يمكن أن يؤدي الاستخدام الفعال للاتصال إلى عملك أو تعطيله ، خاصةً إذا كنت في وضع يتعامل مباشرةً مع العملاء. توصي PacificTel بمعالجة المحادثات الهاتفية ، سواء كانت مكالمات شخصية أو مهنية ، كما لو كانت اجتماعات شخصية لضمان ترك العملاء لديهم انطباع جيد عنك وعن شركتك.
اجعل مهنتك تحية ، واذكر اسمك. إذا كنت مستلم المكالمة ، فحاول الرد على هاتفك باستخدام "مرحبًا. هذه هي Jane Doe ، "بدلاً من" Hello "بسيطة. إذا قمت ببدء الاتصال ، فقم بتوضيح الغرض من مكالمتك مقدمًا.
امسك جهاز الاستقبال أو الميكروفون بالقرب من فمك ، وتحدث بنبرة صوت عادية ، وأعلن كلماتك بوضوح. لا تفترض أن الشخص الموجود على الطرف الآخر من الهاتف لديه خط واضح مثلما تفعل. افعل كل ما تستطيع لتأكيد ما تقوله سهل الفهم.
اختر بيئة هادئة للمكالمة. إذا تحدث زملاء العمل بصوت عالٍ ، على سبيل المثال ، اعذر نفسك على المتصل وأطلب من زملائك أن يسمحوا لك بالخصوصية لإجراء المكالمة أو البحث عن موقع مختلف. إذا كنت تتحدث على هاتف خليوي ، اجلس وركز على المكالمة. إذا كنت تتنقل ، يمكنك إنشاء أصوات يمكنها أن تحجب كلماتك. إذا كنت في بيئة عاصفة ، فقم بالداخل لإنهاء المكالمة أو إعادة جدولة وقت آخر. الرياح التي تهب ضد الميكروفون يمكن أن تجعل الاتصال صعبًا جدًا.
دع المكالمات الثانية واللاحقة تذهب إلى البريد الصوتي إن أمكن. احتفظ بمكالمات أخرى - إذا كان يجب عليك الرد عليها - توصي جامعة Southern Illinois بأن تطلب من المتصل أولاً إذا كان بإمكانك تعليقها لإجراء مكالمة أخرى ، ثم التحقق مرة أخرى كل 15 إلى 30 ثانية ، أو حتى الانتهاء من المكالمة الأخرى.
تقديم رسائل واضحة وموجزة إذا كان يجب عليك ترك رسالة على البريد الصوتي. اذكر اسمك والغرض من المكالمة وما إذا كنت ستعاود الاتصال. إذا طلبت إجراء مكالمة إرجاع ، فاترك رقم هاتفك ، بما في ذلك رمز المنطقة ، وكرر الرقم للتأكد من أنه واضح.
نصائح
-
لا تعرض المتصل لضوضاءك الشخصية. تجنب مضغ العلكة أو تناول الطعام أثناء التحدث على الهاتف ، ودائماً قم بتغطية الهاتف وتحويل رأسك إذا كنت مضطراً للسعال أو العطس.
تحذير
وتفيد إدارة السلامة المرورية على الطرق السريعة أن ما يقرب من 1000 شخص قد لقوا حتفهم وأصيب 24000 آخرين في عام 2009 بسبب حوادث السيارات التي تنطوي على استخدام الهاتف الخلوي. يمكنك إما إيقاف تشغيل هاتفك أثناء القيادة أو استخدام خيار عدم استخدام اليدين ، وعدم إرسال أو قراءة رسائل نصية أثناء القيادة.
