كيفية الاحتفاظ بسجلات للأعمال التجارية الصغيرة

إذا كنت تدير شركة صغيرة ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بالسجلات من أجل الحفاظ على حالة شركتك. حتى إذا اخترت عدم دمج شركتك الصغيرة ، فمن المنطقي أن تحتفظ بسجلات الأعمال. إذا كنت ترغب في بيع عملك أو تتبع ما قمت به في الماضي ، فستحتاج إلى بيانات مرجعية. فيما يلي كيفية الاحتفاظ بسجلات لنشاط تجاري صغير.

العناصر التي ستحتاجها

اثنين من المجلدات ثلاثة عصابة
علامات التبويب الفهرس لكل الموثق
الوصول إلى الإنترنت

شراء اثنين من الموثقات ثلاثة عصابات وعلامات التبويب الفهرس. سوف تستخدم وثيقة واحدة لسجلاتك الرسمية (تلك التي يطلبها مكتب وزير الخارجية من أجل الحفاظ على حالة شركتك التجارية) والأخرى لسجلات الأعمال اليومية.

البحث في السجلات التي تحتاج إلى الحفاظ عليها في الموثق الرسمي. انتقل إلى موقع ويب وزير الخارجية للحصول على قائمة بالسجلات المطلوبة بموجب القانون. تتطلب معظم الولايات الاحتفاظ بالحد الأدنى من السجلات التالية في الموثق الرسمي: مواد التأسيس أو التنظيم ومحاضر الاجتماعات والقرارات والشهادات وختم الشركة.

تحديد السجلات الإضافية التي يجب الاحتفاظ بها. سيتم الاحتفاظ بهذه السجلات في الموثق الثاني. فيما يلي أمثلة للسجلات التي يجب الاحتفاظ بها في سجلات السجلات: * سجلات المحاسبة التطبيقات والتصاريح العقود التي أبرمتها الشركة سياسات التأمين التي تحتفظ بها الشركة شهادات العضوية أسماء وعناوين جميع الأعضاء أو المساهمين ومصالحهم أسماء الضباط اتفاقية التشغيل أو اللوائح أو أي تعديلات معاملات الأسهم * إيداعات الدولة (مثل التقارير السنوية)

تسمية علامات التبويب الفهرس. إنشاء علامات فهرسة لكافة السجلات التي ستحتفظ بها في كل ملف.

ضع السجلات خلف علامات تبويب الفهرس المقابلة لها. قم بالفرز من خلال كل الأوراق الخاصة بك ووضع سجلات الأعمال خلف كل علامة تبويب مقابلة. سيجعل إبراز علامات التبويب الفهرس من السهل العثور على السجلات التي تحتاجها.

قم بتوثيق قرارات الأعمال أثناء حدوثها. قم بإنشاء مسار ورقية لكل قرار ومعاملة يقوم بها نشاطك التجاري الصغير. الاحتفاظ بسجل مكتوب من القرارات التجارية ، سواء مع دقائق للاجتماعات الرسمية وتسجيل غير رسمي للقرارات التي اتخذت في إدارة الشركة يوما بعد يوم. تأكد من تاريخ جميع السجلات.

حافظ على السجلات حتى الآن. إعداد الموثقات ليست سوى الخطوة الأولى. تحتاج إلى الحفاظ على المعلومات الحالية ، والاستمرار على ما لا يقل عن ثلاث سنوات من قرارات الأعضاء أو المساهمين.