يتطلب قانون العمل الفيدرالي من أرباب العمل الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظف. إن وجود موظفين يتتبعون ساعات عملهم ببطاقة زمنية ، سواء باستخدام ساعة زمنية أو مستند مكتوب ، يتطلب من صاحب العمل الالتزام بقواعد معينة يحددها قانون معايير العمل العادلة (FLSA).
حفظ السجلات
يتم عرض المعلومات المسجلة على بطاقة وقت الموظف كمستند رسمي. المعلومات الدقيقة التي يجب أن يتم حفظها في السجلات ليست محددة بدقة ، ومع ذلك ، تقترح وزارة العمل الأمريكية تضمين التاريخ الكامل للأيام التي عملت مع الوقت والمدة المحددة بوضوح ، بالإضافة إلى إجمالي ساعات العمل لكل يوم. يجب الاحتفاظ ببطاقات زمنية لكل موظف لمدة عامين على الأقل. تطلب وزارة العمل من أرباب العمل إبقاء المحفوظات متاحة للتفتيش. احتفظ بالسجلات في مكان يسهل الوصول إليه حيث قد يُطلب منك تقديم مزيد من المعلومات استنادًا إلى البيانات المدرجة في كل بطاقة زمنية. احتفظ بسجلات الموظف لمدة عامين حتى إذا لم يعد هذا الشخص مستخدمًا لك.
متأخر، بعد فوات الوقت
يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات العمل باستخدام بطاقة زمنية أمرًا ضروريًا لتحديد ما إذا كان موظفوك يستحقون أجرًا مقابل العمل الإضافي. يحق للعمال الحصول على أجر إضافي لأي ساعات يتم الإبلاغ عنها على بطاقة زمنية تزيد عن 40 ساعة في أسبوع عمل معين. تصف FLSA أسبوع عمل بسبعة أيام متتالية على مدار 24 ساعة ، والتي يمكن أن تبدأ في أي يوم من الأسبوع الذي تختاره ، أو ما مجموعه 168 ساعة متواصلة. يجب أن يدفع الموظف ، على الأقل ، بمعدل 1 1/2 مرة مهما كان سعره بالساعة العادي لكل ساعة من العمل الإضافي. يعفى بعض العمال من قواعد العمل الإضافي ، مثل أنواع معينة من مندوبي المبيعات والموظفين التنفيذيين والمهنيين وعمال المزارع وغيرهم. انظر الرابط الوارد في قسم الموارد أدناه للحصول على مزيد من المعلومات حول إعفاءات الموظفين.
سياسة مكتوبة
قم بتطوير المعايير التي تتوقع من موظفيك الالتزام بها عندما يتعلق الأمر بتسجيل ساعات العمل ، مثل أوقات البدء والإقلاع بالضبط ، ومقدار الساعات التي يجب أن يعملوا بها كل يوم ، وكم من الوقت يتم إعطاؤه للإجازات. تأكد من أن كل عامل يعرف أن ساعات التسجيل المزورة التي عملوا بها ، أو عن قصد بلكم بطاقة وقت العمل ، ممنوعة. توضيح الإجراء التأديبي الذي ستتخذه في حالة عدم اتباع هذه الإجراءات ، بما في ذلك الإنهاء المحتمل. في حالة قيام أحد الموظفين بتحديك قانونياً خلال الفترة الزمنية التي تم دفع ثمنها ، فإن وجود إرشادات تشرح الإجراء الخاص بك لتوثيق وقت العمل سوف يقطع شوطا طويلا في مساعدة جانبك من الحجة.
