هناك أوقات تحتاج فيها أنت وموظفوك إلى بضعة دولارات نقدًا لدفع نفقات الأعمال البسيطة. قد تحتاج إلى شراء بعض اللوازم المكتبية ، أو دفع ثمن كعكة في عيد ميلاد أحد الأشخاص أو ببساطة العثور على تغيير بسيط لمقعد وقوف السيارات ، على سبيل المثال. معظم الشركات تستخدم المصروفات النثرية لذلك ، ومراقبة المدفوعات في دفتر المصروفات النثرية. ستحتاج إلى تعيين مدير المصروفات النثرية ، وعادة ما يكون محاسبًا أو محاسبًا أو مشرفًا آخر للإشراف على العمليات وجمع الإيصالات ، إذا لزم الأمر. يجب على كل موظف يرغب في الشراء أن يمر من خلال هذا الممثل ، بدلاً من ترك صندوق المصروفات النثرية أو القصدير مفتوحًا لكل موظف.
شراء دفتر مفحوص - قد يكون جهاز كمبيوتر محمول صغير بحجم دفتر اليومية الأفضل لأنه يمكن أن يتناسب مع صندوق المصروفات النثرية. تسمية دفتر الملاحظات مع تاريخ البدء واسم الشركة ومعلومات الاتصال "إذا فقدت ، الاتصال". ارسم ثلاثة خطوط عمودية أسفل الصفحة الأولى من دفتر الملاحظات. تسمية الأعمدة الأربعة الناتجة التاريخ ، الشراء ، المبلغ والرصيد. يمكنك الاستمرار في ذلك في جميع أنحاء دفتر الملاحظات عند بدء دفتر المصروفات النثرية أو الاعتماد على الشخص الذي يبدأ صفحة جديدة لمواصلة التنسيق.
أدرج رصيد البداية على السطر الخاص به مع التاريخ المسجل. تحت عمود "الشراء" ، قم بتسمية "بداية التوازن". سيتم تسجيل أول عملية شراء في السطر الثاني.
ضع مبلغ البداية من المصروفات النثرية في الصندوق أو القصدير مع دفتر الملاحظات.
لإجراء عملية شراء ، اطلب من الموظف أن يقترح على المحاسب أو المدير ما يحتاج إليه ولماذا. يجوز للمحاسب أو المدير قبول الفكرة أو رفضها. إذا قبلت ، يتم منح الموظف الوصول إلى دفتر المصروفات النثرية وصندوق أو قصدير.
اطلب من الموظف إرسال إيصال بمجرد إجراء عملية الشراء. احتفظ بجميع الإيصالات معًا ، وتم تثبيتها بمشبك ورق ، في صندوق النقود الصغيرة أو في كتاب. إزالة الإيصالات الشهرية والملف.
إضافة نقدية إضافية إلى صندوق المصروفات النثرية عن طريق السحب من حساب الشركة. يقرر مراقب المصروفات النثرية ، مثل محاسب أو مدير ، مقدار المبلغ الذي يجب الاحتفاظ به في المصروفات النثرية ، وعادة ما يكون أقل من 100 دولار.
نصائح
-
احتفظ بكتاب المصروفات النثرية والصناديق والقصدير في مكان آمن ، مثل مكتب المحاسب أو المدير أو المكتب. لا تتركها في منطقة مشتركة ، مثل غرفة الطعام أو منطقة الاجتماعات. الاحتفاظ بمشتريات المصروفات النثرية صغيرة ، لنفقات مثل البريد ، وقوف السيارات متر أو إمدادات حزب.
تحذير
لا تسجل المشتريات الكبيرة في دفتر المصروفات النثرية. يجب أن يتم احتسابها في دفتر النقدية الرئيسي.
