سواء كنت تطلب السلع ، أو تتقدم بطلب للحصول على وظيفة ، أو تطلب أموالاً ، أو تعبير عن التقدير أو الشكوى ، فحينما تتعامل مع منظمة ، يجب عليك كتابة خطاب عمل. يجب عليك اتباع الإجراءات المعمول بها وتضمين المكونات الضرورية في كل حرف تكتبه. ابدأ بورقة من الورق ذي الرأسية تحتوي على عنوان مؤسستك. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء عنوان شخصي خاص بك يتضمن اسمك الكامل وعنوانك ورمزك البريدي ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.
تاريخ
اترك سطرًا فارغًا واحدًا على الأقل بين الرأسية أو الرأس والتاريخ. استخدم تنسيق التاريخ الأمريكي ، على سبيل المثال ، 23 مايو 2011 ، عند الكتابة إلى المؤسسات داخل الولايات المتحدة. لا تستخدم الاشتراكات مثل 2nd. يمكنك إما ترك التاريخ أو علامة التبويب في نقطة المركز وكتابة التاريخ.
داخل العنوان
يبدأ العنوان الداخلي أو عنوان المستلم بوصة واحدة (ثلاثة أسطر فارغة) أسفل التاريخ. دائما ما يكون لها ما يبررها. تحقق مرة أخرى من هجاء اسم المستلم والعنوان البريدي. تضمين عنوان شخصي ، مثل السيد أو السيدة أو الدكتورة أو السيدة أو الآنسة ، وعنوان النشاط التجاري مثل مدير التسويق. إذا كنت غير متأكد من أي من العنوانين ، فقم بالاتصال بمكتب الاستقبال في المؤسسة.
تحية
اترك سطرًا فارغًا بعد العنوان الداخلي. إذا كنت تعرف المتلقي ، يمكنك استخدام اسمها الأول ، على سبيل المثال ، يا عزيزي مريم. في حالات أخرى ، استخدم لقبها الشخصي ولقبها ، على سبيل المثال: عزيزي السيدة جونسون. إذا كنت غير متأكد من جنس المستلم ، فاستخدم الاسم بالكامل. يمكنك تضمين فاصلة أو نقطتان بعد التحية أو حذف أي علامات ترقيم.
الجسم
اترك سطرًا فارغًا بعد التحية. مساحة واحدة واليسار تبرير الفقرات في نص الرسالة. تحتوي معظم الحروف على ثلاث فقرات على الأقل. في الفقرة الأولى ، أدخل الغرض من الرسالة. إذا كنت تستجيب لإعلان وظيفي ، فقم بتسمية المركز وتحديد مصدره. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "موقف مدير التسويق المعلن على الإنترنت يصف بدقة مهاراتي وقدراتي".
تحتوي الفقرتان الثانية والثالثة على تفاصيل محددة تدعم هذا الغرض. على سبيل المثال ، إذا كنت تشكو من منتج أو خدمة ، فعليك بتضمين تاريخ الشراء ورقم الفاتورة وسبب عدم رضاك.
استخدم الفقرة الأخيرة لتكرار الغرض والاستجابة المتوقعة. على سبيل المثال ، writie "يرجى الاتصال بي شخصيا إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات بشأن خط منتجاتنا الجديد. وإنني أتطلع إلى خدمة احتياجاتك التجارية المراسلات لسنوات عديدة قادمة." اترك سطرًا فارغًا بين كل فقرة.
إغلاق
اترك سطرًا فارغًا بعد الفقرة الأخيرة من الرسالة. اختتام الرسالة مع إغلاق تكميلية مناسبة مثل Sincerely ، تفضلوا بقبول فائق الاحترام على التوالي أو لوردية. إذا اتبعت علامة النقطتين أو الفاصلة التحية ، فأدخل فاصلة بعد الإغلاق. اترك ثلاثة إلى أربعة أسطر فارغة للتوقيع الخاص بك. نهاية بالتوقيع والعنوان المكتوب على الآلة الكاتبة ، على سبيل المثال ، John Stewart ، مدير المبيعات.
