أنت تريد من موظفيك الاستفادة من وقت العطلة وفقًا لتقديرهم ، ولكن مهمتك هي ضمان أن يكون لديك موظفون في جميع الأقسام على مدار العام حتى تستمر الأعمال العادية. الطريقة الوحيدة لتنسيق إجازات الموظفين هي إنشاء تقويم عطلات رئيسي. يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من البرامج عبر الإنترنت أو على الكمبيوتر الخاص بك لمقارنة الجداول الزمنية وإدارة وقت إجازة الموظف بشكل صحيح. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بتقويم ورقي إذا كنت تفضل هذه الطريقة.
العناصر التي ستحتاجها
-
برنامج التقويم
-
قالب التقويم
التقويم الالكتروني
انتقل إلى برنامج التقويم المختار على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الإنترنت. تتوفر العديد من البرامج لإنشاء تقويم إلكتروني بما في ذلك برامج معالجة النصوص أو برامج التقويم أو البرامج عبر الإنترنت.
حدد الخيار لإضافة تقويم جديد ، وقم بإضافة اسم لتقويم العطلات الرئيسي للشركة. قم بحفظه على القرص الصلب أو إلى الموقع المطلوب على شبكتك أو الإنترنت استنادًا إلى اختيار البرنامج. حجب أي أيام أو أسابيع لا يمكن للموظفين أخذ إجازات أو إبلاغ مديري هذا الخيار.
قم بإنشاء ملفات التعريف الخاصة بالبرنامج الذي اخترته والتي تحدد الامتيازات والخيارات المتاحة للأشخاص. على سبيل المثال ، تحتاج أنت والنسخة الاحتياطية الخاصة بك إلى حقوق إدارية عامة لإجراء كافة التغييرات ولكن قد يحتاج المديرون فقط إلى إضافة أحداث تتضمن أوقات البدء والإيقاف التي توافق عليها لاحقًا. إضافة مستخدمين وأسماء المستخدمين الخاصة بهم إلى البرنامج وإرفاق ملف التعريف الصحيح لهم. اسمح للمدراء بإنشاء كلمات مرور فردية ، أو إضافة كلمة مرور عامة يمكنهم تغييرها. أخيرًا ، لجعل التقويم متاحًا لجميع الموظفين ، أنشئ ملفًا شخصيًا وكلمة مرور بخيارات العرض فقط التي يمكن لأي موظف استخدامها. إذا كان لديك الكثير من الموظفين ، فقد ترغب في إنشاء العديد من المستخدمين وكلمات المرور العامة التي تحتوي على خيارات للعرض.
أنشئ نموذجًا إلكترونيًا يمكن للموظفين استخدامه لطلب وقت العطلة من مديريهم. أضف مكانًا لموافقة مديرهم. يمكنك جعل هذا القالب من برنامج معالجة النصوص أو جدول البيانات. اجعل هذا القالب متاحًا لجميع المديرين لتقديمه لموظفيهم عندما يحتاجون إلى طلب الإجازات.
اطلب من مديري الأقسام الموافقة على طلبات الإجازات التي يقدمها الموظفون. اطلب من المدير كتابة طلبات الإجازة في التقويم الإلكتروني ولكن اطلب منهم إرسال نسخة من طلب الإجازة المعتمدة إليك. تتطلب بعض الأنشطة التجارية من المديرين إعادة توجيه هذه الطلبات عند دخولها ، بينما قد يطلب آخرون تحديثات طلب الإجازات في التقويم في يوم محدد من الأسبوع. مراجعة واعتماد الإجازات المضافة حسب الضرورة.
قم بطباعة نسخة من تقويم العطلة الرئيسية على أساس منتظم ونشرها في صالة الموظف أو المطبخ أو غرفة الاستراحة.
تتبع جميع طلبات الإجازة لضمان أن الموظفين لديهم الوقت على كتب لقضاء العطلة. قم بطباعة طلبات الإجازات المعتمدة واحتفظ بنسخة في ملفات الموظفين الخاصة بهم. إعادة إرسال نسخة إلكترونية من طلب الإجازة إلى كشوف المرتبات الخاصة بسجلاتهم.
التقويم الورقي
قم بتنزيل تقويم مجاني خارج الإنترنت أو حدد قالب تقويم من البرنامج الذي اخترته. اطبع نسخة من هذا التقويم. يمكنك أيضًا الحصول على نماذج تقويم فارغة من متاجر توريد المكاتب إذا لزم الأمر. انشر التقويم في موقع مركزي ، مثل مطبخ المكتب أو غرفة الاستراحة أو غرفة البريد.
حجب أي أسابيع حيث لا يمكن للموظفين أخذ إجازة. يمكنك جعل هذه المناطق رمادية اللون أو وضع علامة X كبيرة في الأيام التي لا يُسمح للموظفين فيها بالاقلاع.
مطالبة الموظفين بتدوين طلباتهم المتعلقة بالوقت وإرسالها إلى مديرهم للموافقة عليها. بمجرد موافقة المدير ، يتم إرسال الطلب إليك. ثم ، تحقق من التقويم للتأكد من أن جميع مناطق عملك لديها العدد المطلوب من الموظفين قبل الموافقة على طلب الإجازة.
أضف الإجازات المعتمدة إلى تقويم الشركة حسب الحاجة. طلبات الإجازة المعتمدة إلى الأمام إلى الرواتب والاحتفاظ بنسخة لملف الموظفين الموظف.
نصائح
-
قبل أن تقوم بتأسيس تقويم عطلة الشركة ، قم بمراجعة قسم سياسة وإجراءات الشركة للعطلات. إذا لم يكن لديك واحد ، فستحتاج إلى إنشاء السياسة والإجراءات الإرشادية لطلب الإجازات باتباع الإجراءات المختارة للتقاويم الإلكترونية أو الورقية.
تأكد من أن السياسة تتضمن معلومات تشير إلى أن الطلبات تخضع لموافقة المدير ووقت الإجازة المتاح. لتوضيح أي مشاكل متعلقة بالسياسة ، قد ترغب في تضمين اللغة التي تحدد أساس من يأتي أولاً ، يخدم أولاً ، للإنصاف ، ولكن مع الإشارة إلى متى يتقدم عدة موظفين بطلب إجازة خلال نفس الفترة وفي نفس الوقت ، يتم منح الإجازات بواسطة الأقدمية.
قم بتضمين نموذج طلب الإجازة في قسم الإجراءات في دليل الموظف. تمرير نسخ محدثة لتضمينها في الدليل حسب الحاجة.
تحذير
راجع سياستك وإجراءاتك للتأكد من امتثالها لقوانين الولايات والقوانين الفيدرالية. في حين أن الشركات غير مطالبة بتقديم عطلات للموظفين ، عندما تفعل ذلك ، يجب أن تلتزم بالقوانين الفدرالية وقوانين الولاية في إدارة البرنامج.
تضمين مخطط الاستحقاق للعطلات في السياسات بحيث يدرك الموظفون مقدار الإجازات التي يستحقونها خلال سنوات خدمتهم.
