تمثل رسائل الأعمال الفعالة أداة مهمة في ترسانة كل رجل أعمال. سواء كان المقصود بيع منتج أو خدمة ، أو ببساطة تقديم الكاتب نفسه ، يجب أن يكون لخطاب العمل الفعال بعض الخصائص الأساسية للحصول على القارئ للاستجابة بشكل إيجابي. يجب على الرسالة استدعاء المتلقي إلى العمل وإقناعه للقيام بما يرغب الكاتب. جميع خطابات العمل الفعالة لها صفات مشتركة.
معلومات كاملة
يحتوي خطاب العمل الفعال على جميع المعلومات التي يحتاجها القارئ للتصرف بشكل مناسب. تشير الرسالة بوضوح إلى من هو الرسالة وأين وكيف ترد. ويذكر ما هي الرسالة ، عندما يلزم اتخاذ إجراء ، حيث ينبغي اتخاذ هذا الإجراء ولماذا ينبغي اتخاذ إجراءات الآن. الرسالة التجارية مليئة بالمعلومات ولا تترك أي شيء. لديه دعوة واضحة للعمل ويخبر المستلم بكيفية تنفيذ هذا الإجراء.
إيجاز
خطاب العمل الفعال ليس منمق أو مزخرف. هذا هو احتياطي وإلى هذه النقطة. لا توجد كلمات مهدرة. اللغة مختصرة في تسليمها بحيث يتم ترك القارئ فقط بالمعلومات المطلوبة. لا يعد خطاب العمل مكانًا لعرض الكلمات أو الشعر الكبير. رسائل الأعمال الفعالة هي قصيرة وإلى هذه النقطة.
الفوائد ، وليس الميزات
تركز رسائل الأعمال الفعالة على فوائد المستلم ، وليس ميزات المنتج أو المعلومات. يجيب على سؤال للقارئ: "ما في ذلك بالنسبة لي؟" تأخذ رسالة العمل بعين الاعتبار القيود الزمنية المفروضة على القارئ والحاجات التي يجلبها القارئ إلى الطاولة. إنه يلبي احتياجاتهم ، مما يجعل من السهل على القارئ اتخاذ الإجراء المطلوب. تركز رسائل الأعمال على كيفية مساعدة كاتب الرسالة للقارئ ، وليس لماذا ينبغي للقارئ أن يساعد الكاتب.
النوعية
استخدم لغة معينة عند كتابة خطابات الأعمال. أخبر القراء بالضبط بما يمكنهم توقعه من المنتجات أو الخدمات أو الأنشطة التجارية. لا تستخدم لغة مبهمة قد تجعلهم يخمنون. استخدم أمثلة ، إذا لزم الأمر ، لزيادة توضيح اللغة لتوضيح رسالة العمل للقارئ. إذا تم تقديم وعد في رسالة ، فتأكد من أن النشاط التجاري يمكنه دعمه. أيضا ، استخدام الأفعال العمل بدلا من الأفعال المبنية لإعطاء جملك قوة.
وضوح
تجنب استخدام المصطلحات ما لم يكن ضروريًا تمامًا في محاولة للتواصل بوضوح. من المهم توضيح ما تقدمه الرسالة بالضبط وما الذي تطلبه الرسالة من القارئ. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد لا يتخذ القارئ الإجراء المطلوب ، ولن يكون الخطاب ساريًا. استخدم لغة واضحة وقوية للتأكيد على ما يجب أن يفعله القارئ بعد قراءة خطاب العمل. يُنصح باستخدام جمل قصيرة تحتوي على أفعال قوية وقابلة للتنفيذ لتشجيع القارئ على التصرف.
آداب
تأكد من اتباع قواعد السلوك المناسبة في رسائل الأعمال. تأكد من معرفة الاسم الصحيح والهجاء للشخص الذي سيتلقى الرسالة. خاطبهم بشكل مناسب. الرد على جميع الرسائل التي تتطلب الرد على الرد. من خلال اتباع قواعد السلوك المناسبة ، يظهر رجل أعمال أنه يحترم الشخص الذي يكتب له. هذا الاحترام يمكن أن يقطع شوطا طويلا نحو جعل قارئ الرسالة يأخذ الدعوة إلى العمل.
صحة
من تنسيق الرسالة إلى ملاءمة المتلقي ، يجب أن تصل رسالة العمل إلى العديد من الملاحظات الصحيحة لتكون فعالة. تأكد من إرسالها إلى الشخص الصحيح ، في الإدارة الصحيحة ، في الشركة الصحيحة. تأكد من أن الرسالة ستذهب إلى الشخص الصحيح لاتخاذ الإجراء الذي تطلب منه الرسالة اتخاذها. اقرأ الرسالة وحكم على ما إذا كانت اللغة صحيحة بالنسبة للشخص الذي ترسلها إليه أم لا ، سواء كانت رسمية أو غير رسمية. عندما تكون جاهزًا لإرسالها ، تحقق مرة أخرى من التنسيق للمرة الأخيرة بحثًا عن أخطاء.
