مهمة أمين الخزانة هي ، من عدة جوانب ، أهم وظيفة في مجلس إدارة المؤسسة. أمين صندوق النادي مسؤول عن جميع أموال النادي ، سواء الواردة أو الصادرة ، ويحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة لضمان الامتثال القانوني.
تحصيل المستحقات
تحصيل الرسوم هو وظيفة شبه عالمية لخزينة النادي. تبدأ مهمة تحصيل الرسوم عندما يبدأ عام النادي ، سواء كان ذلك شهر أغسطس كما هو الحال في النوادي المدرسية أو يناير كما هو الحال مع مؤسسات الخدمات. إن مهمة تحصيل المستحقات بسيطة ولكنها تتطلب حفظ سجلات جيدة. يجب على أمناء الخزانة الاحتفاظ بقائمة بأسماء الأشخاص الذين سددوا مستحقاتهم من أجل مواكبة عضوية النادي.
دفع الفواتير
إحدى وظائف أمين الخزانة هي دفع فواتير الأندية. في إعدادات المدرسة ، يمكن القيام بذلك من خلال طلبات من مديري المدارس أثناء وجوده في منظمة مجتمعية ، وعادة ما يكون لدى النادي حساب فحص. ﯾﺣﺗﺎج أﻣﯾن اﻟﺧزﯾﻧﺔ إﻟﯽ ﺗﺳﺟﯾل ﮐﺎﻓﺔ اﻟﻔواﺗﯾر اﻟﻣدﻓوﻋﺔ وﻟﻣﺎذا ﺗم دﻓﻌﮭﺎ ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻟﺣﺎﺟﺔ إﻟﯽ إﯾﺿﺎﺣﺎت أﺧرى.
اعداد الميزانية
الميزانية هي الوثيقة الأساسية للنادي. على الرغم من أن بعض الأندية تفضل التخطيط لحدث ثم تجد طريقة لتمويله ، فإن القيام بذلك قد يسبب ضغطًا كبيرًا على النادي. يجب أن يصر أمين خزانة النادي على وضع ميزانية قبل البدء في أي جهود لجمع التبرعات. يجب أن تتضمن الميزانية جميع النفقات ، حتى المصروفات الإدارية الصغيرة.
تقديم التقارير المالية
يتطلب اجتماع مجلس الإدارة النموذجي تقريرًا ماليًا من أمين خزينة النادي. يجب أن يتضمن هذا التقرير المالي أرصدة البداية والنهاية لأي حساب. يجب تغطية أي مبلغ يجمع ، ويجب إدراج الفواتير المدفوعة. يجب أن يكون التقرير المالي سهل الفهم ، ويجب أن يكون أمين الصندوق مفتوحًا للإجابة على الأسئلة حوله.
تحضير الخلف
عندما يتم انتخاب أمين خزينة جديد ، يحتاج أمين الخزانة الحالي إلى إعداد ذلك الشخص عن طريق شرح عملية حفظ السجلات وإعطاء الوريث نظرة على جميع المعلومات.
