعدة في الحفاظ على هذه المعلومات. قد يكون من الصعب جمع هذه الأنواع من الفواتير إذا كنت تتعامل مع العملاء ذوي الائتمان السيئ ، أو الذين يرفضون الدفع ببساطة. إذا اشتركت في هذا النوع من الفوترة ، ففكر في تقديم خصومات للدفع الفوري ، ولكن كن مستعدًا لتعيين الموظفين للاتصال المباشر بالعملاء للحصول على الفواتير المستحقة. في الحالات القصوى ، قد يصبح من الضروري تحويل الحساب إلى وكالة تحصيل.
المذكرات الائتمان والخصم
لا تعتبر المذكرات الائتمانية والمدينة مناسبة لنظام الفوترة الوحيد ، ولكنها مهمة في حالة إجراء تغييرات على حساب أو دفعات ، أو أخطاء. ستصدر مذكرات الدَفعة للعملاء الذين دفعوا مقابل خدمات أو منتجات لم يستخدموها أو استلموها ، أو إذا تسبب خطأ في الفواتير الخاصة بك في دفع الزبون إلى الزائد. سيتم استخدام مذكرات الخصم بالطريقة المعاكسة ؛ عندما يستخدم العميل أكثر من بدل مدفوع مقدمًا ، أو إذا كان غير مدفوع مقابل خدماته. تتطلب المذكرات الخاصة بالمديونية بشكل أساسي المزيد من المال من العميل ، في حين أن المذكرات الائتمانية ، أو الاعتمادات ، تُترجم إلى أموال يتم إعادتها أو يتم إرجاع أرصدة الخدمة إلى دورة الفوترة التالية.
الفواتير القائمة على الطلب
يمكن تشبيه الفوترة المستندة إلى الأمر بفواتير الدفع المسبق للمنتجات. إذا كان نشاطك التجاري عبارة عن مورد أو تاجر جملة ، فيمكنك اختيار مطالبة العملاء بالدفع كاملاً أو جزئيًا عند تقديم طلب الشراء. هذا يحمل المزايا السابقة لفواتير الدفع المسبق. يمكنك أيضًا طلب الدفع الجزئي فقط مقدمًا والدفع الكامل في وقت لاحق ، وعند هذه النقطة ستحتاج إلى إرسال فاتورة إلى عملائك يطلبون بقية الدفعة. لاستخدام هذه الطريقة ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات دقيقة لما دفعه العملاء بالفعل.
الفواتير على أساس التسليم
في نظام الفوترة هذا ، يمكنك إرسال فاتورة وأمر شراء يشرح بالتفصيل كل عنصر وكمية إلى العميل مع تسليمها. يمكنك اختيار طلب السداد الكامل عند التسليم ، أو تحديد تاريخ استحقاق الدفع في الفاتورة. تأكد من تضمين معلومات الاتصال بمكتب الطلبات في حالة وجود أي تعارض بين أمر الشراء والفاتورة.
