وتصف سياسة كشوف المرتبات عملية كشوف المرتبات فيما يتعلق بإدارة المرتبات وضبط الوقت وجداول المرتبات وطرق الدفع. تضمن الإجراءات الموثقة عملية موافقة واضحة ومحددة ، وأنشطة كشوف المرتبات الفعالة ، وتوافر النماذج والضوابط المناسبة. تستطيع المنظمة التي لديها سياسات وإجراءات ثابتة لتحديد الرواتب أن تضمن للموظفين دفع الرواتب والأجور بشكل دقيق وفي الوقت المناسب.
الدلالة
الرواتب هي واحدة من أكبر النفقات في أي منظمة. تضع سياسة كشوف المرتبات الضوابط والأرصدة الداخلية للتحكم في هذه النفقات وحمايتها. إنه يقلل من حدوث الأخطاء واحتمال الغش. في الشركات الكبيرة ، تنطوي عملية كشوف المرتبات على الكثير من الوقت والموارد. تؤدي إجراءات كشوف المرتبات إلى خلق كفاءات من حيث جمع الوقت ومعالجة المستندات وإدخال البيانات والدفع وحفظ السجلات. من خلال دمج الأتمتة والتقدم في تكنولوجيا الأنظمة ، يمكن أن تكون الإجراءات فعالة من حيث التكلفة وتوفر أموال الشركة.
غرض
تضمن سياسة الرواتب أن يحصل الموظفون دائمًا على الأجر الصحيح في الوقت المناسب. ويضمن أن تلتزم الشركة بالقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية ، وخاصة تلك التي تشير إلى الضرائب ، والرعاية الطبية ، والضمان الاجتماعي ومعايير العمل العادلة. سيساعد الامتثال للتشريع الشركة على تجنب دفع الغرامات. كما تدعم إجراءات كشوف المرتبات تنفيذ هياكل وأنظمة التعويضات المقررة وميزانيات الإدارات واتفاقات المساومة الجماعية.
المميزات
تحدد سياسة كشوف المرتبات مسؤوليات ومسؤوليات موظفي ومديري الرواتب. بما أن الرواتب تتضمن معلومات سرية ، يجب أن تحدد السياسة مستويات الوصول والأمان. كما يحدد التدريب المطلوب من قبل مجموعات الموظفين المختلفة. توضح إجراءات كشوف المرتبات العملية من وقت توظيف الموظف. وهي تشمل أنشطة كشوف المرتبات والنماذج اللازمة لتجهيز الموظفين الجدد وتغييرات التوظيف وتحديث المعلومات والمدفوعات الخاصة والاستقطاعات والإبلاغ عن الوقت والإنهاء.
الاعتبارات
لتقليل مخاطر الاحتيال ، يجب أن تتضمن سياسة كشوف المرتبات الضوابط الداخلية. أحد أشكال الرقابة هو الفصل بين الواجبات. على سبيل المثال ، إذا كان هناك موظفان متورطان في معالجة كشوف المرتبات ، فسيقوم أحدهما بإعداد مستندات الرواتب بينما يقوم الآخر بالتصديق والموافقة. يجب على سلطة الموافقة مراجعة جميع معلومات الأجور والإجازات. يمكن لمجموعة أو قسم آخر مثل المحاسبة مراجعة معاملات كشوف المرتبات. كما يجب أن تحمي إجراءات كشوف المرتبات سرية معلومات كشوف المرتبات ، مع ضمان أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إليهم.
المسؤوليات
قسم الرواتب هو المسؤول عن إدارة تدفق العمل الرواتب لضمان تجهيز كشوف المرتبات فعالة وفي الوقت المناسب. ويحدد جداول الرواتب والمواعيد النهائية لتقديم وثائق الرواتب. تعيين الموظفين المكلفين بالرقابة والتحكم في الوصول إلى المعلومات في نظام كشوف المرتبات. يقومون بإدخال المعلومات في النظام وإجراء التغييرات كما هو مطلوب. يجب على المديرين التأكد من اكتمال وثائق الرواتب المطلوبة وإعادة توجيهها في غضون الأسطر الزمنية المحددة. الموظفون مسؤولون عن مراجعة المدفوعات والخصومات ، وتقديم المشورة لقسم الرواتب في أي اختلافات. كما يجب عليهم تحديث معلوماتهم باستمرار.
