إن عبارة "المذكرة الداخلية" هي اختصار لـ "المذكرة الداخلية". وتستخدم المذكرات الداخلية لنشر المعلومات بالإضافة إلى تقديم طلبات جماعية لأشخاص في شركة أو إدارة أو فريق. وتجذب المذكرات الداخلية الانتباه إلى المشكلات وتحل المشكلات بين عدد لا يحصى من الوظائف المفيدة الأخرى في المنظمة.
نصائح
-
عند كتابة مذكرة داخلية ، اجعلها بسيطة وتصل مباشرة إلى النقطة.
لماذا يجب عليك كتابة مذكرة داخلية؟
المذكرة الداخلية هي طريقة فعالة للوصول إلى العديد من الأشخاص في مؤسسة بسرعة وكفاءة. مع مذكرة يمكنك بسهولة القيام بما يلي:
- توضيح أو تحليل موضوع ما.
- تقديم توصيات.
- ضبط التذكير.
- إعطاء تعليمات.
- نقل المواد.
- جعل الإعلانات.
- تقارير القضية.
- اطلب المساهمات.
- طلب الموافقات.
إن المفتاح إلى مذكرة داخلية فعالة يبقي الأمر سهلاً. يجب أن تكون رسالتك موجزة ومسلمة في صيغة غير معقدة تجعل الرسالة تظهر بوضوح. يمكن لعينة مذكرة داخلية أن ترسل نتائج مسح على مستوى الشركة لكافيتريا الغداء والقائمة الجديدة المحسنة.
كيف تقوم بتنسيق مذكرة داخلية؟
يمكنك إنشاء قالب المذكرة الخاص بك بسرعة في Word أو العثور على نموذج مذكرة داخلية عبر الإنترنت. يحتوي عنوان المذكرة الداخلية على أربعة مكونات رئيسية. الأول هو المستلم أو المستلمين من المذكرة ، مسبوقًا بـ "إلى". الثاني هو مصدر المذكرة ، مسبوقًا بـ "FROM". والثالث هو التاريخ الذي يسبقه "DATE" والمكون الرابع هو الموضوع من المذكرة ، مسبوقة بـ "SUBJECT".
يجب عليك استخدام العناوين والأسماء المناسبة للمستلمين. على سبيل المثال ، إذا كان توم ماكسويل هو الرئيس ، فيجب إدراجه كـ "توم ماكسويل ، رئيس مجلس الإدارة". إذا كان هناك العديد من الأسماء ، فيمكنك استخدام "جميع الموظفين" أو "رؤساء الأقسام" من أجل الإيجاز. يجب عليك أيضا أن تحدد نفسك كمصدر للمذكرة. يتبع اسمك وعنوانك العنوان "FROM." لا يلزمك التوقيع في نهاية المذكرة ولكن يمكنك إضافة الأحرف الأولى بجوار اسمك كنوع من التوثيق.
يجب أن يكون موضوع المذكرة وصفًا لمحتواه. بدلاً من استخدام مصطلحات عامة مثل "السياسة" ، يجب أن تكتب عبارة قصيرة مثل "سياسة جديدة سارية اعتبارًا من 1 يونيو 2018."
كيف تكتب رسالة مذكرة داخلية؟
يمكن أن يمنحك قالب مذكرة في Word نصيحة تنسيق ، ولكنه لن يعطيك نصيحة حول المحتوى. كقاعدة دائما تكون موجزة. يجب أن تحتوي مذكرتك الداخلية على مقدمة من فقرة واحدة تحدد الغرض من المذكرة. ثم يجب عليك وصف ما دفع المذكرة. ركز فقط على ما يحتاجه المستلمون على المعرفة وأي إجراءات يحتاجون إلى اتخاذها استجابة للمذكرة. لا يزال غير متأكد من ما يكتب؟ اتبع نموذج المذكرة الداخلي أدناه:
التاريخ: 1 كانون الأول (ديسمبر) 2018
من: ماريا روبن
للعاملين
إعادة: ساعات جديدة اعتبارا من 1 يناير 2019
الغرض من هذه المذكرة هو تنبيه الموظفين إلى أن ساعات صالة الألعاب الرياضية في الشركة تتحول. بعد طلبات من العديد من الموظفين ، قررنا تمديد ساعات العمل بعد ساعات العمل المعتادة لأولئك الذين قد ينتهي بهم العمل الإضافي في مشروع التطوير الجديد. سيفتح الجيم الآن من الساعة 6 صباحًا حتى 11 مساءً. يرجى إعلامي إذا كانت لديك أي أسئلة أو تعليقات.
ماريا روبن
مدير أول للموارد البشرية
تأكد دائمًا من إنهاء المذكرة الخاصة بك على مذكرة مهذبة وتقديم المساعدة ، إذا لزم الأمر. قم بإنهاء مذكرتك الداخلية مع ملخص موجز ، مع إعادة التأكيد على النقاط الأساسية وإغلاقها باستخدام عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
سواء كانت المذكرة تقدم أخبارًا جيدة أو سيئة ، فمن الأفضل دائمًا أن تكون مؤدبًا ودقيقًا ، وأن تقدم المساعدة إلى الموظفين الذين يعملون بجد والذين قد يحتاجون إليها. إذا كنت تعانين من التنسيق أو الصياغة ، فحاول البحث في بعض قوالب المذكرة عبر الإنترنت لـ Word ، وانتقل من هناك.
