كل شركة لديها قواعد مختلفة حول الاجتماعات. يتبع البعض عملية غير رسمية ، في حين أن البعض الآخر يحتاج إلى هيكل أكثر رسمية. بصفتك مديرًا أو مالكًا للأنشطة التجارية ، من المهم معرفة كيفية إجراء وانهاء الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية. سيؤدي ذلك إلى تحسين الاتصال ويؤدي إلى نتيجة أكثر إنتاجية.
ماذا يعني تأجيل الاجتماع؟
مصطلح "تأجل" يأتي من الكلمات اللاتينية ميلادي (إلى و Diurnus (اليومي). على الرغم من أن العديد من الأشخاص يستخدمون المصطلح بالتبادل مع الدعوة إلى إنهاء الاجتماع ، فإن "تأجيل" يعني في الواقع نقل اجتماع ، أو بند جدول أعمال ، إلى يوم آخر. على سبيل المثال ، قد يقوم أعضاء مجلس إدارة الشركة بتأجيل اجتماع عندما يكون من غير الممكن ببساطة مناقشة القضايا المطروحة لأن المعلومات الأساسية مفقودة. يعني "التأجيل" أن الاجتماع سيُستأنف لاحقًا عندما يكون الجميع مستعدين لمناقشة القضية المعنية. إنها ليست مثل إنهاء اجتماع أو اختتامه ، عندما يتم حل جميع المشكلات.
ما هي قواعد عملية الاجتماعات؟
وتتبع بعض المنظمات ، لا سيما المحاكم القانونية والجامعات والوكالات الحكومية والمنظمات الكبيرة القواعد الموضوعة لإجراء الاجتماعات الرسمية. بموجب قواعد النظام لروبرت المنقحة حديثًا ، على سبيل المثال ، يمكن لأي شخص تمرير اقتراح لتأجيل اجتماع في ظروف معينة ، على سبيل المثال:
- في حالة عدم اكتمال النصاب
- كما هو موضح في القوانين الداخلية للمنظمة
- عندما يصل أعضاء مجلس الإدارة إلى نهاية جدول الأعمال
- في حالة الطوارئ أو الخطر المباشر ، مثل أجهزة الإنذار بالحريق تنطلق في المبنى.
في حين أنه من غير المحتمل أن تتبع الشركات الصغيرة قواعد روبرت ، إلا أنها توفر إطارًا بسيطًا لتأجيل اجتماع "رسميًا".
إجراءات تأجيل الاجتماع
يمكن تأجيل الاجتماع إما في البداية أو في أي مرحلة. إذا كنت رئيسًا ، فضع خطة لضمان سير كل شيء بسلاسة. بعد مناقشة جدول الأعمال ، تحقق مما إذا كان أي شخص يرغب في تقديم طلب لتأجيل الاجتماع. اسأل عن أحدهم بالقول "هل أسمع اقتراح للتأجيل؟" يجب أن يحدد الاقتراح بالتأجيل بوضوح موعد وتاريخ الاجتماع التالي وأي أمور طارئة تتطلب عقد جلسة خاصة قبل الاجتماع العام القادم. بموجب قواعد روبرت ، يجب أن يتم إقرار الاقتراح ولا يمكن تعديله أو مناقشته.
يمكن تأجيل الاجتماع بدون اقتراح إذا كان النصاب غير موجود أو في حالة الطوارئ. في حال كان هذا اليوم عطلة رسمية ، يمكن تأجيل الاجتماع حتى يوم العمل التالي ، في نفس الوقت والمكان. يتبع الاجتماع المؤجل نفس ترتيب النشاط مثل الاجتماع الأصلي. في الملاحظات الختامية ، قد يناقش الرئيس اليوم والوقت للاجتماع التالي. يمكنه أيضًا تقديم معلومات الاتصال ، وشكر المشاركين وتذكيرهم في اللحظة الأخيرة. في حالة التأجيل لمدة 90 يومًا أو أكثر ، سيحصل كل مشارك على إشعار بالتاريخ والمكان.
تأجيل اجتماع رسمي أقل
ليست كل الاجتماعات رسمية. لذلك ، لا تتطلب كل الاجتماعات اقتراحًا للتأجيل. اجتماعات المبيعات هي مثال جيد.وهي بالتأكيد مهمة ، ومن المتوقع حضور جميع مندوبي المبيعات. لكن الغرض من اجتماعات المبيعات هو أن يقوم مدير المبيعات بنقل المعلومات إلى الموظفين ، وربما يقدم النصائح والتشجيع ، أو توجيه اللوم إلى أولئك الذين لم يصلوا إلى الأهداف أو فشلوا في تحويل الأوراق المطلوبة. ومع ذلك ، لن يكون هناك تصويت أثناء الاجتماع ، لأن رأي مدير المبيعات هو الذي يهم. بعد عقد اجتماع حيث يكون شخص واحد هو المسؤول ، سيكون من السخيف أن نطلب تقديم اقتراح. قد يسأل مدير المبيعات عما إذا كانت هناك أية أسئلة ، وبعد الإجابة عليها ، قل ببساطة ، "هذا كل ما أردت أن أغطيه اليوم. خذ بعض هذه الكتيبات الجديدة عند مغادرتك واستخدمها لتوضيح الفوائد الرائعة لهذا المنتج الرائع!"
وتعتبر الاجتماعات التي يجتمع فيها المديرون لمناقشة المشاكل والحلول مثالاً آخر. ليس لدى المدراء الوقت الكافي لعقد اجتماع رسمي مع الاقتراحات والثواني ، ولا يحتاجون إلى واحد. إنهم يعرفون ما يدور حوله الاجتماع ، لذا لا توجد خطة ضرورية. لا أحد يأخذ دقيقة. سيستمرون في مناقشة هذه القضايا في الاجتماع القادم ، وبالتالي يمكنهم تأجيل الاجتماع. لكن نهاية رسمية للاجتماع ستكون غير ملائمة وغير مناسبة. هناك احتمالات ، سيتم جدولة الاجتماع لفترة زمنية محدودة ، مثل 30 أو 60 دقيقة. عندما يحين الوقت ، سيقول شخص ما ، "دعونا ننتقي هذا النقاش في الشهر القادم" بينما يقوم آخرون بإخراج الباب للعودة إلى العمل.
