معظم الشركات الحديثة لديها طرق إلكترونية أو محوسبة لتتبع ساعات عمل الموظفين. هذا ليس صحيحًا دائمًا بالنسبة للشركات الصغيرة ، ونادرًا للمقاولين المستقلين. من المهم أن تتعقب بدقة ساعات عمل الموظف لغايات المرتبات بالإضافة إلى السجلات الضريبية. ابحث عن النظام الذي يناسبك والتزم به باستمرار على مدار العام للحصول على أفضل وأدق السجلات.
دراسة طرق التتبع المختلفة وتحديد أيها الأفضل للعمل في مكان عملك. العديد من الشركات الصغيرة جدا تحصل عليها من خلال سجل العمل الورقي ، مع ورقة كل أسبوع عقد في الموثق الدائري. إذا كان لديك جهاز كمبيوتر في الموقع ، فقد ترغب في استخدام برنامج Excel المصمم لتسجيل كشوف المرتبات. اختر الطريقة الأسهل للجميع لاستخدامها باستمرار.
اكتب جميع القواعد حول ساعات التتبع وقم بنشرها في مكان بارز. قم بتضمين تفاصيل حول ما يجب القيام به إذا كنت تقوم بالتسجيل في وقت مبكر أو متأخر ، سواء كنت ستستخدم وقتًا عسكريًا أو مدنيًا ، وقواعد تقريب الدقائق وأي لوائح أخرى ترغب في فرضها.
احتفظ بملف حفظ السجلات حيث يستطيع الجميع الوصول إليه. حافظ على رابط مع جداول زمنية على رف في المكتب ، أو فوق السجل الرئيسي. السماح للجميع بالوصول إلى جهاز الكمبيوتر باستخدام برنامج Excel أو إلى جداول الوقت إذا تم نقلهم إلى البرنامج بواسطة أحد المديرين.
تحقق من طريقة التتبع الخاصة بك على أساس أسبوعي لتسجيل مجموع الساعات لكل موظف. ابحث عن أخطاء في حفظ السجلات ، مثل نسيان الموظفين تسجيل الدخول أو الخروج ، وتنفيذ طرق لتصحيح هذه المشكلات.
