كيفية اجراء مراجعة

التدقيق هو إجراء رسمي يقوم به مسؤول التدقيق لمعرفة كيف تعمل الشركة وكيف يمكن أن تتحسن. توجد أنواع مختلفة من عمليات التدقيق ، مثل الأداء والتمويل ، ولكنها تتبع جميعها نفس الإجراء الأساسي. عادة ما يتم تقسيم الإجراء إلى أربعة أقسام رئيسية ، بما في ذلك التخطيط الأولي والعمل الميداني وإعداد التقارير والمتابعة مع الإغلاق.

قم بإنشاء وإرسال رسالة إخطار أولي إلى العميل أو الإدارة التي يتم تدقيقها. التفاصيل عندما يتم إجراء التدقيق ، إلى متى تتوقع أن يتم ذلك ، تعيين مسؤول التدقيق إذا لم يكن الضابط هو أنت وقائمة مراجعة لنوع البيانات التي ستبحث عنها وتحتاجها أثناء التدقيق.

جدولة اجتماع مع مديري الشركة أو الإدارة. حدد أهداف المراجعة ونطاقها مع المديرين وتعرف على الموارد المتاحة. الحصول على معلومات متعمقة حول عمليات الشركة أو الإدارة ، كذلك. اسمح للمديرين بالتعبير عن أي مخاوف لديهم بشأن التدقيق أو طرح الأسئلة.

إجراء مسح أساسي للشركة أو الإدارة. الغرض من هذا المسح هو استكمال ما تعلمته في اجتماع المدير ومساعدتك على فهم أهداف الشركة وعملياتها وآليات التحكم الحالية بشكل أفضل ، مثل إجراءات التفويض.يمكن أن تكون مجموعة متنوعة من البيانات مثل دليل الشركة وبيانات العمال مفيدة خلال هذه المرحلة.

صياغة خطة عمل ميدانية أساسية تستند إلى المعلومات المكتسبة من خلال الاجتماع والمسح. تحدد خطة العمل الميداني كيفية حصولك على بقية البيانات التي ستستخدمها. يمكن أن تختلف بناءً على عناصر مثل قوة ضوابط الشركة.

تحدث مع أعضاء طاقم العمل لجمع المستندات - وهي تختلف حسب نوع التدقيق المحدد الذي تقوم به - وتحصل على إدراكهم لما يحدث في الشركة. اسأل ما يعتقدون أن الشركة تعمل بشكل جيد وما الذي يمكن تحسينه ولماذا.

راجع المستندات التي جمعتها من الموظفين. تحقق من أخطاء الإدخال أو المعلومات المتضاربة. تحقق مرة أخرى مع الموظفين لمعرفة ما إذا كان لديهم تفسير مناسب للأخطاء أو النزاعات.

تحقق من أن الوثائق والإجراءات تتوافق مع سياسة الشركة وغيرها من اللوائح المحلية أو الولائية أو الفيدرالية.

اختبر عناصر التحكم في الشركة أو القسم. يعني الاختبار مجرد النظر إلى الوثائق الخاصة بمعاملات محددة - عادة في مكان ما في الجوار من 24 إلى 36 - عن كثب. كلما زادت الأخطاء أو التباينات التي تجدها في الوثائق والمقابلات ، كلما كان ذلك أكثر أهمية. إذا أظهرت الوثائق في البداية أن عناصر التحكم تعمل بشكل جيد ، فقد لا تحتاج إلى القيام بالكثير في هذه الخطوة. ويقال أن عمليات التدقيق التي لا تختبر ضوابط تتبع نهجا موضوعيا.

صياغة بعض الآراء الأولية حول الشركة أو الإدارة وكيفية عملها أو تحسينها. قدّم ملاحظاتك إلى مديري الشركة أو الإدارة واطلب منهم الرد الكتابي على توصياتك والنتائج الأولية. يجب أن توضح الإجابة كيف ينوي المديرون حل المشكلات التي عزلتها.

قم بإنشاء مسودة تقريبية لتقرير التدقيق الخاص بك. يجب أن يتضمن التقرير معلومات أساسية وأن يحدد نطاق التدقيق. يجب أيضًا إظهار ما وجدته وما تستند إليه توصياتك من تلك النتائج ، بالإضافة إلى نسخ أو إجابات من ردود المديرين.

لقاء مع المديرين مرة أخرى ومناقشة تقريرك التقريبي. تزويدهم بنسخ والإجابة على أي أسئلة قد يكون لدى المدراء. الهدف من هذا الاجتماع هو التأكد من أن المديرين يفهمون كل ما قمت به وما يجب عليهم القيام به لتحسينه.

قم بتعديل وتحرير تقريرك لإنشاء مسودة نهائية. يجب أن تتضمن المسودة النهائية نتائج اجتماع مراجعة المراجعة. توزيع المسودة النهائية للمديرين.

متابعة مع الإدارة أو الشركة في غضون ستة إلى 12 شهرا لمعرفة ما إذا كانت الشركة أو الإدارة قد أجرت تغييرات لإصلاح المشاكل التي تم تحديدها أثناء المراجعة.

اكتب رسالة رسمية إلى المديرين تشير إلى ما تعلمته أثناء المتابعة وأي عمل إضافي سيكون ضروريًا. إذا كانت الشركة أو الإدارة قد حققت التوقعات ، أشر إلى ذلك في الرسالة وأذكر أنه بعد استيفاء أهداف التدقيق ، فإنك تقوم بإغلاق عملية التدقيق.

نصائح

• كن مستعدًا لبعض التوتر أثناء عملية التدقيق. غالباً ما يكون الناس متوترين من الأخطاء التي قد تجدها ، حتى لو كانت الأخطاء بريئة ، لأن الكثير من الأخطاء قد تعني أن وظائفهم على المحك. طمأنتهم بأن مهمتك هي مجرد التحقيق ، وليس إعطاء أي مكافآت أو عقوبات. اشرح دائمًا السبب الدقيق لطلب بيانات محددة حتى يفهم العمال مبرراتك.