يمكن أن يؤدي وجود الأشخاص المناسبين في اجتماع العمل إلى إجراء الحدث أو كسره. عندما تقوم بصياغة دعوة قوية ومهنية ، فإنك تقنع المدعوين بأهمية الاجتماع ، وضرورة حضورهم وفائدتهم.
تخصيص الدعوة إذا كنت ترسل رسائل فردية. استخدم ترويسة الشركة أو شعارك إذا كنت ترسل بطاقات مسبقة الدفع بالبريد. بالنسبة إلى دعوات البريد الإلكتروني ، اعرض روابط الشعار والموقع الإلكتروني. تخاطب كل شخص بالاسم والحصول على المراسلات تأتي من مسؤول شركة رفيع المستوى ، مع استكمال التوقيع.
يؤدي مع جملة افتتاحية مقنعة تشرح ما يحدث ولماذا تتم دعوة الشخص للحضور. على سبيل المثال ، "إن خبرتك في المجال تجعلك مرشحًا مثاليًا للجنة التوجيه الجديدة. أود أن أدعوك للاجتماع واختلاط مع المحركون والهزازات في مجتمع الأعمال لدينا في مأدبة غداء وعرض تقديمي."
اذكر خصوصية الاجتماع ، أو الموضوع الذي ستتم مناقشته أو النتائج المرجوة لليوم. على سبيل المثال ، "لقد دعونا فقط عددًا من كبار المديرين التنفيذيين المحليين ليكونوا جزءًا من مناقشة المائدة المستديرة هذه. هدفنا هو تبادل الأفكار الصديقة للأعمال لإيصالها إلى الهيئة التشريعية في الولاية في العام القادم فيما يتعلق بالاحتياجات الفريدة لأصحاب المشاريع في ولايتنا. نريد أن يسمع صوتك ".
لاحظ المتحدثين الضيوف ، وجبات الطعام أو فرص التواصل التي قد تروق للمهنيين مشغول. على سبيل المثال ، "سنسمع من المرشحين المحليين الذين يشغلون مناصب إدارية وسيوفرون فترة للأسئلة والأجوبة. سنوفر أيضًا وجبة فطور متأخرة وبار قهوة."
قم بتضمين كل التفاصيل ذات الصلة للاجتماع في قسم واضح أو واضح من رسالتك التي تبرز للمدعو. يمكن أن تضيع المعلومات الحيوية مثل التاريخ والوقت والموقع في نص الرسالة. ضع كل ذلك في قسم واحد لتسهيل الرجوع إليه.
اطلب الرد على الدعوة بتاريخ محدد حتى يمكنك التخطيط وفقًا لذلك. امنح المدعوين عدة طرق لتأكيد الحضور ، مثل البريد الإلكتروني أو موقع ويب الشركة أو البطاقة المطبوعة مسبقًا أو مكالمة هاتفية.
نصائح
-
تحقق من تقاويم الأنشطة التجارية المحلية والمجتمعية للأحداث المتعارضة قبل جدولة التاريخ والوقت. لا تريد التنافس مع وظيفة غرفة التجارة أو حدث نادي روتاري أو مؤتمر كبير أو معرض تجاري.
أرسل الدعوات قبل شهر على الأقل بموعد تذكير قبل أسبوعين لإعطاء الحضور وقتًا لإضافتك إلى جدول مواعيدهم. إذا كان اجتماعًا أو مؤتمرًا كبيرًا يحتاج فيه الأشخاص إلى التخطيط للسفر والإقامة ، فقدم إشعارًا قبل ستة أشهر على الأقل كلما أمكن ذلك.
