الكتابة لجمهور الأعمال ليست هي نفسها كتابة رسالة إلى صديق. يختلف الغرض من الرسالة - بشكل عام ، ستقوم بنقل معلومات محددة أو تطلب من شخص ما تنفيذ إجراء محدد - وهناك توقعات معينة بشأن التنسيق والأسلوب. في كثير من الأحيان ، سيكون خطاب العمل هو الانطباع الأول الذي تصنعه لشخص ما ، لذلك من المهم الحصول عليه بشكل صحيح.
ما هي رسالة العمل؟
خطاب الأعمال هو أي رسالة ترسلها منظمة إلى منظمة أخرى ، أو مراسلات بين المنظمة وعملائها ومورديها وأطراف أخرى. إن خطابًا تكتبه كجزء من وظيفتك سيتم تأليفه كخطاب عمل ، ولكن أي حرف ترسله إلى مؤسسة أو مؤسسة أو مجموعة مجتمع أو فرد في سياق احترافي سوف يدخل في هذه الفئة أيضًا. الاختبار الأساسي هو أحد المحتويات: هل سيكون لدى متلقيك اهتمام بما تكتبه طالما أنه يؤثر على حياتهم العملية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسيتم تأليف خطابك كخطاب عمل.
لماذا تحتاج إلى كتابة رسالة عمل
تكتب الشركات إلى العملاء والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة لنقل المعلومات الهامة. على سبيل المثال ، قد يطلبون بضائع من جهة تصنيع ، ويحدثون عميلًا عن حالة طلبهم ، ويصفون تغييرات مهمة في شروط وأحكام الشركة ، أو يحددون مشكلة نشأت ، أو ينقلون حسن النية. ستتضمن العديد من خطابات الأعمال دعوة للعمل ، أي أن الخطاب سيطلب معلومات محددة أو استجابة من المستلم.
يختار الأفراد صيغة خطاب العمل عندما تكون هناك حاجة للكتابة بطريقة واضحة ومهنية. تتضمن الأمثلة طلب وظيفة أو خطاب تغطية استئناف أو خطاب شكوى أو خطاب استقالة أو خطاب مرجعي أو قبول أو رفض المشاركة الرسمية أو طلب معلومات من النشاط التجاري. ما تشترك فيه هذه الرسائل هو توقع أنك ستكون مقتضباً ومحدّداً ، بدلاً من أن تكون مبدعاً أو مثيراً في أسلوبك في الكتابة.
تنسيقات لرسالة الأعمال
تستخدم الشركات في الولايات المتحدة أحد تنسيقات الرسائل العامة الأربعة ، وهي مذكورة أدناه. من بين هذه ، نمط الكتلة هو الأكثر شيوعًا.
شكل الرسالة كتلة: مع نمط حرف كتلة ، يتم مسح كل النص مع الهامش الأيسر. ستقوم بتركيب الحرف بحيث يكون نص السطر متباعدًا واحدًا وتكون الفقرات متساوية المسافات. عادةً ما تحتوي الهوامش على إعداد قياسي يبلغ بوصته بوصة واحدة على الرغم من أن بعض الأنشطة التجارية تختلف عن ذلك لاستيعاب نمط منزلها.
تنسيق نص شبه كتلة: شبه كتلة مماثلة إلى تنسيق كتلة حفظ حفظ السطر الأول من كل فقرة.
صيغة خطاب كتلة بديلة: يتبع هذا التنسيق بدقة تنسيق كتلة حفظ أن يظهر التاريخ وإغلاق ("sincerely") واسم الكاتب العنوان والتوقيع على الجانب الأيمن من الصفحة. ما لم تكن تستخدم ترويسة ، سيظهر عنوان إرجاع الكاتب أيضًا على اليسار.
تنسيق الرسالة المبسطة: شكل آخر على شكل الكتلة ، يحذف النمط المبسط تحية الافتتاح ("عزيزي السيد سميث:"). اختر هذا التنسيق عندما لا يكون لديك اسم المستلم.
كيفية معالجة المستلمين في رسالة عمل
يعد التعامل مع خطاب عمل إلى مستلم واحد أمرًا بسيطًا نسبيًا. ما عليك سوى كتابة اسم المستلم وعنوانه في كتلة العنوان الداخلي على الجانب الأيسر من الصفحة. افتح رسالتك مع التحية: "عزيزي السيد / السيدة / السيدة. اللقب:" أو "سيدي العزيز / سيدتي:" لاحظ القولون في نهاية التحية - فقط حرف شخصي يستخدم فاصلة هنا ؛ يستخدم حرف العمل دائما النقطتين.
من المقبول كتابة اسم الشخص الأول إذا كنت على شروط الاسم الأول مع المتلقي ، على سبيل المثال ، كنت قد اجتمعت عدة مرات ومعرفة الشخص بشكل جيد. في هذه الحالة ، سوف تقرأ تحية الخاص بك ، "عزيزي يوسف:" لا تصل على الفور لاسم أول ، ولكن ؛ يعتبر فظا.
لمعالجة عدة مستلمين في نفس الحرف ، اختر أحد الخيارات التالية:
حيث يعمل المستلمون في نفس الموقع: اكتب العنوان والاسم و (اختياريًا) المسمى الوظيفي لكل مستلم يليه عنوان الشركة الوحيد في كتلة العنوان الداخلي. بالنسبة إلى التحية ، اذكر اسم كل مستلم بنفس الترتيب الذي يظهر به في العنوان.
مثال:
السيدة صوفيا بروكتور ، الرئيس التنفيذي السيد مارتن بيرن ، مدير المبيعات د. ريجان كولسون ، مدير التسويق اي بي سي المحدودة شارع المدينة تاونزفيل ، كنتاكي 395494
عزيزي السيدة بروكتور ، والسيد بيرن والدكتور كولسون:
حيث يعمل المستلمون في عناوين مختلفة: يجب أن يتلقى كل مستلم رسالته الخاصة حتى تحتاج إلى إعداد نسخ متعددة من نفس الاتصال. استخدم التعليق التوضيحي بنسخة كربونية بعد الإغلاق - "cc:" - لسرد أسماء المستلمين الآخرين. يتيح التعليق التوضيحي لكل متلقي معرفة من هم المستلمون الآخرون.
مثال:
السيدة صوفيا بروكتور ، الرئيس التنفيذي اي بي سي المحدودة شارع المدينة تاونزفيل ، كنتاكي 395494 عزيزي السيدة بروكتور: جثة إلكتروني بإخلاص، جين دو نسخة إلى: السيد مارتن بيرن ، مدير المبيعات ، الدكتور ريجان كولسون ، مدير التسويق
عندما يكون هناك العديد من المستلمين: عندما تقوم بالكتابة للعديد من المستلمين ، مثل أعضاء مجلس الإدارة ، فمن المناسب كتابة خطاب واحد وتوجيهه إلى المجموعة ككل. يجب أن تشير التحية أيضًا إلى جسد الأشخاص ، على سبيل المثال ، "إدارة المبيعات العزيزة" أو "فريق اتصال المجتمع العزيز". استخدم كتلة توزيع في نهاية الرسالة لسرد أعضاء المجموعة الفردية الذين يجب قراءة الرسالة.
مثال:
مجلس الإدارة اي بي سي المحدودة شارع المدينة تاونزفيل ، كنتاكي 395494 أعزائي أعضاء مجلس الإدارة: جثة إلكتروني بإخلاص، جين دو توزيع: السيدة صوفيا بروكتور السيد مارتين بيرن د. ريجان كولسون السيدة إليزابيث ميجيا البروفسور زين فارغاس السيد كوهين أندرسن
الأجزاء المختلفة من رسالة العمل
سواء كنت تستخدم تنسيق كتلة أو نمط آخر ، يجب أن يحتوي حرف عملك على الأقسام التالية:
ترويسة أو عنوان العودة: عادةً ما تستخدم الشركات الورق المطبوع الذي يتضمن شعارًا أو ورقة ذات تصميم خاص أعلى الورقة. يحمل ترويسة العنوان وتفاصيل الاتصال الخاصة بالمنظمة. إذا لم تكن تستخدم ورقًا ذا ترويسة ، فاكتب اسمك وعنوانك في الزاوية العلوية اليسرى من الرسالة. من المقبول ، ولكن ليس إلزاميًا ، تضمين رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني إذا كان هذا مفيدًا للمستلم.
تاريخ: اكتب التاريخ بتنسيق شهر-يوم-السنة مباشرةً أسفل عنوان المرسل. نظرًا لاستخدام البلدان الأخرى لصيغة اليوم الواحد من العام ، تجنب الارتباك عن طريق كتابة التاريخ بالكلمة بدلاً من صيغة الرقم - "28 يونيو 2018."
داخل العنوان: اكتب اسم المستلم واسم الشركة والعنوان والرمز البريدي. قم بتضمين مسمى وظيفي إذا كان ذلك مناسبًا. احرص دائمًا على محاذاة العنوان الداخلي مع الهامش الأيسر عند استخدام قرطاسية الأعمال القياسية. يعني القيام بذلك أن العنوان سيظهر في نافذة الظرف عند طيه إلى ثلاثة أقسام.
تحية: تذكر استخدام نقطتين بعد التحية كما هو موضح أعلاه.
سطر الموضوع: إضافة سطر موضوع اختياري يساعد المتلقي على فهم ما هو حرف بسرعة. إليك مثال على ذلك:
عزيزي السيد فيليبس:
طلب للحصول على حزمة طلب وظيفة
الجسم: هذا هو المكان الذي يجتمع المطاط الطريق. ابدأ ببيان قصير يصف سبب كتابتك متبوعًا بسلسلة من الفقرات التي توضح المشكلة المطروحة. الحفاظ على الرسالة موجزة. بالنسبة لمعظم خطابات الأعمال ، تعتبر الفقرات من خمس إلى خمس مثالية.
على مقربة مجاني: لديك خيارات متنوعة لتقريب خطاب الأعمال. وهنا بعض الأمثلة:
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
- بإخلاص،
- صديقك المخلص،
- مع الاحترام لك،
- وديا،
- أطيب الأماني،
التوقيع: اطبع اسمك والمسمى الوظيفي ، مع ترك مسافة بين اسمك المكتوب والإغلاق المجاني. ستوقع اسمك في هذا الفضاء.
مرفقات ونسخ الكربون: تضمين نسخة: إذا كنت ترسل نسخًا من الرسالة إلى شخص آخر. إذا كانت هناك أي مستندات مرفقة بالحرف ، فاكتب "Enclosure" أو "Encl." تحت كتلة التوقيع.
كيف تكتب جسد رسالة العمل
مهما كان الغرض من رسالة عملك ، فمن الضروري إبقاء نص الرسالة واضحًا وموجزًا. افهم أن المتلقي مشغول ومن المرجح أن يتصفحه. قم ببناء رسالتك في فقرات منطقية - فكرة واحدة لكل فقرة - بحيث يمكن للمستلم الوصول بسرعة إلى الحد الأدنى.
موجز يعني كليلة ، ولكن ؛ يجب أن تسعى جاهدين لنبرة دبلوماسية ومهنية. خذ بعين الاعتبار المثالين:
بعد دراسة متأنية ، قررت قبول منصب في شركة أخرى. سأعمل في شركة ABC.
أما النسخة الثانية فهي موجزة ، ولكنها نبرة متشددة وغير ضرورية في النبرة. قد يزعج القارئ. المثال الأول ، في حين أن أقل إيجازا ، هو أكثر الاحترام.
بمجرد الانتهاء من وضع النقاط في نص الرسالة ، قم بإنهاء العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، وهي عبارة قصيرة تصف ما تريد أن يحدث الآن. تذكر ، القارئ الخاص بك مشغول. لا تتركها تخمن ما يجب عليها فعله بعد ذلك. وهنا بعض الأمثلة:
إذا وافقت على هذا الاقتراح ، يُرجى الرد بحلول 31 أيار. إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين استخدموا خدمات XYZ بنجاح ، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [email protected].
خيارات الصوت واللغة
تختلف لغة خطابات الأعمال من أسلوب مريح وتفاعلي إلى الأسلوب الفني الفائق الشكلي الموجود في المراسلات القانونية. خطابات الأعمال الأكثر فعالية تحقق التوازن بين هذين النقيضين. على الرغم من أن الرسائل التجارية أصبحت أقل رسمية مع مرور الوقت ، فإن كتابة هذا النوع من الأعمال قد تكون غير عادية وقد تكون غير مهنية وغير صادقة. من ناحية أخرى ، يمكن للكتابة الرسمية بشكل مفرط أن تنفر القراء الذين قد لا يفهمون لغتك وصياغتها وصياغتها الخاصة بهذه الصناعة. كما هو الحال مع كل الكتابة ، يجب عليك مطابقة نغمة الجمهور. هذا يمنحك الكثير من الفسحة فيما يتعلق بالنمط الذي تختاره.
ما لم تعمل في صناعة رسمية بشكل خاص مثل القطاع المصرفي ، يجب أن تسعى إلى استخدام الكلمات اليومية بدلاً من المعادل الرسمي لها - "البدء" بدلاً من "بدء" ، "نهاية" بدلاً من "إنهاء" و "حاول" بدلاً من "تسعى". قد يبدو الإبقاء على هذا الأمر بسيطا متناقضا لأن معظم الناس يربطون المفردات المهنية بكلمات أطول وأكثر تعقيدا. الوضوح هو مفتاح ، ولكن. من المهم أكثر أن يفهم متلقيك رسالتك بأقل مجهود من جانبه بدلاً من عرض مفرداتك المذهلة.
تجنب التقلصات مثل "أنا" و "لا أستطيع" و "لا" إلا إذا كانت ميزة محددة في أسلوب شركتك. تفضل بعض الشركات استخدام صوت غير رسمي أكثر عند الكتابة للمستهلكين لفتح المحادثة. الآخرين بدلا من ذلك سوف يوجهون لهجة رسمية. الاتساق هو المفتاح. إذا كنت تفضل أسلوبًا واحدًا للكتابة فوق آخر ، فتأكد من توصيل اختياراتك للأنماط عبر المؤسسة وتأكد من أن الجميع يتبع نفس دليل الأنماط.
مثال على رسالة العمل
وضع كل ذلك معًا ، إليك مثال على حرف عمل قصير في شكل كتلة:
السيد كورت أوريان اي بي سي المحدودة شارع المدينة تاونزفيل ، كنتاكي 395494 11 يناير 2018 عزيزي السيد أوريان: أكتب إليكم لأشكركم مرة أخرى على دعمكم النشط في برنامج التوعية المجتمعي "Grow Wild" في Townsville. لقد ساهمت ملاحظاتك ونقدك البناء وخبرتك القيمة مساهمة كبيرة في التنفيذ الناجح لهذا المشروع. لقد تلقينا الآن التمويل الكامل لمشروع المتابعة الخاص بنا ، والذي يحمل بصفة مؤقتة "الطبيعة على عتبة داركم". سيكون من دواعي سرورنا أن توافق على مواصلة التعاون في هذا المشروع. يمكننا بالتأكيد استخدام رؤيتك وخبرتك. أرفق كتيبًا قصيرًا يصف مقترحًا للاطلاع عليه. أود أن ألتقي بكم لمناقشة خطواتنا التالية وسوف أتصل بمكتبكم الأسبوع المقبل لتحديد موعد. شكرا مقدما لتفهمك. صديقك المخلص، جين دو Encl:
