غالبًا ما يتم وضع تقارير الأعمال في تجليد بلاستيكي متين أو ملزم باستخدام ربط حلزوني أو مشط لضمان توافقها مع عدة قارئات. ويطلق على شكل التقرير الذي يستخدمه رجال الأعمال للتقارير المربوطة "تنسيق المخطوطات". يحتوي تقرير بتنسيق المخطوطة على عدة أقسام: صفحة العنوان ، خطاب إحالة ، جدول محتويات ، ملخص تنفيذي ، مقدمة ، خلفية للمشكلة أو الموقف ، مناقشة ، حل ، استنتاج ، أعمال مشار إليها والملاحق.
ابدأ في التقرير عن طريق إنشاء صفحة العنوان. يمكن تنسيق صفحة العنوان بعدة طرق مختلفة ، ولكن يجب أن تحتوي على عنوان التقرير واسم المؤلف واسم المستلم والتاريخ.
إنشاء خطاب الإحالة. على الرغم من أن التقرير قد يكون له عدة مستلمين ، فإن خطاب الإحالة موجه إلى رئيس اللجنة أو الشخص الأعلى رتبة. يقدم خطاب الإحالة المهمة ويغطي النقاط الرئيسية. هذا بمثابة ملخص مسبق لمتلقي التقرير.
اكتب نص التقرير ، بدءًا من المقدمة. تصف المقدمة الغرض من التقرير والمشكلة التي تناقشها ونطاق المشكلة. على سبيل المثال ، إذا كان موضوع التقرير هو عدم وقوف السيارات في مكان عملك ، فيمكنك وصف مشكلة وقوف السيارات ، والسبب الذي يجب أن تحل به شركتك المشكلة وأي مواقف السيارات التي تناقشها.
أنشئ قسمًا يسمى الخلفية والغرض الذي يناقش أي معلومات أساسية ذات صلة. قد يكون متلقي التقرير على علم بهذه المعلومات بالفعل ، ولكن تضمينها سيعطي بقية اللجنة نظرة عامة شاملة بالإضافة إلى إظهار معرفتك بالموضوع. بالنسبة لمثال مواقف السيارات ، يمكنك مناقشة حقيقة أن العقود كانت كافية عندما بدأت ولكن منذ اندماج الشركة في عام 2004 ، واجه الموظفون الجدد مشاكل في العثور على موقف للسيارات.
اكتب قسمًا يناقش الحلول المختلفة للمشكلة. سوف ترغب الإدارة في الاطلاع على جميع الحلول الممكنة ، أو جميع الأسباب المحتملة في حالة وجود تقرير تحليلي ، للمشكلة. تغطية كل حل أو سبب بالتفصيل وتقديم الأدلة لكل منهما.
وصف أفضل حل أو السبب على الأرجح. إذا كنت تدافع عن حل ، فقدم ميزانية وجدولاً زمنياً للحل بحيث يكون لدى الإدارة صورة واضحة عن كل الأموال والعمل المشترك في تنفيذ الحل. إذا كنت تصف سببًا محتملًا ، فشرح ما قد يتطلبه الأمر لمعالجة السبب.
اكتب استنتاجًا يلخص التقرير ويؤكد على ضرورة تنفيذ الحل الأفضل أو معالجة السبب الأكثر احتمالًا. توفير معلومات الإجراء ، مثل التواريخ ذات الصلة للاجتماع للتصويت على الحل أو معلومات الاجتماع الأخرى.
أنشئ قسمًا استشهد به يسرد كل مصادرك. سيسمح هذا للإدارة بقراءة المزيد حول المشكلة أو التحقق من وقائعك.
ضع أي ملاحق ، مثل نسخة من استبيان أو مخطط تفصيلي ، في نهاية التقرير.
قم بإنشاء الملخص التنفيذي بعد كتابة نص التقرير. ثم ضع الملخص التنفيذي مباشرة خلف جدول المحتويات في التقرير. يجب أن يكون الملخص التنفيذي حوالي 1/10 من طول نص التقرير ويجب أن يكون عرضًا شاملاً للتقرير بأكمله. الغرض من الملخص التنفيذي هو تقديم ملخص شامل للتقرير بأكمله للجنة.
اكتب جدول المحتويات أخيرًا ، ولكن ضعه خلف حرف الإحالة. عندما تنتهي من نص التقرير ، اكتب جميع العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية ووضعها على جدول المحتويات ، بالإضافة إلى رقم الصفحة الخاص بها.
ربط التقرير. إذا كان تقريرك سيُقرأ مرة واحدة فقط أو مرتين ، فستكون غطاء بلاستيكي واضح مع ملف رابط مدمج محترفة وستكون دائمًا بما يكفي لاستخدامات قليلة. إذا كان تقريرك يجب أن يكون أكثر متانة ، فقم بإخذه إلى متجر النسخ واطلب منه تقييده. يمكن لمتجر النسخ وضع غطاء بلاستيكي عالي الجودة على التقرير وإدخال رابط عليه. الموثق المشط هو خيار مناسب وغير مكلف ، لكن الربط اللولبي سيكون الخيار الأكثر متانة وجاذبية مقابل بضعة دولارات فقط.
