تستخدم الشركات رسائل الأعمال لمعالجة منظمة أعمال أخرى أو للمراسلات أو لمخاطبة عملائها. يمكن للعملاء أو موظفي الشركة أو الشركات الأخرى كتابة رسالة أعمال إلى شركة لمناقشة مختلف الخدمات أو الشراكات. هناك تنسيقات رسائل الأعمال المختلفة. الأكثر شيوعا هو شكل كتلة كامل. يتم استخدام تنسيق كتلة كامل عادةً لأنه أبسط وأسهل للقراءة ، مع محاذاة كل الكتابة على اليسار.
العناصر التي ستحتاجها
-
الكمبيوتر أو معالج النصوص
-
عنوان الشركة
استخدم الكمبيوتر أو معالج النصوص لكتابة حرف العمل.
استخدم ورقة ترويسة إذا كانت متوفرة. يحمل هذا العنوان عنوان المرسل واسمه الكامل للمرسل أو الشركة ، بالإضافة إلى شعار ، إن وجد. في حالة عدم وجود ترويسة ، اكتب الاسم الكامل وعنوان المرسل للشركة أو المرسل.
تخطي سطر بعد معلومات جهة الاتصال واكتب التاريخ الذي تمت كتابة الرسالة فيه. اكتب الشهر واليوم والسنة ، مثل "19 سبتمبر 2009". تخطي سطر قبل كتابة العنوان الداخلي.
اكتب العنوان الداخلي. هذا هو عنوان المتلقي ، ويجب أن يتضمن اسمه الكامل أو اسم الشركة بالكامل ، متبوعًا بوظيفة الشركة أو قسم الشركة وعنوانها بالكامل. تخطي خط بعد هذا المحتوى.
اكتب التحية. يمكن أن تبدأ بـ "عزيزي السيد / السيدة / السيدة. (اسم العائلة) ،" أو "عزيزي (الاسم الأول)" إذا كانت العلاقة أكثر رسمية. قد يكون أيضا "عزيزي (المسمى الوظيفي)" أو "لمن يهمه الأمر:". تخطي خط.
اكتب الجسد. تبدأ من خلال إدخال الموضوع في متناول اليد في الفقرة الأولى. قد يكون هذا مجاملة أو شكوى أو متابعة تشمل الشركة التي يتم تناولها. عادةً ما يكون لدى جمهور الأعمال فترة زمنية محدودة ، مما يجعل من الضروري أن تكون الهيئة مختصرة وموجزة. يجب أن تكون الفقرات مفردة التباعد مع خط بين كل واحد. تخطي سطر قبل كتابة الإغلاق.
أغلق الرسالة بكلمة "مع خالص الشكر" ، أو "شكرًا لك" ، أو إغلاق آخر مناسب ، متبوعًا باسمك. تتم كتابة الحرف الأول من الخاتمة بحروف كبيرة وينتهي بفاصلة. تخطي 4 خطوط لتوفير مساحة للتوقيع الخاص بك.
التوقيع على الرسالة. استخدم قلم حبر أسود أو أزرق.
لاحظ أي مرفقات. هذا سيسمح للشركة بمعرفة ما إذا كان هناك وثيقة أخرى مرفقة.
نصائح
-
احتفظ بالرسالة في صفحة واحدة ؛ سوف تتلقى رسائل أقصر استجابة أسرع.
التدقيق الإملائي والنحوي.
