من المستغرب أن تشعر بخيبة أمل للحصول على رفض رسمي من أي نوع. لكن تذكر ، يمكن الاستئناف فقط حول أي قرار ، وهذا يعني أن يطلب من الطرف صاحب القرار أن يأخذ نظرة أخرى ويعيد النظر في قراره. إن الطريقة التي تكتب بها خطاب إعادة النظر الخاص بك وتسمى أيضا خطاب الاستئناف لها علاقة كبيرة بما إذا كان سيتم تلبية طلبك أو حتى الحصول على لمحة ثانية.
كن موجزا ومباشرة
الناس الذين يتخذون قرارات كهذه كل يوم يكتظون بالاتصالات ، بما في ذلك العديد من رسائل إعادة النظر. لذا فإن انطباعهم الأول عن خطابكم يمكن أن يؤثر على شعورهم حيال طلبك قبل أن يقرأوه. إذا كانت مزدحمة بفقرات طويلة ، فإنها تشعر بالضجر منذ البداية. وربما تدفعه إلى أسفل الكومة. لتحقيق أفضل انطباع:
- حافظ على رسالتك إلى صفحة واحدة.
- اكتب فقرات قصيرة.
- استخدم النقاط لتيسير قراءتها.
استخدم نمط الأعمال المناسب
رسالة إعادة النظر ، أو رسالة إعادة ، أمر مهم ، وبالتالي يتطلب تنسيق الأعمال الرسمية والأسلوب. ضع هذه النقاط في اعتبارك عند إعداد رسالتك:
استخدم تنسيق الحظر: تعد الأشكال المحظورة والبادئة هي الأكثر استخدامًا في رسائل الأعمال. في شكل كتلة ، كل خط هو اليسار اليسار. يشار إلى الفقرات بمسافة سطر إضافية بدلاً من المسافات البادئة. على الرغم من أنه يمكنك استخدام أي منهما ، فإن نمط الكتلة يجعل نقاط التعداد تبرز لأن كل نسخة أخرى تبقى في اليسار.
ابدأ بعنوانك: تخطي عنوانك إذا كنت تستخدم ترويسة. بخلاف ذلك ، اكتب عنوانك على سطرين: عنوان الشارع على السطر الأول والمدينة والولاية والرمز البريدي على السطر الثاني. تهجِّم كلمات مثل "الشارع" و "الطريق" وحالتك. لا تدرج اسمك في هذا القسم.
أضف التاريخ: تخطي سطر واحد وإضافة تاريخ اليوم إذا كنت سوف ترسل رسالتك اليوم أو غدا. إذا كنت ترسلها إليه لاحقًا ، فقم بتأجيلها عندما تقوم بإرسالها بالبريد. أو قم بتغيير التاريخ قبل الطباعة وإرساله بالبريد. وجود تاريخ حالي يشير إلى أن رسالتك مهمة. إذا كان عمره أسبوعًا قبل أن يراه صانع القرار الخاص بك ، يبدو وكأنه أخبار قديمة لا يمكن أن تكون مهمة جدًا.
أضف معلومات المستلم: تخطي سطر واحد بعد التاريخ واستخدم أكبر عدد ممكن من الخطوط لتضمين جميع المعلومات ذات الصلة بالمستلم ، بما في ذلك الاسم الرسمي والعنوان الكامل والدقيق واسم وعنوان النشاط التجاري.
مثال على كتابة رسالة إعادة توجيه إلى القاضي:
معالي جون ه. كرانستون
المحكمة الجزئية (أو أيا كان الاسم الكامل للمحكمة)
عنوان الشارع للمحكمة
المدينة ، الرمز البريدي للدولة (لا توجد فاصلة بين الحالة والرمز البريدي)
مثال كتابة خطاب إعادة توجيه إلى الكلية:
السيدة ميريديث ب. جونستون
عميد الطلاب
كلية ميلبرت
عنوان الشارع
المدينة والولاية والرمز البريدي
تحية رسميا: استخدم الاسم الرسمي الكامل من وثيقة الرفض. على سبيل المثال ، "عزيزي القاضي Cranston:" أو "عزيزي عميد Johnston:" لاحظ أن التحية ينتهي مع النقطتين.
واثق ، لا متكبر: يمكن أن تكون النغمة التي تتخطاها في كتابة خطاب إعادة التشكل عاملاً حاسماً. لا تأخذ نغمة عدائية ، غاضبة أو متفوقة. تهدف إلى بث الثقة في طلبك ، ولكن التواضع في الطلب.
الدولة طلبك حتى الجبهة
خطاب إعادة التشكيل ليس المكان المناسب لفتح ذكي. يريد صانعو القرار أن يعرفوا ما هي رسالتك. فمثلا:
"أنا أكتب لأطلب منكم إعادة النظر في قراركم في القضية رقم 4325671 ، التي قدمت في (الشهر ، اليوم ، السنة). هذا القرار مرفق بهذه الرسالة لراحتك".
إن إرفاق نسخة من خطابك أو وثائق قرارك يجعل من السهل على المستلم الرجوع إلى تفاصيل حالتك دون الحاجة إلى البحث عنها. كما يقلل أيضًا من احتمالية تعيينهم لرسالتك جانباً أثناء البحث عن مستندات الحالة الخاصة بك.
إضافة أي معلومات جديدة
إن أفضل فرصة لك في إعادة النظر في الرفض والعكس هو إذا كان لديك معلومات جديدة في خطاب إعادة الاتصال الذي لم يتم تقديمه في وقت اتخاذ القرار الأول. أوضح أن هذه معلومات جديدة واشرحها باختصار ، ولكن يسهل فهمها. على سبيل المثال ، إذا كنت قد أزيلت من المدرسة بسبب مخالفة القواعد ، أو اتهمت بارتكاب جريمة في المحكمة:
"لدي معلومات جديدة تؤثر على هذه الحالة:
- لقد تقدم أحد الشهود بالأدلة التي تضعني بعيداً عن مكان حدوث الأنشطة المعنية.
- ويرد بيان الشهود المحلف عليه وتوثيقه ".
التذرع بعقلانية ، وليس عاطفيا
إذا لم تكن لديك معلومات جديدة ، حاول أن تعطي القضية مائلة جديدة أو تطلب إعادة النظر فيها بشكل مختلف. يحصل الأشخاص الذين يتخذون هذه القرارات الصعبة على العديد من خطابات إعادة السؤال التي تطالب بإعادة النظر في القرارات. لقد سمعوا كل عذر ونداء يمكن تصوره من قبل. لماذا يجب أن تكون استثناء؟ تجنب التعبير عن المصاعب أو الخراب. كل شخص مرفوض ينزعج ، لكن هذا ليس سبباً وجيهاً لصدور القرار. على سبيل المثال ، في حالة رفض القبول بالكلية ، بدلاً من:
"سأكون الوحيد في العائلة من ثلاثة أجيال لا أحضر كلية ميلبرت."
اذكر حالتك بعبارات أكثر عقلانية وقم بتوجيه الفوائد للمدرسة:
' اثنا عشر فرداً من عائلتي فخورين بكلية ميلبرت ، وثلاث مساهمات دائمة تعود بالنفع على جميع الطلاب:
- تأييد بناء برج القوس.
- جمع التبرعات لتوسيع قسم البيولوجيا.
- رئاسة مسابقة فولتون الشعرية السنوية.
أنا أيضًا أريد إضافة مساهماتي إلى كلية ميلبرت. ولهذه الأسباب ، أعتقد أن وضعي كمتقدم للتقادم يجب أن يعطى مزيدًا من الدراسة ".
إغلاق خطاب إعادة النظر الخاص بك
قم بإنهاء رسالة إعادة النظر الخاصة بك مع شكر سريع. أضف إغلاقًا رسميًا وأشر إلى تضمين المرفقات. فمثلا:
شكرا لأخذ الوقت والجهد لاعادة النظر في قراري.
بإخلاص،
(تخطي أربعة خطوط لتوقيع اسمك)
اسمك الكامل
العنوان ، إذا كان ذلك مناسبًا
(تخطي سطر واحد)
المرفقات: وثائق قرار المحكمة
استخدم برنامج القواعد النحوية والإملائية للتحقق من أي أخطاء وتصحيحها. قم بطباعة رسالة إعادة النظر وقم بتوقيعها وإرسالها بالبريد على الفور.
