تتمتع الشركات بدورتين تجاريتين رئيسيتين: دورة الإيرادات ودورة الإنفاق. حسابات الدائنين الكاملة هي جزء من دورة الشراء والمصروفات الأكبر. إنها تتكون من مجموعة كاملة من الأنشطة المحاسبية اللازمة لإتمام الشراء بمجرد تقديم الطلب واستلام المنتج أو الخدمة. تستلزم الدورة الكاملة للحسابات الدائنة مطابقة المستندات والموافقة على الفواتير وإصدار الشيكات وتسديد المدفوعات.
نصائح
-
يمكن أن تشير حسابات الذمم الدائنة الكاملة إلى العملية الكاملة لاستلام الفاتورة والتحقق منها ودفعها ، أو وضع الوظيفة الذي يستلزم المسؤولية عن العملية بأكملها.
دورة حسابات الدفع
يتم تضمين ثلاث وثائق رئيسية في عملية الحسابات الدائنة: أمر شراء وتقرير استلام وفاتورة بائع.
- عندما تكون الشركة على استعداد لإجراء عملية شراء ، سيقوم قسم المشتريات بإرسال أمر شراء إلى بائع. هذه الوثيقة تفاصيل البضائع المطلوبة والسعر والكمية. يقوم أمر الشراء بتشغيل البائع لإرسال البضائع.
- وبمجرد استلام الشركة للبضاعة ، يقوم قسم الاستلام بإكمالها تلقي تقرير. يوثق هذا التقرير البضائع الدقيقة الواردة في الشحنة. إذا كانت الشحنة تحتوي على أي عناصر تالفة ، فإن الموظف يلاحظها في التقرير.
- البائع يرسل فاتورة بائع طلب دفع ثمن السلع أو الخدمات المقدمة. يتم إرسال هذا المستند إلى الحسابات المستحقة الدفع ويطلق عملية الدفع.
إجراءات حسابات الدفع
يتم إنشاء شركة حسابات يتم تشغيلها بشكل جيد إجراءات محددة بعناية لتوجيه عملية الحسابات الدائنة ، من أجل منع الأخطاء واكتشافها عند حدوثها. ويمكن أن تؤدي نفس الإجراءات إلى ردع وكشف التزييف المتعمد وكشف أثر تدقيقي لاستخدامه لاحقًا في حالة حدوث تعارض لا يمكن كشفه. تختلف تلك الإجراءات بين الشركات والإدارات ، ولكنها تتبع بشكل عام نمطًا مشابهًا:
- بعد استلام فاتورة البائع ، يقوم فريق الحسابات الدائنة بإجراء مباراة ثلاثية من خلال مقارنة المعلومات الواردة في أمر الشراء مع تلك الموجودة في تقرير الاستلام وفاتورة البائع ، للتأكد من أن المعلومات متناسقة.
- إذا كانت الحسابات الدائنة يمكن أن تتحقق من أن البضائع الواردة في فاتورة البائع قد تم طلبها واستلامها من قبل الشركة الفاتورة معتمدة لمعالجة الدفع. يتم ذلك من خلال قسيمة أو توقيع أو ختم.
- إذا كانت هناك اختلافات - إذا كانت الكمية المستلمة لا تتطابق مع الكمية المطلوبة والفاتورة ، على سبيل المثال ، أو إذا كان المنتج غير مرتب كما تم طلبه ، فستحاول الحسابات المستحقة القبض تعقب مصدر هذه المشكلة بواسطة متابعة حسب الحاجة مع الجهة المستلمة أو البائع أو المستخدم النهائي الذي قدم الطلب.
- في الشركات الكبيرة ، تتم معالجة المدفوعات الفعلية من قبل وزارة الخزانة. ومع ذلك، حسابات الدفع هي المسؤولة عن إصدار المدفوعات في معظم الشركات الصغيرة. بعد إرفاق فاتورة ، ترسل الحسابات الدائنة الوثائق الموثقة مع شيك إلى جهة تسجيل شركة.
- بعد أن يوافق مدقق الشيكات ويوقع ، فإن الحسابات المستحقة الدفع ترسل الشيكات و يمثل الفاتورة كما دفعت في النظام المحاسبي.
دورة كاملة حسابات الدفع
غالبًا ما يتم وصف أوصاف الوظائف المستحقة الدفع بأنها "دورة كاملة". هذا يعني أن حسابات الحسابات مستحقة الدفع مسؤولة عن كل جزء من عملية الدفع، بدلا من التخصص في واحد أو أكثر من المجالات المحددة. قد تشمل المسؤوليات المحتملة مطابقة ثلاثية ، ومراجعة تقارير المصروفات للتأكد من دقتها ، وتطبيق خصومات الدفع وإصدار المدفوعات للبائعين.
عندما يتم الإعلان عن هذه المواقف ، فإن إدارة الموارد البشرية أو المدير المسؤول عن الموظف سيحاول عادةً إنشاء أسئلة حول الحسابات المستحقة الدفع التي تقيس بدقة مدى إلمام مقدم الطلب بالعملية بأكملها ، وتحديد نقاط الضعف أو مناطق عدم الخبرة.
