في بعض الأحيان قد تبدو فكرة تجميع السياسات والإجراءات ساحقة. ومع ذلك ، يمكن أن يساعد الفهم الأساسي لهذه الوثيقة وغرضها. الخطوة الأولى هي تعلم تعريف هذه المصطلحات وما يجعلها مختلفة.
نصائح
-
تقدم السياسة لمحة عامة عن هدف الشركة. يوضح الإجراء الموظفين بالضبط ما يحتاجون إلى القيام به لتحقيق الهدف.
السياسة مقابل العملية
والفرق الرئيسي بين السياسة والإجراء هو ما يتصل به إلى موظفيك. تعطي السياسة نظرة عامة على موقف الشركة من قضية ما. توفر عملية أو سياسة للموظفين إرشادات حول كيفية تنفيذ السياسة.
يجب أن تكون أي سياسة في عملك موجزة وبسيطة. يجب أن ينقل الهدف الواضح الذي يمكن أن يفهمه موظف جديد تمامًا. فقط السياسات التي تتبع هذه الإرشادات يمكن أن تبقي عملك على الطريق الصحيح.
ثم تدعم الإجراءات السياسات الموجودة لديك. يجب أن تكون العملية واضحة وتغطي تقريبًا أي اختلاف في المشكلة. على سبيل المثال ، يجب أن يتضمن إجراء العودة ما يجب فعله إذا كان العميل لديه إيصال ، وليس لديه دليل على الشراء أو استخدم العنصر المعني. يمكن لنقاط النقاط والفقرات القصيرة أن تجعل العملية سهلة القراءة والاهتمام.
مثال على اتباع
تعتبر إرشادات وإجراءات تقنية المعلومات مهمة في العديد من الشركات. تتمثل السياسة العامة في عدم وصول الموظفين إلى وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل. قد تقول الإرشادات أن الشركة ترحب بالموظفين للوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعي خلال فترات الراحة أو عندما تكون ضرورية لوظائف العمل الخاصة بهم.
قد تتضمن إجراءات تنفيذ هذه السياسة طرقًا للإبلاغ عن الاستخدام غير الملائم للكمبيوتر والخطوات التي يمكن للمشرفين اتخاذها لإيقاف السلوك. يمكنك توضيح التسلسل القيادي الذي يجب أن تتبعه هذه التقارير وما يمكن أن يتوقعه الموظفون إذا استمروا في انتهاك السياسة.
أنواع المبادئ التوجيهية
يجب عليك إنشاء إجراءات وسياسات لكل مجال من مجالات عملك.عندما يكون لدى الموظفين أسئلة حول كيفية التفاعل مع العملاء ، أو بعضهم البعض ، أو الإدارة أو المعدات ، يجب أن يكونوا قادرين على الرجوع إلى الإرشادات.
لدى العديد من الشركات سياسات شاملة لإدارة سلوك الموظفين تحدد القواعد التي يجب على الموظفين أن يرتدوا بها ويتصرفوا وأداء العمل. ومن المجالات المهمة الأخرى التي يجب تغطيتها: الانضباط ، والمعاملة المتساوية ، والتحرش الجنسي ، والحضور ، والأداء الوظيفي ، والسلامة في مكان العمل.
لا دائما واحد إلى واحد
غالبا ما تدعم الإجراءات سياسات الشركة. ومع ذلك ، لا توجد دائمًا نسبة واحد إلى واحد من العمليات والإجراءات. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء سياسات تملي على موظفيك أن يكونوا خاليين من استخدام المواد المخدرة بشكل غير قانوني ، ويجب ألا يضايقوا الموظفين الآخرين جنسياً ولا يمكنهم أخذ أموال من السجل. بعد ذلك ، قد يكون لديك إجراء واحد يغطي كيفية التعامل مع أي تقارير عن هذه السلوكيات.
لماذا إنشاء الإجراءات والسياسات
أي عمل مع الموظفين يحتاج سياسات وإجراءات لتوجيه العمال. تساعد هذه الإرشادات على ضمان أن كل شخص في شركة يستجيب بنفس الطريقة لنفس الحدث. يسمح لك هذا الاتساق ، صاحب العمل ، بالابتعاد أحيانًا. يمكنك القيام بمهام أخرى وحتى الحصول على يوم عطلة عندما تعرف أن موظفيك يمكنهم الاهتمام بالأعمال.
كما يمكنها أيضًا الحفاظ على عودة العملاء وبناء صورة إيجابية للعلامة التجارية. على سبيل المثال ، قد يثير العملاء الذين يواجهون سياسات عائد مختلفة في كل مرة يأتون فيها مشاعر سلبية بشأن علامتك التجارية. ومع ذلك ، فإن العملاء الذين يعرفون ما يمكن توقعه يعرفون أنه يمكنهم الاعتماد على نشاطك التجاري.
حماية عملك
سبب آخر لكتابة إرشادات واضحة للسياسة والإجراءات هو حماية شركتك من الإجراءات القانونية. مثال بارز على ذلك هو المبادئ التوجيهية التأديبية. يجب عليك تحديد توقعات الموظف ، والعمليات التأديبية ، وعندما يتعين عليك إقالة الموظفين.
اتبع العملية في كل مرة يخالف فيها الموظف سياساتك. إذا اضطررت إلى إزالة شخص ما من موظفيك ، فيمكنك مواصلة الدعاوى القضائية الخاطئة. يمنحك توثيق عمليتك دليلاً على أنك تصرفت بشكل قانوني.
