الأفراد والشركات لديها مجموعة متنوعة من الخيارات عندما يتعلق الأمر معدات الايداع. توفر بعض الخيارات مستويات عالية من الأمان بينما يمكن للآخرين استيعاب كثافة عالية من الملفات. إن حجم المساحة المتوفرة لديك ، وحساسية الملفات وتفضيلك للسجلات المادية أو الإلكترونية كلها تؤثر على اختيارك لمعدات التقديم.
معدات الايداع المادي
يملي الخزائن
ال خزانة الملفات هو المكتب الرئيسي. أربعة أدراج تسمح بتخزين الملفات أفقياً هي قياسية. وفقا ل SMead ، شركة إدارة الوثائق ، وخزانات حفظ الملفات مفيدة إذا كنت بحاجة للحفاظ على السجلات آمنة. لأنه يمكن تأمين هذه الخزانات ، يمكن للشركة تقييد الوصول إلى الملفات الحساسة مع السماح للموظفين والزوار بدخول الغرفة.
من بين جميع خيارات الإيداع المادية ، تميل الخزانات إلى أن تكون الأغلى ولديك أكثر قدرة محدودة. ويلاحظ سميد أن خزانة لحفظ الملفات بأربعة طبقات والتي تستوعب مساحة لحفظ الملفات طولها 6 أقدام وعرضها 24 قدمًا يمكن أن تحتوي على 8448 مجلدًا تقريبًا.
فتح رفوف
بديلا لخزانات الايداع هو رفوف مفتوحة. الوحدات تشبه خزائن الكتب المفتوحة ومصممة خصيصًا لرفع المجلد وعرضه. التصميم يسمح للمستخدمين سهولة الوصول إلى الملفات ويمكن أن يكون كذلك ثابت أو كن التليفون المحمول إذا تم إرفاق بكرات في القاع.
رفوف مفتوحة يوفر على الفضاء والمال. يلاحظ سميد أن معدات وضع الأرفف عادة ما تكون ثلاث مرات أقل تكلفة من خزائن الملفات. ومقارنة بخزانة حفظ الملفات بأربعة أدراج ، فإن نظام الرفوف المفتوح المكون من سبع طبقات يحتوي على 80 في المائة المزيد من القدرات. يمكن وضع الرفوف المتنقلة بكثافة أعلى وتوفر سعة أكبر بنسبة 405٪ من الخزانات.
نصائح
-
وبصرف النظر عن معدات الإيداع ، ستحتاج أيضا اللوازم مثل مجلدات الملفات والتسميات وعلامات تبويب النهاية لجعل وظيفة النظام الفعلي بشكل صحيح.
معدات الايداع الرقمي
الأجهزة الخارجية
من الملائم استخدام محرك الأقراص الثابتة الداخلي للكمبيوتر لتخزين الملفات ، ولكنك تخاطر بفقدان معلوماتك إذا كان محرك الأقراص الثابتة تالفًا أو تالفًا جسديًا. للتخفيف من هذه المخاطر ، قد يرغب المستخدمون في نسخ البيانات احتياطيًا إلى جهاز خارجي. PC World توصي النسخ الاحتياطي للملفات الهامة إلى قرص صلب خارجي واستخدام محرك الإبهام لنقل الملفات حسب الحاجة.
نصائح
-
يمكن للمستخدمين أيضًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من البيانات إلى خدمة مستندة إلى السحاب ، مثل Google Drive أو Dropbox ، والتي لا تتطلب أي معدات إضافية.
الخوادم
قد ترغب الشركات التي ترغب في امتلاك أطراف متعددة للوصول إلى نفس البيانات في الاستثمار في خادم. خوادم بمثابة مستودع مركزي للعديد من ملفات المستخدمين. يلاحظ PC World أن الشركات يمكنها استضافة تطبيقات متعددة المستخدمين - مثل قواعد البيانات وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات - على الخادم. هذا يجعل من السهل على عدد كبير من الأفراد لديك حق الوصول إلى نفس الملفات. يمكن نسخ بيانات الخادم إلى جهاز خارجي أو السحابة لمزيد من الأمان.
الخوادم المادية تشبه الكمبيوتر الراقية. بدلا من ذلك ، يمكن للشركات اختيار خدمة استضافة مستندة إلى السحابة - كل من Amazon Web Services و Windows Azure و Rackspace Cloud Services كلها خيارات - لا تتطلب خادمًا فعليًا.
