مجلس إدارة المتطوعين هو الذراع الحاكمة لمنظمة غير ربحية وهو قانوني مطلوب للمنظمات والشركات المعفاة من الضرائب. يتكون مجلس الإدارة من أربعة ضباط: الرئيس ، نائب الرئيس ، أمين الصندوق والسكرتير. لكل موظف وصف وظيفي يفصّل واجباته ومسؤولياته على النحو المنصوص عليه في اللوائح الداخلية للمنظمة. تشمل مهام أمين الخزانة الإشراف على الأمور المالية.
الرعاية والولاء والطاعة
وفقًا لـ BoardSource ، فإن المؤسسة التي تركز على تدريب المجالس غير الربحية والرعاية والولاء والطاعة تحدد المسؤولية القانونية للمجلس. تشير الرعاية إلى الكفاءة والرعاية المعقولة ، بينما يشير الولاء والطاعة إلى احترام مهمة المنظمة ، واحترام السرية والوعي بثقة الجمهور. بالنسبة لأمين الخزانة ، يُترجم ذلك إلى ضمان أن المنظمة هي وكيل جيد للتبرعات الخيرية والحالة المعفاة من الضرائب ، حيث توفر الإشراف على النزاهة المالية للمنظمة وتساعد المجلس في الوفاء بولايته للحكم.
معرفة عامة
مطلوب من أمين الصندوق لحضور جميع الاجتماعات المقررة والحفاظ على المعرفة الحالية للمنظمة ، وبرامجها ، واللوائح الداخلية ومواد التأسيس. مطلوب من أمين الصندوق أن يكون على دراية بالممارسات المحاسبية غير الربحية ، وقوانين الضرائب غير الربحية وحفظ السجلات المالية. أمين الخزانة على دراية بإدارة اللجنة والقواعد الخاصة بعقد اجتماعات مجلس الإدارة.
الحسابات والنفقات
تعين اللوائح الداخلية عادة أمين الخزانة ليكون أحد الضابطين المخولين بتوقيع الشيكات أو يتم منحهم حق الوصول إلى الحسابات البنكية والحسابات الائتمانية. يملك الخزائن معرفة كاملة بجميع حيازات المنظمة وأصولها. يقوم أمين الخزانة بمراجعة سجلات الحسابات الشهرية ومراقبة الإيرادات والنفقات. كما يقوم أمين الخزانة بمراجعة التقارير المالية من موظفي المؤسسة.
تقارير
يقوم أمين الخزانة بإعداد تقارير إلى مجلس الإدارة تشرح بالتفصيل الإيرادات والمصروفات وقيم الأصول. يقدم أمين الخزانة تقريراً مالياً في كل اجتماع مجلس ، ويقوم بإعداد وتقديم التقرير المالي السنوي ومراجعة الحسابات إلى مجلس الإدارة. يقوم أمين الخزانة بإعداد تقارير مالية خاصة تتناول الخطط المقترحة للنفقات الكبيرة.
لجنة التمويل
أمين الصندوق هو رئيس اللجنة المالية. اللجنة المالية مكلفة بتطوير السياسات والإجراءات المالية للمنظمة وتطوير المكون المالي للخطة الاستراتيجية للمنظمة. كما تقوم اللجنة بتطوير خطة المنظمة لجمع الأموال والميزانية السنوية بالتعاون مع أعضاء مجلس الإدارة الآخرين والمدير المالي للمنظمة. تشرف اللجنة على عمليات المراجعة السنوية وتراجع تقارير التدقيق.
