تستخدم العديد من الشركات أنظمة المخزون في عمليات الإنتاج أو البيع بالتجزئة لإدارة مستويات المخزون. قد يكون المخزون واحدًا من أهم الأصول التي تمتلكها الشركة وأنظمة إدارتها توفر الأساس لتلبية طلب العملاء. يقع كل نظام جرد ضمن نطاق محدد ولديه بعض القيود التي يجب على الإدارة فهمها من أجل اختيار أفضل نظام للشركة.
نظم الجرد
توفر أنظمة الجرد أساسًا لتسجيل المبيعات والمشتريات. والكمية لكل عنصر في نهاية الفترة المحاسبية. نظامي المخزون الأساسي هما النظام الدوري والنظام الدائم. يسجل النظام الدوري المخزون فقط في نهاية كل فترة ، تاركاً الرصيد دون تغيير طوال الفترة. نظرًا لأن حساب الجرد يستغرق وقتًا ، فمن الأرجح أن تستخدم الشركات الصغيرة النظام الدوري. في المقابل ، يعمل النظام الدائم على تعديل رصيد المخزون في كل مرة تحدث فيها معاملة ، مثل شراء المخزون أو البيع ، ويقدم معلومات في الوقت الفعلي.
نطاق نظم الجرد
يمكن أن يغطي نطاق نظام الجرد العديد من الاحتياجات ، بما في ذلك تقييم المخزون وقياس التغير في المخزون والتخطيط لمستويات المخزون المستقبلية. توفر قيمة المخزون في نهاية كل فترة أساسًا لإعداد التقارير المالية في الميزانية العمومية. يسمح قياس التغير في المخزون للشركة بتحديد تكلفة المخزون المباع خلال الفترة. هذا يسمح للشركة بالتخطيط لاحتياجات المخزون في المستقبل.
حدود النظام الدوري
تتضمن قيود النظام الدوري عدم معرفة عدد الجرد الدقيق في منتصف الفترة وتشغيل مخاطر المخزونات. مع النظام الدوري ، تعرف الشركة مستوى المخزون على وجه اليقين فقط عندما تقوم بحساب المخزون فعليًا في نهاية كل فترة. على مدار هذه الفترة ، تأخذ الشركة طلبات العملاء دون معرفة العدد الدقيق للجرد أو ما إذا كانت المنتجات كافية لتلبية طلب العملاء.
حدود النظام الأبدي
تشمل القيود المفروضة على نظام الجرد الدائم شعورًا كاذبًا بالموثوقية والاعتماد على دخول الإنسان. على الرغم من تحديث النظام الدائم في كل مرة تدخل فيها المعاملة النظام ، فقد ينقصها معلومات تتعلق بالوحدات المسروقة أو التالفة أو المفسدة. ولا تزال الشركة غير مدركة للسرقة أو النفايات ، المعروفة باسم الانكماش ، إلى أن تقوم بإجراء العد المادي مرة واحدة على الأقل كل عام. والقيد الآخر هو أن الموظف قد يدخل بيانات بطريقة غير صحيحة ، حيث يقدم معلومات غير دقيقة يمكن أن تؤثر على عملية اتخاذ القرار.
