أحدثت التكنولوجيا ثورة في عمليات الإخراج المكتبية ، مما أدى إلى تحويل الناسخات إلى طابعات عملاقة قابلة للتوصيل بالشبكة. ومثلما توفر أي راحة ممكنة لإمكانية إساءة الاستخدام ، فإن إنتاجية الناسخين عالية الجودة يمكن أن تسهل اختلاس الملكية الفكرية. عندما تفكر في ما يمكن لهذه الأجهزة أن تقدمه لمدرستك أو عملك ، فإن إيجابياتها قد تفوق عيوبها ، لكن سلبياتها يجب أن تدفعك إلى التخطيط بعناية لتنفيذها واستخدامها.
استنساخ المستند
وباستثناء الطابعات متعددة الوظائف ذات الحجم المنخفض ، تعتمد آلات النسخ على الحبر المماثل للإمدادات التي تشتريها لطابع الليزر الخاص بك. وكلما قضيت أكثر على المعدات ، كان ذلك أفضل في حلها ، حتى المعدات التي تنتج مخرجات لا يمكن تمييزها عن الوثائق الأصلية. لون كامل أو أحادي اللون - أسود فقط - يمكن لهذه الأجهزة ضخ كميات كبيرة من النسخ في وقت قصير. إن السهولة والإخلاص اللذين يمكن من خلالهما استنساخ مواد المصدر يمكن أن يثير القلق بشأن أمن المعلومات وسرقة البيانات وانتهاك حقوق النشر والتزوير. في بيئة الأعمال ، أو المكتب الطبي أو القانوني ، أو أي سيناريو يتضمن بيانات ملكية أو سرية ، يمكن أن تشكل آلات النسخ خطرًا على التحكم في المعلومات التي ينظمها القانون أو العرف.
راحة وظيفية
افتقد الناسخون في وقت مبكر إلى مغذيات المستندات التلقائية ولم يتمكنوا من الجمع بين تشغيل مجموعات متعددة. تقوم المعدات الحديثة بتحويل نسخة من وثيقة إلى عمل غير رسمي. يمكن لأحدى هذه الأجهزة ، التي يتم توصيلها بالشبكة إلى أجهزة الكمبيوتر المنزلية أو المكتبية ، استبدال العديد من الطابعات المكتبية بتقنية تقوم تلقائيًا بإنتاج نسخ على الوجهين وجمع وتدوير عدة مجلدات ، وتخزين نماذج معاد طباعتها بشكل متكرر للطباعة الفورية ، وإرسال الفاكسات من سطح المكتب أو الزجاج الناسخ ورسائل البريد الإلكتروني انتاجها. ويمكن لهذه الراحة أن تسهل وتبسط عمليات المكتب ، لكن تعقيد أدوات التحكم في النسخ يمكن أن يدفع المستخدمين إلى اختيار الخيارات الخاطئة ، مما يؤدي إلى إهدار الورق والإمدادات من المخرجات الخارجية.
تكاليف التشغيل
لأن معظم الناسخات تعمل مثل طابعات الليزر ، فإنها تندمج مع خليط مسحوق من البلاستيك وعوامل التلوين على سطح أوراق الورق. وتعتمد عملية التفجير هذه على الحرارة ، مما يدفع الشهية للكهرباء ، مما يؤدي إلى زيادة تكاليف المرافق العامة. تتطلب النسخ أيضًا المواد الاستهلاكية ، بما في ذلك مسحوق الحبر الذي يمكن أن يكلف أكثر من الإمدادات المكافئة لطابعات الليزر. قد تستمر هذه الخراطيش عالية الإنتاجية لفترة أطول من إمدادات طابعة سطح المكتب مماثلة ، ولكن هذا الأداء يحمل علامة سعر أعلى. ويمكن للناسخين أيضًا ، وخاصة في التشغيل بكميات كبيرة ، أن يتطلبوا خدمة دورية للحفاظ على أداء مخرجاتهم. يمكن أن يغطي عقد الخدمة كل من الإمدادات والصيانة ، ولكنه يضيف تكلفة ثابتة أخرى إلى صافي أرباحك.
الاحتفاظ بالبيانات
إن الناسخة التي تخزِّن معلومات المستند للاستدعاء والإخراج الفوري ، وأن رسائل الفاكس ورسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بتكرارها ، تستخدم محرك أقراص ثابت داخليًا للاحتفاظ بمسح الصفحة للاسترجاع على المدى القصير أو الطويل. إن تخزين البيانات هذا يوفر الراحة لوظائف المكتب ، ولكنه يمكن أن يعرض المعلومات الحساسة لخطر سوء الاستخدام العرضي أو المتعمد. مثل أي محرك أقراص ثابت ، يمكن لآلية التخزين في آلة نسخ أن تسفر عن أسرار لمدة طويلة بعد محو المعلومات والمستندات منها ، وتتطلب نفس نوع الأحكام الأمنية التي تقوم بتطبيقها على محركات الأقراص الصلبة للكمبيوتر عند بيع نظام أو إلغاء تشغيله.
