يوفر نظام كشوف المرتبات الوسيط اللازم لصاحب العمل لمعالجة كشوف مرتباته. وطالما أن نظام كشوف المرتبات يلبي احتياجات كشوف المرتبات لدى صاحب العمل ، يمكن للأخير استخدام أي نظام يريده.
كتيب
يجب أن يتم اختيار نظام الرواتب اليدوي بعد المداولة الدقيقة. يتطلب هذا النظام أن يقوم شخص كشوف المرتبات بمعالجة كامل الرواتب باليد ؛ زيادة احتمال الأخطاء. يجب على أصحاب العمل الذهاب مع نظام الرواتب اليدوي فقط إذا كان لديهم عدد قليل من الموظفين. الجانب الإيجابي لهذا النظام هو أنه غير مكلف التنفيذ.
يمكن لأصحاب العمل شراء أوراق زمنية قياسية من متجر ثابت وجعل الموظفين يكملونها. يمكن لصاحب العمل إجراء حسابات للأجور والضرائب على آلة حاسبة ، أو كتابة الراتب / دفع الراتب باليد أو استخدام آلة كاتبة والحفاظ على بيانات كشوف المرتبات في صناديق التخزين. ومع ذلك ، فإن محاولة استخدام هذا النظام إذا لم يكن الشخص على دراية بقوانين الأجور ، أو إذا كان حجم الرواتب كبيرًا جدًا ، فقد يؤدي إلى عدم دقة كشوف الأجور ومعالجة الضرائب.
في المنزل المحوسبة
إن النظام المحوسب الداخلي هو بديل قابل للتطبيق إذا أراد صاحب العمل إلغاء معالجة كشوف المرتبات اليدوية. يتضمن هذا النظام استخدام برامج الرواتب ، مثل Z-Pay و Ultipro و QuickBooks ، التي يمكنها تخزين بيانات كشوف المرتبات للالتزام بسجلات السجلات. يقوم بحساب الأجور والخصومات على أساس البيانات المدخلة. على سبيل المثال ، يمكن للشخص المرتب أن يدخل حالة إيداع الموظف وحالة العمل والبدلات في برنامج الرواتب. يحتوي برنامج كشوف المرتبات على الجداول المقتطعة الفدرالية والحكومية التي تم تشفيرها في النظام وينفذ الحسابات.
يتطلب هذا النظام من الموظف أن يستثمر في برامج الرواتب ويحافظ عليها. اعتمادًا على مدى تعقيد البرنامج ، قد يحتاج موظفو الرواتب إلى تدريب مكثف. إذا كانت كشوف المرتبات صغيرة ، يمكن للشخص الوحيد في كشف المرتبات معالجة معالجة الرواتب. ولكن إذا كانت رواتب الموظفين كبيرة ، مع وجود الآلاف من الموظفين ، فإن صاحب العمل سيحتاج إلى تعيين موظفين كاملين لكشوف المرتبات ، يمكن أن يشمل ذلك موظف / منسق شؤون الرواتب ، وأخصائي في كشوف المرتبات ، ومشرف على جدول الرواتب ، ومدير الرواتب. هذا النظام يمكن أن تكون باهظة بالنسبة لأصحاب العمل.
الاستعانة بمصادر خارجية
وكثيرا ما يكون الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات لمقدم خدمات كشوف المرتبات بديلا فعالا من حيث التكلفة وتوفير الوقت لأصحاب العمل. ولخدمات كشوف المرتبات مهنيون في مجال المرتبات يقومون بإعداد كشوف مرتبات العملاء ، بما في ذلك مدفوعات الإيداع المباشر والشيكات المباشرة ومعالجة W-2. يدفع أصحاب العمل رسومًا ثابتة مقابل هذه الخدمة ، مما يلغي الحاجة إلى دفع رواتب ومزايا موظفي الرواتب في الموقع. علاوة على ذلك ، لا يتعين على أصحاب العمل التعامل مع مواطن الخلل في برامج الرواتب. وفي نهاية المطاف ، فإن منح المرتبات الخارجية يعطي صاحب العمل الوقت للتركيز على واجبات أخرى.
يقدم العديد من مزودي خدمات الرواتب جدول حلول الرواتب عبر الإنترنت ، والتي تسمح لأرباب العمل بالوصول إلى بيانات الرواتب وكشوف الرواتب على الإنترنت. وعلاوة على ذلك ، تقدم خدمات كشوف المرتبات عادة للعملاء أساليب مختلفة لنقل ساعات الرواتب لكل فترة دفع ، مثل عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني أو عبر الإنترنت.
الجانب السلبي للاستعانة بمصادر خارجية هو أنه عندما يكون لدى الموظفين مخاوف متعلقة بجدول الرواتب ، قد لا تكون المساعدة الفورية متاحة. علاوة على ذلك ، عندما تقوم إحدى خدمات كشوف المرتبات بتأدية بعض أخطاء ضريبة المرتبات ، فإن مصلحة الضرائب الأمريكية تفرض عقوبات على صاحب العمل وليس على خدمة كشف الأجور. ونتيجة لذلك ، يقوم بعض أصحاب العمل بتوظيف مسؤول عن كشوف المرتبات في الموقع ، الذي يعمل كجهة اتصال لخدمة كشف المرتبات وصاحب العمل.
