يتم تنسيق أحرف الأعمال بشكل عام باستخدام نمط كتلة ، يوجد ثلاثة منها على الأقل: نمط الكتلة القياسي ، نمط الكتلة المعدل والطراز شبه المقسم. تعتمد أنماط الرسائل الحديثة ، مثل النمط المبسط ، على نمط الكتلة. يصف كل نمط عروض هامش ، وتباعد بين الفقرات وترتيب محتوى الرسالة. نمط الكتلة القياسي هو خيار شائع لأنه أسهل تنسيق لتنسيقه.
حقائق
من المفترض أن يتم استخدام نمط حرف الكتلة القياسي وتنويعاته كدليل للمساعدة في تنسيق الأحرف. تتوفر أمثلة لكل نمط ونماذج مجانية عبر الإنترنت ، كل منها مختلف قليلاً عن التالي. تتطلب بعض الشركات من موظفيها استخدام تنسيق معتمد وتزويد موظفيها بنماذج رسائل الأعمال لضمان اتباع التنسيقات. ومع ذلك ، نظرًا لأن كل سطر في حرف نمط كتلة قياسي يتدفق مع الهامش الأيسر ، فمن السهل جدًا اتباع إرشاداته دون قالب.
المميزات
إذا كان يستخدم ترويسة ، لا يحتاج المرسل إلى كتابة عنوانه ، والذي سيكون المكون الأول لخطاب مكتوب باستخدام نمط الكتلة القياسي. يأتي تاريخ كتابة الخطاب بعد ذلك ، متبوعة بعد بضعة أسطر باسم وعنوان المستلم. سطر واحد في وقت لاحق ، يبدأ التحية الرسالة. في نص الرسالة ، يتم فصل كل فقرة مفردة مسافة بواسطة سطر فارغ واحد. وبالمثل ، يفصل سطر فارغ واحد الفقرة الأخيرة من الإغلاق ("مع خالص الشكر" أو "شكرًا لك" على سبيل المثال) ، والذي يتبعه بضعة أسطر لاحقًا بواسطة قالب التوقيع. كما هو مذكور أعلاه ، كل سطر يتماشى مع الهامش الأيسر.
تعديل تعديل كتلة النمط
يتم تضمين كل مكون من حرف نمط كتلة قياسي في نمط الكتلة المعدلة. ويكمن الاختلاف في أن يبدأ التاريخ والختام وتوقيع التوقيع في منتصف الصفحة. لاحظ أنه لا يتم توسيطها في الصفحة ولكن يتم ضبطها في الوسط.
تغيير نمط شبه الكتلة
هذا النمط يتبع نمط الكتلة المعدلة. ومع ذلك ، بدلاً من جعل كل فقرة من نص الرسالة تتدفق إلى الهامش الأيسر ، فإن الجملة الأولى من كل فقرة يتم وضع مسافة بادئة لها (لا يزيد عن 10 مسافات).
أسلوب إلكتروني مبسّط
يستمر نمط letter block القياسي في التعديل. على سبيل المثال ، أنشأت جمعية الإدارة الإدارية أسلوب الرسالة المبسطة. يعتمد بشكل كبير على نمط الكتلة القياسي: يبدأ كل مكون عند الهامش الأيسر ويتبع إرشادات مباعدة مشابهة. ومع ذلك ، يحذف النمط مكونين (التحية والإغلاق) ويضيف مكون (سطر موضوع). مثل ذلك المستخدم في المذكرة أو البريد الإلكتروني ، يتم كتابة سطر الموضوع في كافة الأحرف الاستهلالية اثنين من الأسطر الفارغة أسفل عنوان المستلم واثنين من الأسطر قبل الفقرة الأولى. من خلال حذف التحية والإغلاق ، يتجنب الكاتب المشاكل الشائعة للتحية غير المناسبة وإغلاق المجاملة غير الملائمة.
