سواء كنت تمتلك شركة إنشاءات جديدة أو كنت ترغب فقط في محاولة جذب عملاء جدد لشركتك ، فإن إرسال رسالة ترويجية عبر البريد الإلكتروني هو أسلوب مبيعات حكيم. لكي تظهر على أنها جديرة بالثقة ومحترفة بقدر الإمكان ، يجب أن يتبع رسالتك صيغة الرسالة التجارية المناسبة وتقنيتها. اعتمادا على المتلقي (العميل ، المستثمر أو المقرض) من الرسالة ، قد تحتاج إلى تخصيص كل واحد لتحقيق أفضل انطباع ، على الرغم من أن كل رسالة يجب أن تتضمن نظرة عامة على خدمات التشييد التي تقدمها.
أنشئ رأسًا يتضمن اسم نشاطك في الإنشاء ، والعنوان ورقم هاتف العمل وعنوان البريد الإلكتروني. مساحة مزدوجة أسفل الرأس واكتب التاريخ الحالي.
مساحة مزدوجة واكتب اسم المستلم ، وعنوان وظيفته (إن وجد) ، واسم شركته وعنوانه ، وكلها مظللة لليسار ومتباعدة بمسافة واحدة.
اكتب تحية رسمية ، تحية المستلم بالاسم (أي "عزيزي السيدة سميث"). حتى إذا كنت ترسل نُسخًا متعددة من نفس الحرف ، فستكون لديك انطباعًا أفضل واتصالًا شخصيًا عن طريق تخصيص الوقت لمعالجة كل مستلم.
اكتب فقرة تمهيدية من فردين إلى ثلاثة أجزاء تبدأ بجزء المعلومات الأكثر إثارة. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري يعرض خصمًا كبيرًا على خدمات التسقيف ، أو أكمل مؤخرًا مشروع بناء ملحوظًا للمجتمع ، أو بدأ مؤخرًا تقديم خدمة مثل تثبيت المرافق التي لم تكن متوفرة من قبل ، فامنح المتلقي هذه المعلومات على الفور جذب انتباههم.
اكتب نص رسالة الغلاف ، واشرح مزيدًا من التفاصيل حول ترويجك. إذا لم يكن المتلقي على دراية بأعمال التشييد الخاصة بك ، قم بتقديم ملخص من 1 إلى جملتين للخدمات التي تقدمها. على الرغم من أنك تحاول على الأرجح إجراء نوع من البيع مع رسالتك ، احتفظ بهذا القسم من الرسالة الذي يركز على كيفية مساعدة شركتك للمستلم بدلاً من ذلك.
اكتب فقرة ختامية تشتمل على عبارة تحث على اتخاذ إجراء ، موضحة الخطوة التالية. على سبيل المثال ، إذا كنت تحتفظ ببيع عند إعادة التصميم ، فذكر التواريخ. إذا كنت تقدم خدمة جديدة تعتقد أن المتلقي يحتاج إليها ، فشرح كيف ستتصل بك بعد ذلك لمناقشة هذا الأمر. أشكر المتلقي لوقته وتنتهي بإغلاق رسمي (أي "بصدق"). اكتب اسمك والمسمى الوظيفي مزدوج متباعد أسفل الإغلاق.
أشر إلى أي كتيبات أو نشرة مرفقة مزدوجة متباعدة تحت اسمك مع عدد المستندات المرفقة بين قوسين. على سبيل المثال: "مرفقات (3)."
